機(jī)關(guān)辦公室工作如何實現(xiàn)精益管理探微

陳登寶

【摘要】機(jī)關(guān)辦公室工作經(jīng)常存在內(nèi)容缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、缺乏直接衡量指標(biāo)、程序缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、工作缺乏“流動”性等不良表現(xiàn)。因此，本文從精益管理及精益辦公出發(fā)，找出機(jī)關(guān)辦公室工作缺乏精益的不良表現(xiàn)，并根據(jù)不良表現(xiàn)進(jìn)行具體分析，進(jìn)而實現(xiàn)辦公室工作精益求精管理的方法，為日后機(jī)關(guān)辦公室實現(xiàn)精益管理提供有效參考。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)辦公室;工作;精益管理

機(jī)關(guān)辦公室是企事業(yè)單位重要的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，辦公室的工作千頭萬緒、紛繁復(fù)雜，很多工作人員在開展工作的時候秉承的都是服從上級命令、不出差錯的原則。隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)機(jī)關(guān)辦公室中的行為作風(fēng)已經(jīng)脫離了時代發(fā)展的要求，很多傳統(tǒng)的工作已經(jīng)為機(jī)關(guān)辦公室工作造成一定的影響，其中包括：資源浪費(fèi)、工作效率不高、工作人員工作職責(zé)不明、沒有一定的管理規(guī)章制度等。因此，現(xiàn)階段的生產(chǎn)領(lǐng)域中，精益辦公已經(jīng)成為主要的管理方式，這不僅可以提高機(jī)關(guān)辦公室的工作效率，還可以為機(jī)關(guān)辦公室制訂一套合理的管理方案，同時也為提高辦公室工作效率提供了新的思維方式。

一、精益管理以及精益辦公

機(jī)關(guān)辦公室中的精益管理和精益辦公已經(jīng)隨著時代的發(fā)展進(jìn)行了一系列的改革。由最初的在生產(chǎn)系統(tǒng)的管理實踐慢慢步入企業(yè)的整體結(jié)構(gòu)中。這種新型的改革方式不僅讓機(jī)關(guān)辦公室在與客戶合作的過程中提高客戶對機(jī)關(guān)辦公室的滿意程度，還進(jìn)一步避免了機(jī)關(guān)辦公室的浪費(fèi)現(xiàn)象，進(jìn)而降低了機(jī)關(guān)辦公室發(fā)展的成本。因此，精益管理的目標(biāo)可以概括為：在機(jī)關(guān)辦公室為顧客提供便利的同時還可以將企業(yè)生產(chǎn)中的浪費(fèi)降到最低，利用最少的資源實現(xiàn)利益的最大化。

二、機(jī)關(guān)辦公室工作缺乏精益的不良表現(xiàn)

（一）機(jī)關(guān)辦公室工作內(nèi)容缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。機(jī)關(guān)辦公工作和工業(yè)企業(yè)相比，標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化管理相對比較薄弱。例如：崗位職責(zé)、工作流程、績效考核等。機(jī)關(guān)辦公室從整體的管理方面都進(jìn)行了合理的改進(jìn)，現(xiàn)階段的管理行為相比過去的機(jī)關(guān)管理行為來說制度更加規(guī)范。但是隨著深入調(diào)查發(fā)現(xiàn)，機(jī)關(guān)辦公室雖然在管理方面進(jìn)行了改革，但是還存在很多的問題，很多時候出現(xiàn)了職業(yè)界定不具體、管理權(quán)限不清晰、制度執(zhí)行能力不強(qiáng)的現(xiàn)象。

（二）機(jī)關(guān)辦公室工作缺乏直接的衡量指標(biāo)。機(jī)關(guān)辦公室工作沒有創(chuàng)造客戶對機(jī)關(guān)單位的認(rèn)同標(biāo)準(zhǔn)。對于辦公室的工作內(nèi)容，很多活動的成本、活動的內(nèi)容、活動的服務(wù)質(zhì)量顧客都是看不到的，這種情況就會造成和客戶之間有一定的距離感。

