張燕

【摘要】近年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)和數(shù)字化技術(shù)的迅猛發(fā)展，科技的進(jìn)步無疑為我們提供了更好的檔案管理平臺，而傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理方式多以人工為主，通過檔案查閱、人工錄入等，不僅耗時耗力，而且錯誤率極高，并且過多運用紙張表格，不利于無紙化辦公的推行。本文將主要通過分析現(xiàn)階段檔案管理的弊端和推行數(shù)字化的必要性，針對房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行詳細(xì)的闡述。

【關(guān)鍵詞】房產(chǎn);檔案管理;數(shù)字化;應(yīng)用

電子文件的概念，學(xué)界早在90年代都開始研究了，主導(dǎo)人物也就是如今檔案學(xué)的領(lǐng)軍人物馮大師太，時至今日，電子文件的研究一直沒有斷過。國家層面上也出臺了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和戰(zhàn)略規(guī)劃，目前正在大搞紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，實行雙套制保存，即紙質(zhì)一套，數(shù)字化一套。檔案管理的主要特點就是具有原始記錄性，所有的工作都是圍繞保持檔案的原始記錄性進(jìn)行的。

一、房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀及弊端

在房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理工作體系中，檔案是由各部門自行初步整理后再移交檔案室的，卷宗是以某一個項目為單位的，檔案室要做的工作是根據(jù)各部門的職能將檔案排序，再按要求存放，匯總了一個項目的全部資料文件。在項目完成后制成卷宗，然后放到檔案架上保存。檔案室的另一項工作就是錄入案卷，還有就是為職工查閱檔案時提供服務(wù)，以及一些日常維護(hù)工作。

檔案管理的出發(fā)點和目的地是人，所以其管理也要遵循以人為本。房產(chǎn)檔案主要是收集和整理房屋建筑資料、客戶信息、施工情況等，對于保密性和安全性有著極高的要求。傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)是通過手工填表豐富信息，提交紙質(zhì)資料，集中留存在檔案室，不僅在檔案的制作過程中耗費了巨大的人力物力財力，更是在以后的檔案查找和調(diào)出中存在著不小的阻礙。另外，繁復(fù)的人工性質(zhì)工作，大大增加了錯誤率，在后期的查閱和修正檔案中，難以改正。最后，傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)大多以紙張為記錄媒介，以筆為主要工具，存在著浪費現(xiàn)象。

二、房產(chǎn)檔案管理推行數(shù)字化技術(shù)的必要性

房產(chǎn)檔案管理推行數(shù)字化科技術(shù)，一方面，有效節(jié)約了時間，提升了效率。后臺管理員取代了檔案室管理員，減少工作壓力，提升工作效率，只要進(jìn)行后臺數(shù)據(jù)的維護(hù)和網(wǎng)站的更新就能輕松完成工作;查閱和調(diào)檔時只需要輕松地輸入關(guān)鍵字進(jìn)行查詢即可，不需要再面對混亂繁雜的紙質(zhì)文件，重復(fù)單調(diào)進(jìn)行整理性工作。另一方面，有利于降低檔案資料的錯誤率。眾所周知，傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)以人工錄入為主，很可能幾個人進(jìn)行所有的資料錄入，高強(qiáng)度的工作壓力和繁重的工作內(nèi)容使得出現(xiàn)錯誤的幾率大大增加。數(shù)字化技術(shù)有利于減少這種錯誤率，通過自主上傳并填寫資料的方式進(jìn)行檔案收集，然后保存提交，系統(tǒng)可以自動提示有可能不妥的地方，可以選擇直接提交或進(jìn)行二次修改，最后統(tǒng)一匯總到后臺，按項目、年份、參與人員等進(jìn)行樹狀保存，準(zhǔn)確率得到了大大提升。

三、房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用

（一）建立安全可靠的大數(shù)據(jù)庫。作為房產(chǎn)企業(yè)的檔案管理部門，匯集存放了大量的工程項目、客戶信息、施工進(jìn)展等資料，因此首先需要保證的就是信息的安全性，其次由于涉及人數(shù)眾多、資料繁重，因此對于數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性和內(nèi)存要求頗高。建議使用甲骨文公司的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)——Oracle數(shù)據(jù)庫，是一款效率高、可靠性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)。古語有云：“學(xué)如逆水行舟，不進(jìn)則退?！边@不僅要求我們在青少年階段堅持學(xué)無止境勇攀高峰，更是為工作生活指明了發(fā)展方向——要不斷地實現(xiàn)自我充實。因此，在實際的房產(chǎn)檔案管理工作當(dāng)中，對于工作人員的集中培訓(xùn)就顯得尤為重要。一方面，可以進(jìn)行定期的知識講座和學(xué)習(xí)交流座談會，把自身在工作中遇到的難點、重點問題講出來，發(fā)揮集體的智慧共同解決;另一方面，可以開辦短期教學(xué)班，通過短暫的脫產(chǎn)學(xué)習(xí)，對房產(chǎn)工程和檔案管理具體辦法都有一個更深的了解，這樣在投入到實際的工作中才能實現(xiàn)“理論指導(dǎo)實踐”，為檔案管理工作帶來更多的活力與生機(jī)。

（三）推行具體的檔案管理細(xì)則。房產(chǎn)大致可以分為文書檔案和資料兩部分。集團(tuán)公司就每個子公司分配個全宗，單個公司一個全宗就可以，每個全宗分配一個全宗號。同時建立文書檔案分類保管期限表，結(jié)合國家檔案局以及本行業(yè)的規(guī)范編制《文書檔案分類期限表》，按照“永久，30年，10年”的保管期限標(biāo)定每種材料歸檔后的保管期限。一般情況下，定期會議記錄和紀(jì)要、公司大事記、花名冊、重要合同、重要規(guī)章制度、人事任免、調(diào)動、晉升、離退休類作為永久保存;項目立項批復(fù)、業(yè)務(wù)往來文件、一般重要性合同、制度等文件為30年;其他需保留一段時間的非重要文件為10年。三個期限，最終是三張目錄，每個目錄分配一個目錄號。

（四）優(yōu)化房產(chǎn)檔案的系統(tǒng)設(shè)計。根目錄下每個項目或者業(yè)主分配一個文件夾，再按照視頻或者文件的形式區(qū)分子集。還可以用Excel的統(tǒng)計透視功能完成信息統(tǒng)計篩選，提升對信息的統(tǒng)籌規(guī)劃能力。系統(tǒng)設(shè)計要遵從簡單明了的原則，以便捷服務(wù)為主要目標(biāo)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)快捷化。同時，注重系統(tǒng)布局與內(nèi)容的結(jié)合，例如，將指引界面放在最顯而易見的位置，將聯(lián)絡(luò)電話放在網(wǎng)頁底部;注重設(shè)計中色彩的搭配，以柔和的暖色調(diào)為主，既保證護(hù)眼功能，又令整體效果看起來輕快明朗。

四、結(jié)束語

有了數(shù)碼相機(jī)和取用方便的電子照片，仍然有很多人愿意把好的照片洗印出來，更不要講面臨著更高原始記錄性要求的檔案了，因此我們不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理不只是技術(shù)上和制度上的問題，究其本質(zhì)還是由于數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展不夠成熟，人們的傳統(tǒng)思想觀念根深蒂固，因此我們在進(jìn)行房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化技術(shù)研究時，更應(yīng)該將關(guān)注點放到技術(shù)革新上來。