論教師培訓(xùn)的檔案管理工作

姜春美

（齊魯師范學(xué)院，山東省中小學(xué)師訓(xùn)干訓(xùn)中心 山東 濟(jì)南250013）

《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》明確提出要“造就一支師德高尚、業(yè)務(wù)精湛、結(jié)構(gòu)合理、充滿活力的高素質(zhì)專業(yè)化教師隊(duì)伍”，而 “教師培訓(xùn)是加強(qiáng)教師隊(duì)伍建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，是推進(jìn)素質(zhì)教育，促進(jìn)教育公平，提高教育質(zhì)量的重要保證”。[1]教師培訓(xùn)工作的重要作用，教師培訓(xùn)檔案工作也顯得尤為重要。教師培訓(xùn)檔案完整真實(shí)地記錄了培訓(xùn)工作的過程、培訓(xùn)的方式方法，展現(xiàn)了教學(xué)活動的內(nèi)容和成效。系統(tǒng)完整的教師培訓(xùn)檔案是教師培訓(xùn)工作的全面概括和客觀反映，它反映了整個(gè)培訓(xùn)過程的全貌，能為培訓(xùn)管理工作提供有力憑證和依據(jù)，對于總結(jié)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，提高教師培訓(xùn)質(zhì)量，以及進(jìn)行教師教育研究都具有十分重要的意義。教師培訓(xùn)檔案是教師培訓(xùn)模式改革的重要信息來源，也是新的培訓(xùn)管理思路產(chǎn)生的依據(jù)和條件，它對于研發(fā)新的培訓(xùn)項(xiàng)目，尤其是具有創(chuàng)新性的培訓(xùn)項(xiàng)目，具有極高的研究和利用價(jià)值。下面筆者結(jié)合自己的學(xué)習(xí)和實(shí)踐，就教師培訓(xùn)檔案管理工作談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、教師培訓(xùn)檔案的特點(diǎn)

(一)教師培訓(xùn)檔案的多樣性

教師培訓(xùn)從培訓(xùn)層次上可以分為國家級、省級、市級、校級等教師培訓(xùn)，從培訓(xùn)群體上可以分為，高端的省、市名師培訓(xùn)、中小學(xué)骨干教師培訓(xùn)、輻射全員的中小學(xué)、幼兒園教師培訓(xùn)以及托底扶貧的中小學(xué)鄉(xiāng)村教師培訓(xùn)，從教師專業(yè)成長階段上還可以分為新手教師、熟練新手教師、勝任型教師、業(yè)務(wù)精干型教師和專家型教師五個(gè)階段，[2]從培訓(xùn)方式上可以分為集中培訓(xùn)、學(xué)校考察、跟崗觀摩、頂崗實(shí)踐、交流答辯、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)等，從培訓(xùn)時(shí)間上可以分為，長期班和短期班。由于教師培訓(xùn)的層次、方式、時(shí)間上的分類多樣化，導(dǎo)致了教師培訓(xùn)檔案的多樣性。

（二）教師培訓(xùn)檔案的分散性

隨著國培計(jì)劃的深度實(shí)施，各類教師培訓(xùn)很多，教師培訓(xùn)任務(wù)較重，不可能一個(gè)人負(fù)責(zé)所有的培訓(xùn)項(xiàng)目，往往存在每期培訓(xùn)班負(fù)責(zé)的人員不同，每期培訓(xùn)參與成員也不同，同一期培訓(xùn)往往涉及較多的環(huán)節(jié)和方面，比如培訓(xùn)前調(diào)查問卷設(shè)計(jì)、方案研制、通知起草發(fā)放、培訓(xùn)期間生成的教學(xué)資料、簡報(bào)制作、攝影、新聞及總結(jié)材料撰寫等，有可能是不同的人承擔(dān)不同的任務(wù)，并且每期培訓(xùn)班的培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)都不固定，這就形成了培訓(xùn)檔案的分散性。

