邱銀燕

【摘要】目前，人事檔案管理的重要性越來越明顯，它不僅是個人信息的載體，也是企事業(yè)單位管理工作落實(shí)有序的重要體現(xiàn)。本文闡述了人事檔案管理工作的意義，分析了現(xiàn)階段我國企事業(yè)單位檔案管理存在的問題，并就完善人事檔案管理工作給出相關(guān)建議。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;常見問題;措施

檔案不僅記錄了一個人的“三齡二歷”（即出生時間、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位和簡歷），還可以體現(xiàn)家庭成員、主要社會關(guān)系以及個人品德素養(yǎng)等，具備一定的法律效應(yīng)，是企事業(yè)單位人力資源管理中不可或缺的重要項(xiàng)目。也是員工職稱評聘、提拔等的有力依據(jù)，因此人事檔案的管理工作顯得十分重要。

一、人事檔案管理工作的意義

探討人事檔案管理工作的重要性可以從兩個方面進(jìn)行：首先，檔案是企事業(yè)單位了解人才信息的重要所在，通過對人才的工作經(jīng)驗(yàn)、歷程等信息進(jìn)行考量，使單位能夠量才而用。尤其是干部的任前檔案審核，可以了解其歷史情況，才能較為全面地了解干部。其次，就員工來說，檔案承載了個人的原始記錄證明，并且具備較強(qiáng)的法律作用，不僅是個人升職的有力依托，也為辦理各類社會保險(xiǎn)提供可靠依據(jù)。

二、人事檔案管理工作存在的問題

人事檔案的信息內(nèi)容十分重要，其相應(yīng)的管理工作應(yīng)該得到足夠重視。但是結(jié)合現(xiàn)狀來看，很多企事業(yè)單位對人事檔案管理工作不夠重視，管理人員缺乏責(zé)任意識，人事檔案管理隱患、弊病較多，管理觀念過于傳統(tǒng)，檔案管理信息化建設(shè)水平有待提升，導(dǎo)致檔案在使用過程中達(dá)不到應(yīng)有要求。

（一）不標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)象居多。首先，設(shè)施問題。檔案環(huán)境狹小、潮濕、配套設(shè)備不完善等現(xiàn)象較多，檔案盒金屬生銹的現(xiàn)象十分常見。有些單位甚至檔案庫房面積都無法保證，使得檔案管理難上加難。其次，檔案材料收集歸檔問題。許多工作人員了解檔案的重要性，也知道檔案需要分類管理，但實(shí)際上依然沒有做到及時歸檔，甚至于材料形成部門未及時將材料制作完成。

（二）信息化程度低?？傮w來看，檔案管理信息化程度低是不爭的事實(shí)。有些企事業(yè)單位雖然引進(jìn)了計(jì)算機(jī)設(shè)備和配套設(shè)施，但是基于人員、意識、技術(shù)等因素，信息化檔案服務(wù)始終沒有得到更好的落實(shí)。實(shí)際調(diào)查得知，企事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理人員嚴(yán)重匱乏，其中兼職人員占據(jù)了大多數(shù)，并且業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)比較欠缺，檔案現(xiàn)代化管理流于形式，工作成效也不如人意。

（三）人員素質(zhì)有待提升。由于檔案管理人員大多數(shù)為兼職人員，或者管理人員變動頻繁，檔案管理人員對檔案缺乏足夠認(rèn)識，歸檔不及時、檔案雜亂無序的現(xiàn)象并不少見;同時，材料形成部門的工作人員素質(zhì)也對檔案質(zhì)量有的很大影響。因?yàn)楣ぷ鹘唤訂栴}，時常導(dǎo)致材料形成部門的新經(jīng)辦人員不了解歸檔范圍，需要?dú)w檔的材料未及時歸檔。

三、人事檔案管理工作的優(yōu)化措施

（一）加速檔案管理信息化體系構(gòu)建。隨著檔案管理規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案信息量陡增，企事業(yè)單位檔案管理的局限性一一暴露出來，因此，有必要推行檔案管理信息化，利用現(xiàn)代化信息設(shè)備進(jìn)行輔助辦公?；谟?jì)算機(jī)強(qiáng)大的運(yùn)算、存儲等功能，可以使企事業(yè)單位檔案管理更加系統(tǒng)性、全面性。同時，在信息化設(shè)備出色的轉(zhuǎn)換作用下，檔案中的一些圖片和視頻可以轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)、紙張兩種檔案共同管理。此外，人事檔案管理需要與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)結(jié)合，相關(guān)人員要掌握有關(guān)技能加強(qiáng)檔案創(chuàng)新管理，確保人事檔案管理具備一定的外延性。總之，信息化管理確保了檔案的真實(shí)性，加強(qiáng)了工作效率。

（二）推行追究責(zé)任制。追究責(zé)任制是加強(qiáng)檔案管理的一項(xiàng)措施，其目的就是要確保檔案的完整性和準(zhǔn)確度。一方面，人事檔案一般不外借。確實(shí)需要查借閱的，查借閱人員必須兩人以上，并且是中共黨員和正式干部。查借閱人員必須出示查借閱審批表和本人的有效工作證件。另一方面，加強(qiáng)企事業(yè)單位各部門之間的協(xié)作統(tǒng)一。建立檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確材料相關(guān)部門，明確各部門具體經(jīng)辦人員，羅列重要收集時間節(jié)點(diǎn)和相應(yīng)要求。檔案管理人員要注意經(jīng)常與材料形成部門保持聯(lián)系，積極宣傳收集人事檔案材料的意義和要求。使得收集工作常態(tài)化。

（三）提高人員素質(zhì)。企事業(yè)單位干部而言，必須加速構(gòu)建檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制，重點(diǎn)挑選那些責(zé)任心強(qiáng)、踏實(shí)勤勞、工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ魅藛T，并指派黨員負(fù)責(zé)檔案管理監(jiān)督。管理人員素質(zhì)問題可以從兩方面來看：首先，企事業(yè)單位檔案人員應(yīng)改變傳統(tǒng)觀念，積極主動參加各類培訓(xùn)學(xué)習(xí)再教育活動，讓他們對檔案管理重視起來，同時借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理體制，學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)檔案鑒別能力，只有重視檔案管理工作才能發(fā)揮出應(yīng)有的管理效率。其次，針對專業(yè)檔案管理人員和非專業(yè)人員，確保他們的每日任務(wù)量，并依照職責(zé)、表現(xiàn)、態(tài)度等因素落實(shí)績效工資制度。此外，建立檔案管理激勵機(jī)制。因?yàn)槿耸聶n案管理工作崗位的特殊性，檔案管理人員相對其他行政管理人員而言，參評各類獎項(xiàng)的機(jī)會較少。建議對于檔案管理人員，分別開設(shè)不同的管理獎評活動，給予優(yōu)秀員工物質(zhì)精神雙重獎勵，消極怠工者依照規(guī)定處罰。

四、結(jié)束語

總而言之，人事檔案是企事業(yè)單位認(rèn)知人才、熟悉員工的理論依據(jù)，與人力資源業(yè)務(wù)息息相關(guān)，所以檔案管理質(zhì)量的重要性不言而喻。檔案管理效率的提升并非一朝一夕的事，還望有關(guān)人員給予足夠重視，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，構(gòu)建信息化途徑，為企事業(yè)單位發(fā)展提供重要保障。

【參考文獻(xiàn)】

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