蔣振才

【摘要】隨著信息技術(shù)和企業(yè)信息化的不斷發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)日常管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，它不僅為企業(yè)創(chuàng)建了數(shù)字化的辦公環(huán)境，降低企業(yè)的辦公成本，更有利于促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部員工間的溝通交流，提高企業(yè)的辦公效率和管理效率。

【關(guān)鍵詞】辦公;自動化系統(tǒng);性能優(yōu)化

計算機(jī)已經(jīng)逐漸融入我們的日常工作中，并且成為不可或缺的一部分，辦公自動化中的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用可以處理復(fù)雜繁瑣的辦公業(yè)務(wù)，讓其變得操作簡單迅速，有效提高工作的效率。

一、辦公自動化中的趨勢和特點

我們在企業(yè)辦公自動化的運用中可以發(fā)現(xiàn)，決定一個企業(yè)辦公自動化的發(fā)展主要是計算機(jī)技術(shù)是否先進(jìn)，當(dāng)下正是一個信息互聯(lián)時代，人們的生活中越來越依賴網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所產(chǎn)生的軟件、系統(tǒng)、平臺等，而我們辦公自動化中所要求的計算機(jī)系統(tǒng)就是借助Intel Technology來完成企業(yè)的日常任務(wù)。對于企業(yè)來說，Intel ?Technology是企業(yè)辦公自動化中的核心，它能幫助企業(yè)在日常的辦公中加快效率，可以幫助企業(yè)員工迅速在有限的時間內(nèi)搜集整合所需要的信息，還可以加快內(nèi)部信息傳遞，并能在辦公系統(tǒng)中保存以往的工作記錄，利用搜索功能還方便查閱以往的工作事項，方便查找失誤等。總而言之，辦公自動化的綜合使用，幫助企業(yè)建立起更完整的內(nèi)部信息系統(tǒng)，充分實現(xiàn)企業(yè)的資源共享目標(biāo)，幫助企業(yè)更好地發(fā)展。所以，企業(yè)引入更先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備、辦公系統(tǒng)、提高辦公人員的計算機(jī)技能，是現(xiàn)代化辦公中必不可少的要求。

二、辦公自動化中的計算機(jī)技術(shù)功能實現(xiàn)

（一）斷網(wǎng)時實現(xiàn)遠(yuǎn)距離信息傳輸。我國網(wǎng)絡(luò)發(fā)展現(xiàn)狀不盡如人意。就目前而言，因為起步較之西方的國家來說太晚，即使現(xiàn)在鉚足了勁去追趕，仍舊存在一定的鴻溝?，F(xiàn)在因為大都市人口密集，服務(wù)成本低，大多數(shù)互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)提供商都選擇在大都市安營扎寨，這就使得我國的網(wǎng)絡(luò)覆蓋面受到一定的限制，使得二、三、四線等城市的信號并不是全面覆蓋的，這就影響了辦公質(zhì)量，所以解決由于信號原因?qū)е碌霓k公質(zhì)量低下的問題勢在必行。那么就企業(yè)而言，應(yīng)該怎樣做才能在這樣的環(huán)境里傳輸信息呢？最便捷的方式就是安裝BMV軟件來幫助企業(yè)在信號不穩(wěn)定的環(huán)境下辦公。這款軟件是一款面向計算機(jī)的通信應(yīng)用軟件，它的基本功能就是幫助企業(yè)在辦公中遇到無網(wǎng)時還可以方便、高效地進(jìn)行遠(yuǎn)距離的信息傳輸。這種技術(shù)的實現(xiàn)要求并不高，一臺傳真機(jī)、一條電話線都可以滿足這種遠(yuǎn)距離的無網(wǎng)狀態(tài)下的信息傳輸。

（二）從多種角度實現(xiàn)辦公自動化應(yīng)用。企業(yè)辦公中并非只遇到一種活動形式，所以在對辦公自動化的要求中，就提到要滿足企業(yè)的各種活動形式，這樣才能更有利于企業(yè)辦公，才能在真正意義上提高辦公效率。辦公自動化系統(tǒng)的建成，方便了企業(yè)中對文字、圖像、視頻等常見辦公事項的自動化管理，這樣的高效化管理，才能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，實現(xiàn)辦公自動化的真正目的。