（三）教師培訓(xùn)檔案的復(fù)雜性

根據(jù)培訓(xùn)對象和培訓(xùn)層次的不同，設(shè)計(jì)的培訓(xùn)方案也就不同，包括指導(dǎo)思想、培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)組織管理、培訓(xùn)要求、培訓(xùn)評估考核等都不相同，而且，由于培訓(xùn)對象和培訓(xùn)層次的不同，不僅培訓(xùn)時(shí)間長短也不一樣，培訓(xùn)起止時(shí)間更具靈活性，尤其是不同的培訓(xùn)項(xiàng)目，會采用不同的培訓(xùn)方式，為了達(dá)到好的培訓(xùn)效果，往往是幾種培訓(xùn)方式結(jié)合使用，一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目就教學(xué)過程這一環(huán)節(jié)就會分為幾部分，檔案的廣泛和多樣，更增加了教師培訓(xùn)檔案的復(fù)雜性，給檔案收集帶來一定的困難。

二、教師培訓(xùn)檔案管理的內(nèi)容

中小學(xué)教師培訓(xùn)是一種有組織的知識技能和素質(zhì)教育活動。按照培訓(xùn)工作資料的形成規(guī)律，教師培訓(xùn)檔案的資料包括四個(gè)方面：

（一）上級下達(dá)的關(guān)于培訓(xùn)工作的精神、規(guī)劃和培訓(xùn)工作的實(shí)施意見及培訓(xùn)前期籌備過程中形成的材料。包括調(diào)研資料、培訓(xùn)方案、培訓(xùn)教學(xué)計(jì)劃、課程安排、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)管理制度、學(xué)員考核辦法、學(xué)員報(bào)名登記表（包括學(xué)員姓名、性別、民族、出生年月、職務(wù)、職稱、學(xué)歷、專業(yè)、工作單位、聯(lián)系電話、電子信箱、照片、主要工作經(jīng)歷、此次培訓(xùn)最希望探討的問題）、培訓(xùn)手冊等資料。

（二）在培訓(xùn)過程中形成的教學(xué)資料、學(xué)員研討、交流、總結(jié)材料及各種管理記錄等。如專家講課及論題答辯過程中的視頻和課件，學(xué)員提交的考察報(bào)告、交流研討材料、課題研究材料、學(xué)員學(xué)習(xí)日志、學(xué)員報(bào)到登記表、學(xué)員通訊錄、學(xué)員考勤情況、培訓(xùn)單位鑒定意見、結(jié)業(yè)情況、學(xué)員結(jié)業(yè)證存根、優(yōu)秀學(xué)員表彰、培訓(xùn)照片（包括專家上課、研討交流、考察觀摩、開班典禮、結(jié)業(yè)照片）等。

（三）培訓(xùn)活動結(jié)束后，對培訓(xùn)效果跟蹤調(diào)查并形成的分析評估報(bào)告及培訓(xùn)生成的有關(guān)資料等。如培訓(xùn)后調(diào)查問卷及分析報(bào)告、培訓(xùn)評估總結(jié)報(bào)告、培訓(xùn)工作總結(jié)、培訓(xùn)工作簡報(bào)（包括領(lǐng)導(dǎo)講話、培訓(xùn)新聞等）、聘任專家信息登記表（包括專家姓名、性別、出生年月、職務(wù)、職稱、有何榮譽(yù)、工作單位、聯(lián)系電話、電子信箱、身份證號、研究方向和領(lǐng)域、授課專題名稱、授課班次、授課時(shí)間、授課滿意度）、教材、參考書目等。

