尚雪蕾 駱南南

【摘要】在新時(shí)期，檔案管理的信息化建設(shè)過程更強(qiáng)調(diào)高質(zhì)量與高效率，同時(shí)也要符合新時(shí)期信息時(shí)代特征，走多元化的發(fā)展路徑，這就需要正視檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中所存在的問題。文中指出了新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)可能存在的問題，并提出相關(guān)改進(jìn)措施，加以例證。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;新時(shí)期;存在問題;改進(jìn)措施;農(nóng)業(yè)環(huán)保站

傳統(tǒng)檔案管理工作存在諸多弊端，例如它的時(shí)間與空間限制就很嚴(yán)重，這間接加大了檔案管理工作的難度與成本。而在新時(shí)期，檔案管理信息化雖然大幅度優(yōu)化了傳統(tǒng)檔案管理工作的內(nèi)容與機(jī)制，但由于它的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)尚淺，依然還存在諸多問題有待改進(jìn)。為了迎合新時(shí)期發(fā)展需要，檔案管理工作還要做到基于信息化機(jī)制體系的全面優(yōu)化調(diào)整，解決問題，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新突破。

一、新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

在新時(shí)期，我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)工作已經(jīng)步入正軌，它在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域都強(qiáng)調(diào)管理工作的專業(yè)性、實(shí)用性、時(shí)效性和人性化，它更強(qiáng)調(diào)對(duì)信息數(shù)據(jù)資源的有效共享與快捷服務(wù)過程，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效管理，提高檔案資源的利用價(jià)值。實(shí)際上，檔案信息化管理雖然改變了傳統(tǒng)檔案管理途徑，但它的目的并沒有變化，它只是希望通過將各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的檔案管理帶入信息化時(shí)代，走檔案管理的信息化多元素綜合發(fā)展之路，并提高檔案信息的有效利用率，將檔案本身所具備的社會(huì)服務(wù)功能最大化。

二、新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)所存在的問題

新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)由于剛剛步入正軌，還有許多不足之處，而由它們所形成的問題制約了檔案管理信息化優(yōu)化發(fā)展進(jìn)程，必須首先指出并正視它們。

（一）檔案管理制度不完善。當(dāng)前很多單位、企業(yè)都存在檔案管理制度不完善的問題，客觀講，圍繞檔案管理建設(shè)不但要建立合理明細(xì)的檔案管理規(guī)章制度，還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)統(tǒng)計(jì)、管理規(guī)則優(yōu)化變更、編研以及有效利用，確定規(guī)章制度的同時(shí)也要建立相對(duì)健全的考評(píng)制度。通過完善的檔案管理制度來強(qiáng)化單位工作人員責(zé)任意識(shí)，提高他們的工作水平。就目前來看，許多單位在檔案內(nèi)容、范圍、質(zhì)量管理方面都有問題，經(jīng)常出現(xiàn)檔案歸檔內(nèi)容與檔案材料相互不符的情況，甚至出現(xiàn)了檔案工作過程中工作人員相互推諉責(zé)任、無法明確檔案信息利用及管理權(quán)限的問題。這些行為都嚴(yán)重影響了檔案信息化管理的可利用范圍和權(quán)責(zé)，讓實(shí)際的檔案管理工作過程失衡，甚至失去意義。

（二）檔案信息資源利用程度低。當(dāng)前有些單位在檔案信息資源利用程度上偏低，它主要體現(xiàn)在檔案信息資源的利用程度、存儲(chǔ)模式與檢索方式上不夠健全，且檔案信息化保存的持久性嚴(yán)重欠缺，這導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容的閱讀便捷性也大幅度降低。再一方面，由于某些傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)才剛剛實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)化，檔案工作管理人員為了維護(hù)檔案信息資源的完整性與安全性，拒絕檔案信息的查閱與借閱，這也直接降低了檔案信息資源的利用率。同時(shí)當(dāng)前單位檔案數(shù)據(jù)庫檢索利用率的偏低和檢索功能不夠完善也嚴(yán)重阻礙了檔案的有效利用程度。

三、新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)問題的改進(jìn)措施

在新時(shí)期，各行各業(yè)都在不斷優(yōu)化自身的檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程，提出了針對(duì)固有問題解決的改進(jìn)措施。本文以某農(nóng)業(yè)環(huán)保站為例，提出針對(duì)新時(shí)期檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的建議，旨在改進(jìn)自身過去檔案管理中所存在的管理制度不完善和檔案利用率偏低問題。

