孫晶(天津市濱海新區(qū)現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)區(qū)總公司，天津市 300480)

一、給檔案信息化建設(shè)與檔案管理帶來(lái)影響的因素分析

在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于技術(shù)條件的限制，檔案管理大多數(shù)使用紙質(zhì)版管理的方法，這在當(dāng)今時(shí)代中是很少見(jiàn)的?，F(xiàn)代人們大多采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)進(jìn)行對(duì)檔案的管理，即在檔案的存儲(chǔ)與流通方式上出現(xiàn)了很大的轉(zhuǎn)變。但是，網(wǎng)絡(luò)是極為復(fù)雜的，由于目前的網(wǎng)絡(luò)信息極其繁多，各種網(wǎng)絡(luò)信息魚(yú)龍混雜，某些重要的信息文件與某些不是十分重要的信息混雜在一起，對(duì)實(shí)現(xiàn)信息的有效管理十分不利。這給在網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效管理帶來(lái)了極大的不利。網(wǎng)絡(luò)中的電子檔案興起時(shí)間并沒(méi)有追溯到很久，因此目前來(lái)說(shuō)網(wǎng)絡(luò)電子檔案管理還是存在較多的制度問(wèn)題的。由于制度的不完善在實(shí)際的操作中出現(xiàn)了很多的問(wèn)題，這些問(wèn)題對(duì)于高效地實(shí)現(xiàn)信息管理是十分不利的。最后需要提到的是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行操作的工作人員大都缺乏必要的技術(shù)支撐，即不能充分的利用網(wǎng)絡(luò)資源管理檔案數(shù)據(jù)等。

二、如何加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)與檔案管理

（一）加強(qiáng)對(duì)電子文件方面的管理

在新的信息時(shí)代，隨著高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)的全球覆蓋，檔案的形式也出現(xiàn)了很大的變化。例如出現(xiàn)了新的檔案信息形式。即網(wǎng)絡(luò)上的電子檔案信息數(shù)據(jù)。這種檔案以虛擬數(shù)據(jù)的形式存在，能夠在網(wǎng)絡(luò)中流傳，并在網(wǎng)絡(luò)中存儲(chǔ)。使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案文件的存儲(chǔ)是有很多好處的。電子版相對(duì)于紙質(zhì)版來(lái)說(shuō)可以不受時(shí)間與空間的限制，因?yàn)槟壳暗木W(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)全球覆蓋的，即有網(wǎng)絡(luò)的地方就可能有電子檔案的存在。檔案信息在這種條件之下可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的信息調(diào)取，能夠完全發(fā)揮信息的時(shí)效性，使信息在人們的生活中及時(shí)的發(fā)揮作用。除此之外，電子檔案可以在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行相互流通，即實(shí)現(xiàn)在用戶與用戶之間的信息傳遞，這對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案信息的分享價(jià)值是十分重要的。由此可以看出實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)中對(duì)電子檔案有效管理的重要性。但是，許多的重要電子信息文件被傳送到網(wǎng)絡(luò)上以后，是會(huì)存在著網(wǎng)絡(luò)信息安全的隱患的。這種隱患威脅著電子檔案的信息安全。對(duì)于如何維護(hù)檔案的電子信息安全，我們提出以下幾點(diǎn)建議。一是加強(qiáng)建立與管理電子網(wǎng)絡(luò)信息部門(mén)的專業(yè)性，并加強(qiáng)對(duì)他們的管理，使電子網(wǎng)絡(luò)信息部門(mén)充分實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，把握好網(wǎng)絡(luò)信息安全防線。二是加強(qiáng)對(duì)電子文件有關(guān)處理的監(jiān)察力度，在對(duì)電子文件進(jìn)行管理的過(guò)程中，要求管理人員及時(shí)對(duì)電子檔案的接受與處理做好充足的準(zhǔn)備，并及時(shí)的保存電子文件，保證電子文件得到安全的儲(chǔ)存。三是保證電子文件在保存過(guò)程中不受其他危險(xiǎn)因素的侵蝕，防止網(wǎng)絡(luò)不安全的信息對(duì)電子檔案信息的侵害，并且完成電子檔案的長(zhǎng)期保存任務(wù)。