（四）其他資料。對我們的工作具有指導(dǎo)性內(nèi)容的兄弟省(市)院校教師培訓(xùn)資料等。

三、教師培訓(xùn)檔案管理的要求和方法

鑒于教師培訓(xùn)檔案的多樣性、分散性和復(fù)雜性，所以要求檔案人員在每一期培訓(xùn)結(jié)束后，及時(shí)抓緊收集過程檔案，否則時(shí)間一長，很容易丟失信息和遺漏數(shù)據(jù)，并了解各類型培訓(xùn)的特點(diǎn)和教學(xué)環(huán)節(jié)，根據(jù)具體情況進(jìn)行組卷。每期培訓(xùn)從開始到結(jié)束都要經(jīng)過上級指令、前期調(diào)研、根據(jù)需求研制培訓(xùn)方案、通知撰寫發(fā)放，培訓(xùn)活動的組織安排、培訓(xùn)的過程管理，培訓(xùn)結(jié)束時(shí)的各項(xiàng)工作等，在檔案歸檔時(shí)要圍繞這些過程，廣泛收集各個(gè)環(huán)節(jié)中相應(yīng)的相關(guān)資料，經(jīng)過分門別類的整理、組卷、編目，形成一套比較完整的與項(xiàng)目對應(yīng)的教師培訓(xùn)檔案。

（一）教師培訓(xùn)檔案管理要求

1.教師培訓(xùn)檔案內(nèi)容要齊全、完整。要使教師培訓(xùn)檔案保持齊全、完整，首先，檔案資料要避免殘缺或丟失；其次，教師培訓(xùn)檔案資料卷與卷之間、冊與冊之間都要保持有機(jī)聯(lián)系，不能隨意零亂堆砌、分散割裂。[3]

2.教師培訓(xùn)檔案要準(zhǔn)確

教師培訓(xùn)檔案的收集要準(zhǔn)確地將有價(jià)值的材料全部收存。檔案要避免涂改，以使檔案失真；從每份材料的頁碼的順序，到材料的分類，再到材料目錄及案卷標(biāo)題都要準(zhǔn)確無誤。

3.教師培訓(xùn)檔案要美觀

教師培訓(xùn)檔案不僅要在內(nèi)容上要準(zhǔn)確、完整，還應(yīng)該在形式上保持美觀。案卷盒要干凈，案卷內(nèi)材料要整齊有序，標(biāo)題目錄的書寫字號字體要得體，裝訂線要規(guī)范統(tǒng)一等。[3]

（二）教師培訓(xùn)檔案管理方法

按照材料形成規(guī)律對材料進(jìn)行排列和組卷，制作卷內(nèi)目錄，目錄名稱必須與材料標(biāo)題名稱完全一致。案卷標(biāo)題要簡明確切，能夠準(zhǔn)確反映案卷的內(nèi)容。如xxxx年xxxx學(xué)科高研班檔案材料，xxxx年鄉(xiāng)村教師薄弱學(xué)科教師教學(xué)技能培訓(xùn)項(xiàng)目檔案材料，檔案按紙質(zhì)和電子兩種形式保存。

1.紙質(zhì)文件材料

需要長期保存的電子公文，方便紙質(zhì)保存的，都需制成紙質(zhì)文件。如培訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)施意見、項(xiàng)目配需計(jì)劃、項(xiàng)目培訓(xùn)方案、培訓(xùn)通知、會議安排、學(xué)員報(bào)到登記表、領(lǐng)導(dǎo)講話、項(xiàng)目總結(jié)、評估、評優(yōu)材料等。 歸檔紙質(zhì)文件要求是定稿，字跡清楚、無勾劃痕跡、有需要手寫的內(nèi)容，要用黑色簽字筆書寫（利于保存），一份文件有多頁，必須要加上頁碼。如存在對應(yīng)的電子文件或其他形式的文件時(shí)，需與紙質(zhì)文件保持一致。按照材料形成規(guī)律，將文件整理成卷，一個(gè)項(xiàng)目或班次為一卷，要附上目錄。

2.電子文件材料

專用軟件產(chǎn)生的電子文件，存檔時(shí)最好轉(zhuǎn)換成通用型電子文件（pdf），如不能轉(zhuǎn)換，收集存檔時(shí)應(yīng)說明文字處理工具或連同專用軟件一并收集歸檔，以保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效。如存在對應(yīng)的紙質(zhì)文件或其他形式的文件時(shí)，需與電子文件保持一致。電子文件歸檔參照紙質(zhì)文件材料的歸檔方法，一個(gè)項(xiàng)目或班次為一個(gè)文件夾，文件夾要清楚寫明項(xiàng)目的名稱、責(zé)任人、提交日期。文件夾里包括：目錄、文件（一）名稱、文件（二）名稱依次和紙質(zhì)文件順序排列一致。