（一）完善農(nóng)業(yè)環(huán)保站檔案管理的利用制度與歸檔制度。該農(nóng)業(yè)環(huán)保站在檔案管理的利用制度與歸檔制度完善方面下了很大功夫，希望最大限度發(fā)揮檔案資源管理與利用的有效價(jià)值。首先是不斷完善檔案內(nèi)容的利用制度，將檔案資源內(nèi)容合理利用與地方農(nóng)村水利工程建設(shè)、建筑工程建設(shè)當(dāng)中，根據(jù)檔案所提供數(shù)據(jù)與過往農(nóng)業(yè)建筑改造實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來提供相關(guān)環(huán)境數(shù)據(jù)，以前車之鑒來對(duì)新工程項(xiàng)目形成技術(shù)規(guī)范和約束，最大限度發(fā)揮檔案資源的有效利用價(jià)值，同時(shí)保證了檔案信息資源利用的延續(xù)性。再一點(diǎn)就是完善檔案的歸檔制度，實(shí)施對(duì)檔案的“雙軌歸檔”管理。這一做法就旨在充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對(duì)農(nóng)業(yè)環(huán)保站內(nèi)傳統(tǒng)紙媒檔案數(shù)據(jù)的整合、歸檔與再管理，同時(shí)也為檔案建立完善的歸檔制度與管理標(biāo)準(zhǔn)，一方面滿足電子檔案的有效歸檔，一方面促進(jìn)了農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)保數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新與補(bǔ)充，讓紙質(zhì)檔案信息內(nèi)容能夠做到準(zhǔn)確錄入，保證農(nóng)業(yè)環(huán)保站中的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案能夠與最新轉(zhuǎn)化的電子檔案相得益彰，有序有效歸檔。

（二）完善農(nóng)業(yè)環(huán)保站檔案管理的資源利用效率。該農(nóng)業(yè)環(huán)保站要完善自身檔案管理的資源利用效率，首先就是要定制一套完善的檔案數(shù)據(jù)庫檢索技術(shù)模式，提高檔案檢索的利用效率。具體來講，就是要完善優(yōu)化檔案目錄的檢索準(zhǔn)確度，有必要對(duì)農(nóng)業(yè)環(huán)保站中的水利環(huán)保數(shù)據(jù)、林業(yè)環(huán)保數(shù)據(jù)、農(nóng)田環(huán)保數(shù)據(jù)、農(nóng)業(yè)設(shè)施數(shù)據(jù)進(jìn)行分類建設(shè)，確立每一項(xiàng)目?jī)?nèi)容檢索機(jī)制，實(shí)現(xiàn)農(nóng)村農(nóng)業(yè)管理者與農(nóng)民的快捷檢索過程。再者就是要統(tǒng)一檔案信息化管理，例如對(duì)個(gè)人出資所開展的農(nóng)業(yè)科技活動(dòng)進(jìn)行資源統(tǒng)一化管理，保證農(nóng)業(yè)科研資源實(shí)現(xiàn)內(nèi)容共享。為此，農(nóng)業(yè)環(huán)保站還要為農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)檔案內(nèi)容進(jìn)行立卷歸檔責(zé)任制建設(shè)，為所有歸檔的科研文件材料實(shí)施審查，并完成檔案內(nèi)容的電子數(shù)字化轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理目的，提高檔案的檢索利用效率。

四、總結(jié)

像農(nóng)業(yè)環(huán)保站這樣重要的利國(guó)利民企業(yè)，一定要強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)據(jù)管理的創(chuàng)新性與服務(wù)性，要做到與時(shí)俱進(jìn)，基于信息化時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)來實(shí)現(xiàn)檔案的信息資源共享與優(yōu)化建設(shè)，修正檔案信息化管理建設(shè)的不利缺陷，促使檔案管理工作進(jìn)步。

【參考文獻(xiàn)】

[1]梁德蘭.新時(shí)期檔案管理的信息化建設(shè)[J].信息化建設(shè)，2016（4）：273.

[2]舒琦艷.論農(nóng)業(yè)科研單位檔案信息化管理與創(chuàng)新[J].農(nóng)業(yè)科技管理，2013（6）：52-54.