（三）多媒體處理。在企業(yè)職員的日常辦公中，計算機(jī)技術(shù)的使用便利了職員對語音、圖片文件等的處理。運用Office軟件中的PPT軟件以及Adobe系列下的各種軟件，均能幫助職員加快對多媒體文件的處理，降低企業(yè)職員處理多媒體工作的難度，節(jié)約職員的時間，也為企業(yè)節(jié)省人力資本。

三、辦公自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫管理要求

（一）安全性。安全性是首先要達(dá)到的，這種安全性主要從兩部分區(qū)分，即運行環(huán)境與操作環(huán)境，針對不同環(huán)境使用需求開展的管理任務(wù)，在安全性保障上也有很大的差異性，要正視這種差異性，采用不同的技術(shù)來提升管理安全性。操作環(huán)境安全性保障是根據(jù)工作人員計算機(jī)內(nèi)所存儲信息重要程度來進(jìn)行的，涉及公司內(nèi)部的重要信息會采用封閉式管理方法，對計算機(jī)內(nèi)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行移動備份，使用過程中一旦受外界因素影響造成內(nèi)部信息丟失，也會及時采取措施來繼續(xù)深入解決，利用移動部分信息來進(jìn)行數(shù)據(jù)庫恢復(fù)。其次是針對運行使用環(huán)境來進(jìn)行的數(shù)據(jù)庫安全管理，根據(jù)計算機(jī)系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)來進(jìn)行，接入到網(wǎng)絡(luò)后會自動開啟安全防護(hù)軟件，實時檢測運行環(huán)境中的病毒安全隱患，一旦發(fā)現(xiàn)病毒會發(fā)出對話框提醒，操作人員根據(jù)相應(yīng)指示便可以輕松完成病毒查殺。雙重保障下數(shù)據(jù)庫管理工作可以更順利地進(jìn)行，并且系統(tǒng)安全性也得到了很大程度提升，不會影響到辦公自動化系統(tǒng)的正常運行與功能實現(xiàn)。

（二）控制性。管理要做到對數(shù)據(jù)庫的全面控制，這一點在編程程序設(shè)計階段已經(jīng)得到了體現(xiàn)，為保障控制功能與實現(xiàn)需求之間保持一致，會對整體辦公系統(tǒng)進(jìn)行區(qū)域的劃分，根據(jù)計算機(jī)設(shè)備的存儲能力來采取分區(qū)域管理的方式，合理利用數(shù)據(jù)信息資源。在總的辦公系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫中同一信息資源可能會以不同辦公設(shè)備同時下載，此時需要做出并發(fā)控制，在保障系統(tǒng)運行速度與信息安全的前提下，快速對提出申請的設(shè)備請求合法性做出判斷，根據(jù)所得到的結(jié)果來進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的共享?？焖俜謪^(qū)處理才能夠?qū)崿F(xiàn)控制性，當(dāng)辦公請求過多時，辦公自動化系統(tǒng)可能會出現(xiàn)延遲現(xiàn)象，將延遲控制在正常范圍內(nèi)是不會影響到功能實現(xiàn)的。

四、結(jié)論

如今計算機(jī)技術(shù)日新月異，辦公信息系統(tǒng)推陳出新，企業(yè)想要保持先進(jìn)的管理水平，必須不斷優(yōu)化辦公自動化系統(tǒng)性能。對于企業(yè)的辦公人員來說，要時刻學(xué)習(xí)不斷更新辦公自動化中所需要的計算機(jī)技術(shù)，企業(yè)也要對員工的計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行定期的培訓(xùn)，只有這樣，才可以真正提高企業(yè)中的辦公效率，辦公自動化系統(tǒng)的使用才能真正為企業(yè)帶來好處，也才能真正促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

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