3.音像材料

音像檔案材料應(yīng)用文字標(biāo)出照片、攝像或錄音的中心內(nèi)容、責(zé)任者、錄制時(shí)間及照片中人物的名字和身份等信息，參照電子文件歸檔方法，填寫好文件夾內(nèi)目錄，編寫號碼。如視頻（一）內(nèi)容：xxxx年初中語文學(xué)科骨干教師培訓(xùn)班，講課專家：xxx,時(shí)間:xxxx年xx月xx日，使聲像檔案能正確反映工作實(shí)際，便于查找利用。

四、教師培訓(xùn)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對教師培訓(xùn)檔案工作重視還不夠

大部分教師培訓(xùn)單位沒有設(shè)專門的檔案管理人員，檔案人員都是兼職，本來自己的工作任務(wù)就很重，額外還要承擔(dān)檔案管理任務(wù)，時(shí)間和精力都跟不上。另外，這些人員從思想上也沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，認(rèn)為教師培訓(xùn)檔案不是自己的本職工作，缺乏對檔案材料的留存、整理意識。培訓(xùn)項(xiàng)目管理人員由于平日工作繁忙，對檔案材料歸整不及時(shí)，時(shí)間久了造成檔案收集困難，材料丟失或存放混亂等現(xiàn)象，管理制度不完善，導(dǎo)致教師培訓(xùn)檔案不齊全、不完整。

（二）教師培訓(xùn)檔案管理手段還比較落后

隨著辦公自動化的發(fā)展，使檔案的管理方式發(fā)生了很大變化。電子信息檔案的管理和利用與紙質(zhì)檔案截然不同，傳統(tǒng)的工作模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展。培訓(xùn)單位往往將人力和財(cái)力向教學(xué)及其他管理工作傾斜，存在對檔案管理?xiàng)l件的完善、檔案管理人員的培訓(xùn)等投入不夠的問題和檔案的信息化建設(shè)薄弱的問題。目前大多的教師培訓(xùn)檔案還沿用傳統(tǒng)的管理模式，存在重復(fù)勞動、整理速度慢、出錯率高等問題，影響了檔案管理的工作效率，制約了檔案的編研開發(fā)與靈活運(yùn)用。[3]雖然有的教師培訓(xùn)單位使用了一些現(xiàn)代化技術(shù)手段，但由于缺乏系統(tǒng)全面的掌握新技術(shù)的能力，對檔案工作效率的提高幫助不大。

（三）教師培訓(xùn)檔案信息資源開發(fā)利用還夠不充分

教師培訓(xùn)檔案作為反映教師培訓(xùn)總體情況的重要信息資源，通過開發(fā)利用，能夠發(fā)揮檔案的研究作用，并同上級主管部門和社會各界進(jìn)行信息傳遞。但是，由于目前培訓(xùn)檔案信息資源開發(fā)利用仍有限，無法實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)檔案的資源共享。一方面是因?yàn)闄n案管理不完善，給開發(fā)利用帶來困難；另一方面，大多數(shù)培訓(xùn)檔案管理仍然以傳統(tǒng)模式為主，網(wǎng)絡(luò)化信息化程度比較低，檔案的開發(fā)能力也相應(yīng)的就比較低，受這些因素的影響，教師培訓(xùn)檔案沒有有效的得到開發(fā)利用，自然也就不能充分發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值。

四、改進(jìn)教師培訓(xùn)檔案管理的方法

（一）加強(qiáng)檔案管理意識，形成重視檔案歸整的工作氛圍

鑒于檔案的重要性，做好教師培訓(xùn)檔案管理工作不僅是檔案管理人員的職責(zé)，而且要靠教師培訓(xùn)管理人員的通力協(xié)作，尤其是教師培訓(xùn)檔案的多樣性、分散和復(fù)雜性，更需要全體工作人員重視檔案、懂得檔案管理，在培訓(xùn)工作中注意整理檔案。因此，通過多樣的檔案知識宣傳活動，提高全體培訓(xùn)管理人員的及時(shí)整理檔案的意識，調(diào)動他們做好檔案收集、留存、提交等工作的積極性，形成全體培訓(xùn)人員重視檔案管理工作的良好氛圍。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