（二）積極建立網(wǎng)絡(luò)檔案

要想在網(wǎng)絡(luò)中對(duì)電子檔案達(dá)到有效的管理，我們必須解決以下幾點(diǎn)問(wèn)題。首先是如何使電子檔案在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)信息中獨(dú)立出來(lái)的問(wèn)題。針對(duì)這項(xiàng)問(wèn)題，我們可以建立網(wǎng)絡(luò)電子檔案。通過(guò)在網(wǎng)絡(luò)中建立與建設(shè)檔案網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)電子檔案在龐大的網(wǎng)絡(luò)信息中的獨(dú)立，對(duì)于日后的檔案信息管理具有重要意義。建立檔案網(wǎng)站時(shí)，需要全面考慮到網(wǎng)站的各項(xiàng)信息，并對(duì)各種信息做好充足的把握，確保網(wǎng)站信息的完善性。網(wǎng)絡(luò)把世界連成一個(gè)整體，而網(wǎng)站做到了對(duì)各類信息的分類。我們?cè)谶M(jìn)行檔案網(wǎng)站的建設(shè)時(shí)也應(yīng)該充分利用網(wǎng)站，為完善電子檔案的管理作出貢獻(xiàn)。檔案網(wǎng)站其實(shí)分為內(nèi)部網(wǎng)站與公共網(wǎng)站兩種基本類型，如何實(shí)現(xiàn)內(nèi)部網(wǎng)站與外部公共網(wǎng)站的有效對(duì)接是我們?cè)诮ㄔO(shè)網(wǎng)站中應(yīng)該解決的主要問(wèn)題。因此在未來(lái)的網(wǎng)站建設(shè)中，應(yīng)該著重對(duì)此兩種網(wǎng)站類型投入建設(shè)，并做好兩種網(wǎng)站之間的對(duì)接工作，使網(wǎng)站真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息管理的作用。二是需要加強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)。硬件設(shè)備是提高檔案能力的重要支撐，在有效地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案管理過(guò)程中起到輔助作用。因此我們需要對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行相應(yīng)地改進(jìn)與升級(jí)，使之滿足網(wǎng)絡(luò)檔案管理地要求。通過(guò)高配置地計(jì)算機(jī)設(shè)備，提供重要網(wǎng)絡(luò)檔案信息的交換與支持，并提供網(wǎng)絡(luò)信息檔案共享的基礎(chǔ)條件。

（三）如何提高信息化管理

在實(shí)現(xiàn)檔案管理地高效化建設(shè)中，必不可少的是高效地信息化管理手段。對(duì)于如何提高信息化管理手段，現(xiàn)提出以下幾點(diǎn)建議。首先是建立與健全信息化管理制度。由于網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理的發(fā)展歷史并不是很長(zhǎng)，所以在實(shí)際的網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理過(guò)程中可能缺乏必要的信息管理制度。這種制度體系的構(gòu)建可以說(shuō)是漫長(zhǎng)的，但是必要的管理體系構(gòu)建對(duì)于日后檔案信息的管理是多多益善的。因此我們必須加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理的投資與建設(shè)。實(shí)現(xiàn)在信息管理中的管理規(guī)范化與體系化，提升管理效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息資源的合理配置。其次是需要對(duì)之前的管理方式進(jìn)行改進(jìn)。我們必須在實(shí)踐之中轉(zhuǎn)變我們的管理方式，從實(shí)際出發(fā)，針對(duì)實(shí)踐中出現(xiàn)的制度問(wèn)題鉆研解決辦法，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代化管理方式的轉(zhuǎn)變，并且依照工作中的重要問(wèn)題組織信息，最終達(dá)到提升信息化管理手段的目的。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)

檔案管理人員是現(xiàn)代化檔案管理的執(zhí)行者，具有直接接觸檔案信息管理的作用，其對(duì)于實(shí)現(xiàn)有效的檔案信息管理有著重大的影響。因此，我們需要提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行更高的管理要求?，F(xiàn)對(duì)于高素質(zhì)管理人員提出以下幾點(diǎn)要求。一是各大部門(mén)在建設(shè)檔案信息管理單位時(shí)應(yīng)該注意選擇專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理人員，具體表現(xiàn)在對(duì)于檔案管理工作做到有條不紊，對(duì)于檔案管理工作展現(xiàn)良好的工作態(tài)度上。并且，由于正處于信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)基本實(shí)現(xiàn)全球覆蓋，對(duì)于檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)要求也是較高的。管理人員不僅可以對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，還應(yīng)該具備必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠靈活地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)滿足檔案網(wǎng)絡(luò)管理的要求。二是需要及時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。時(shí)代是處于不斷的發(fā)展進(jìn)步之中的，因此，檔案管理人員也必須與時(shí)俱進(jìn)的跟隨時(shí)代潮流提升自身的技術(shù)，并抓住機(jī)會(huì)提高自身的工作能力。

總結(jié)

綜上所述，隨著時(shí)代的發(fā)展以及各種科學(xué)技術(shù)在現(xiàn)代生活中的應(yīng)用，在檔案的信息管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)了較大的突破。雖然在檔案信息管理時(shí)還存在著某些問(wèn)題，但是這些問(wèn)題是可以克服的。我們必須結(jié)合先進(jìn)的理論知識(shí)，在實(shí)踐中不斷探索，不斷嘗試，找到一條能夠解決檔案管理問(wèn)題的道路，并依靠正確的方向指引一路向前，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效管理。