三、實現(xiàn)辦公室工作精益管理的辦法

（一）通過工作分析實現(xiàn)工作內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化。機(jī)關(guān)單位的工作大致分為兩種形式：第一種形式就是每天重復(fù)發(fā)生的，另一種形式就是創(chuàng)造性或者非常規(guī)性的工作。在實行重復(fù)性工作的過程中，應(yīng)該對每一個工作部門和工作崗位進(jìn)行深入分析，將每一份工作任務(wù)分配給適合的員工進(jìn)行工作。首先從機(jī)關(guān)各科室的管理崗位進(jìn)行改革，將管理人員的工作進(jìn)行重新分配，將合適的人員安排到相對應(yīng)的崗位上。然后根據(jù)《部門標(biāo)準(zhǔn)化手冊》進(jìn)一步匯聚整個機(jī)關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊，盡力滿足各個部門的要求，使每一個部門都可以明確自身的工作職責(zé)，按照工作目標(biāo)前進(jìn)。

（二）采用過程指標(biāo)衡量機(jī)關(guān)辦公工作。對于機(jī)關(guān)辦公室的工作來說，首先要對工作中的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行合理分配，并根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量。因此，采用過程指標(biāo)主要從以下幾個方面入手：時間指標(biāo)、交付周期等。舉例子進(jìn)行分析證明，例如：文書、辦公室機(jī)關(guān)單位的信息不充分、后者不明確等。

（三）通過流程優(yōu)化實現(xiàn)工作程序標(biāo)準(zhǔn)化。1.工作簡化。首先要講述的就是簡化的對象。一旦在工作的過程中或者快結(jié)束的出后出現(xiàn)差錯，而且在工作的時候員工的工作不均衡，就會導(dǎo)致工作效率比較慢，這時便可以使用簡化的工作方式。例如：在例行公事的過程中文件運(yùn)轉(zhuǎn)速度緩慢，很多時候工作人員在工作的過程中經(jīng)常將工作拖延處理，工作人員普遍反映工作的流程相對比較繁瑣，很多時候在工作的過程中工作人員沒有辦法將過程中的步驟記得非常清楚，在經(jīng)過學(xué)習(xí)培訓(xùn)時，大多數(shù)工作人員沒有辦法掌握工作的順序和流程，所以在工作的時候難免會出現(xiàn)一些問題。很多員工在這種情況下可以通過簡化工作來解決遇到的問題。2.建立機(jī)關(guān)管理常用的流程圖。系統(tǒng)流程圖、工作活動流程圖等，這幾種流程圖主要使用在機(jī)關(guān)管理實踐中。流程圖主要表現(xiàn)為兩種形式，一種是以表格為基礎(chǔ)，另一種主要以圖形為基礎(chǔ)，這兩種形式既可以對各種已有工作進(jìn)行相對應(yīng)的程序分析，還可以將其用在對新工作的程序設(shè)計上。

四、結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)辦公室工作中還存在大量的問題值得思考。在傳統(tǒng)的事業(yè)單位工作中，工作人員主要的工作就是服從上級的命令，并做好自己的本職工作，對于單位中的一些工作沒有自己的獨(dú)立想法。在現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，工作內(nèi)容都缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)化，沒有直接的衡量指標(biāo)，這些問題對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說都是值得優(yōu)化的工作內(nèi)容。因此，想要在機(jī)關(guān)辦公室工作中實現(xiàn)精益管理，不僅要轉(zhuǎn)變工作人員的傳統(tǒng)思想，還要帶領(lǐng)這些人深入思考當(dāng)前工作中出現(xiàn)的問題，并盡全力去解決問題，為日后機(jī)關(guān)辦公室的工作帶來整體的改革，進(jìn)而實現(xiàn)機(jī)關(guān)單位與時代發(fā)展交相呼應(yīng)，也為社會作出自己的貢獻(xiàn)。

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