高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)研究

何亞潔

【摘要】隨著社會(huì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化正在不斷地進(jìn)步，這也使得傳統(tǒng)的信息資源管理隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展被網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所替代。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處理后的檔案信息資源被數(shù)字化，使得檔案的信息資源利用效率提升，充分發(fā)揮了其使用價(jià)值，為高校的教學(xué)科研、領(lǐng)導(dǎo)決策等提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】高校檔案;信息;數(shù)字化

一、構(gòu)建數(shù)字化檔案館的必要性和緊迫性

高校檔案數(shù)字化主要利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等技術(shù)，將高校各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤(pán)等載體中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務(wù)，使高校檔案原始資料得到充分和及時(shí)利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。并且能夠使得管理更加規(guī)范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況的發(fā)生;相比較傳統(tǒng)檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財(cái)力成本。在檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)之后，檔案內(nèi)容會(huì)被掃描和整理，再將數(shù)字化的資料進(jìn)行歸類(lèi)，通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備錄入到學(xué)校的數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的方式來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，這樣就能夠在短時(shí)間內(nèi)迅速實(shí)現(xiàn)查找和搜索。減少了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了檔案服務(wù)質(zhì)量，便于檔案無(wú)限制存儲(chǔ)，提高了檔案利用率，節(jié)約了成本，節(jié)省了空間，方便了維護(hù)，還能實(shí)現(xiàn)安全存儲(chǔ)和資料共享。通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案信息的開(kāi)發(fā)、處理、傳遞和廣泛利用，充分發(fā)揮數(shù)字檔案效用，提高檔案的利用價(jià)值。因此，高校檔案部門(mén)應(yīng)該充分發(fā)揮高校的優(yōu)勢(shì)，積極創(chuàng)造條件建設(shè)數(shù)字化檔案館，實(shí)時(shí)收集各類(lèi)電子文件及各種有保存價(jià)值的數(shù)字化檔案材料，同時(shí)要在網(wǎng)上發(fā)布、傳播、交流館藏非保密性的檔案信息，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化、信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息采集實(shí)時(shí)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用。

二、高校檔案信息資源數(shù)字化的建設(shè)內(nèi)容

（一）做好電子檔案的收集工作。隨著高校辦公自動(dòng)化的普及，各部門(mén)產(chǎn)生了大量的電子文件，網(wǎng)絡(luò)歸檔成為必然趨勢(shì)。各部門(mén)直接將在工作過(guò)程中形成的電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)移交給檔案館，這些電子文件就成為高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

（二）建立各項(xiàng)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)。專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)是高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，主要包括檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、光盤(pán)數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等。高校檔案館應(yīng)建立以下數(shù)據(jù)庫(kù)：檔案案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、論文數(shù)據(jù)庫(kù)（優(yōu)秀本科論文、碩士、博士論文）、學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)（學(xué)生學(xué)籍和成績(jī)） 、科研獲獎(jiǎng)成果數(shù)據(jù)庫(kù)、科研專(zhuān)利數(shù)據(jù)庫(kù)、教師業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、名人檔案數(shù)據(jù)庫(kù)（對(duì)學(xué)校發(fā)展有突出貢獻(xiàn)的院士、博導(dǎo)、教授等）及檔案館編研的資料數(shù)據(jù)庫(kù)，如基礎(chǔ)數(shù)字匯編、學(xué)校大事記、干部任免及先進(jìn)人物、先進(jìn)集體評(píng)選情況等。

（三）館藏檔案的數(shù)字化。高校檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理具有十分重要的意義。館藏檔案數(shù)字化就是指應(yīng)用多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)，將以紙張等為載體的傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成二進(jìn)制的數(shù)字編碼形式，形成結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫(kù)，使其通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)直接傳播，提供快速、便捷的利用服務(wù)。通過(guò)利用檔案信息資源化建設(shè)，建立起數(shù)字化的檔案館，檔案館的工作效率將會(huì)大大提高。

三、高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的有效方式

（一）檔案建設(shè)人員素質(zhì)的提高。提高檔案工作人員的素質(zhì)與廣大師生的檔案素質(zhì)，為檔案的建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用提供堅(jiān)實(shí)的主體力量。這方面要求高校推動(dòng)檔案工作改革發(fā)展應(yīng)該好好分析教育信息化對(duì)檔案工作主體與用戶的要求，通過(guò)自我教育與外在的培訓(xùn)教育，從教育學(xué)、檔案學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)、計(jì)算機(jī)以及相關(guān)學(xué)科的基本知識(shí)等層面，全力提升檔案工作人員的素質(zhì);同時(shí)，也要注重利用各種平臺(tái)，大力提升廣大師生的檔案意識(shí)與使用能力，以此助推廣大師生開(kāi)發(fā)利用檔案的能力與素質(zhì)。

（二）后勤工作的保障。做好檔案的后勤保障工作，為高校檔案的建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用提供好的軟件與硬件。這方面要求高校建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用檔案時(shí)，務(wù)必要做好教育信息化對(duì)檔案建設(shè)在后勤保障方面的要求，從學(xué)校層面做好檔案制度與政策的設(shè)計(jì)與供給，做好檔案建設(shè)的人力、物力與財(cái)力的專(zhuān)項(xiàng)安排，以此夯實(shí)高校檔案建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用所需要的各種軟件與硬件。

（三）將信息網(wǎng)絡(luò)化提高效率。整合創(chuàng)新檔案建設(shè)的方式，推進(jìn)檔案信息化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，不斷提升高校檔案建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用的效率。這方面要求高校推動(dòng)檔案工作時(shí)務(wù)必要好好分析教育信息化對(duì)檔案建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用的要求，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，發(fā)揮大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，從各個(gè)環(huán)節(jié)提升檔案建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)化、信息化與數(shù)字化水平，真正形成“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的良好發(fā)展態(tài)勢(shì);同時(shí)，積極更新檔案建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用的方式，力促與檔案管理、建設(shè)、開(kāi)發(fā)利用的網(wǎng)絡(luò)化模式融合對(duì)接，形成檔案建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用的強(qiáng)大合力。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)及信息資源的建立是一項(xiàng)頗為復(fù)雜的工作，各高校檔案管理工作應(yīng)該抓住信息化建設(shè)的這個(gè)機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的數(shù)字化，為深度利用和開(kāi)發(fā)檔案資源提供一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

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