做好檔案工作，離不開一支強(qiáng)有力的檔案管理隊(duì)伍，要加強(qiáng)檔案工作的知識技能培訓(xùn)，包括檔案分類、整理、排序、編號、編目、移交、借閱等一系列檔案工作的步驟和程序，學(xué)習(xí)檔案管理現(xiàn)代化知識，以提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

（三）加強(qiáng)教師培訓(xùn)檔案管理的制度建設(shè)

一是要建立檔案材料的收集、整理、補(bǔ)充、定期移交的歸檔制度。明確規(guī)定歸檔材料的內(nèi)容、時(shí)間、歸檔標(biāo)準(zhǔn)，確保培訓(xùn)檔案材料的統(tǒng)一、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)；二是要建立嚴(yán)格的教師培訓(xùn)檔案登記、借閱制度。嚴(yán)格按照登記、借閱的程序管理檔案，以防檔案丟失。

（四）加強(qiáng)教師培訓(xùn)檔案工作的信息化建設(shè)

教師培訓(xùn)檔案管理要主動使用現(xiàn)代化的工具和手段，改變以往的傳統(tǒng)管理模式，充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，特別是以電子計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，使教師培訓(xùn)檔案信息能夠網(wǎng)絡(luò)共享，更好地為工作、為社會服務(wù)。要加快教師培訓(xùn)檔案管理信息化步伐，需要加大對教師培訓(xùn)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，只有將基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善和加強(qiáng)，更好的推進(jìn)教師信息化建設(shè)工作，才能夠通過互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)將傳統(tǒng)的教師培訓(xùn)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?。在教師培?xùn)檔案信息化管理建設(shè)和落實(shí)的過程中，應(yīng)分階段、按步驟進(jìn)行，在不同階段所碰到的問題給予及時(shí)針對性的解決。加強(qiáng)全體人員尤其是檔案管理人員信息化方面的學(xué)習(xí)，及時(shí)掌握和了解最新的檔案信息化情況，并做到很好的使用信息化平臺，以更好順利推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

（五）加強(qiáng)教師培訓(xùn)檔案信息資源的開發(fā)利用

隨著檔案管理信息化的推進(jìn)，教師培訓(xùn)檔案需要改變其原來管理為主、利用為輔的被動服務(wù)的狀態(tài)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立的檢索體系，通過各個(gè)維度準(zhǔn)確無誤的將教師培訓(xùn)檔案提供給需求者使用，要不斷通過信息技術(shù)的應(yīng)用提高教師培訓(xùn)檔案的開發(fā)程度，最大程度的提高利用率，只有通過有效的檔案信息開發(fā)，才能從大量的教師培訓(xùn)檔案信息中提煉出帶有規(guī)律性的、結(jié)論性的數(shù)據(jù)，為教師培訓(xùn)教學(xué)、管理和教師教育研究工作服務(wù)，為培訓(xùn)決策服務(wù)。

使教師培訓(xùn)檔案能夠更好的滿足使用者的需求，從而真正的、最大程度發(fā)揮教師培訓(xùn)檔案應(yīng)有的價(jià)值，從而達(dá)到不斷提高服務(wù)水平的目的。

總之，加強(qiáng)教師培訓(xùn)檔案管理工作對于提高教師培訓(xùn)工作質(zhì)量、工作效率和工作價(jià)值具有十分重要的意義。我們要了解目前教師培訓(xùn)單位檔案管理現(xiàn)狀，增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識，并采取有效措施做好教師培訓(xùn)檔案管理工作，使檔案資源更好的為教師培訓(xùn)、教師教育研究服務(wù)。