水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子文件材料和電子檔案管理

陳婷

（吉林省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，吉林長(zhǎng)春130021）

隨著水利基本建設(shè)項(xiàng)目的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代化通訊技術(shù)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用到水利勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、管理等各項(xiàng)工作中，相應(yīng)地產(chǎn)生了大量的電子公文、電子圖形、圖像、圖紙等電子文件材料，它們的形成、收集、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定等將由從傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變成為以計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代化管理。由于水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子文件材料產(chǎn)生的數(shù)量急劇增加，如何對(duì)水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子文件材料進(jìn)行歸檔，以及如何管理由此形成的電子檔案成為一個(gè)重要課題。

1 電子文件材料的形成與特點(diǎn)

1）水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子文件材料是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募1]。對(duì)于吉林省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院（以下簡(jiǎn)稱省水院）而言，它主要分為2種：一種是記錄人們?cè)谵k理公務(wù)、處理事務(wù)或交流信息過程中產(chǎn)生的，多以文本、圖形圖像、聲音或影像等形式出現(xiàn)；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性電子文件，多以光柵圖或矢量圖等形式出現(xiàn)。。

2）水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子文件材料不同于紙質(zhì)文件材料，它具有以下特點(diǎn)[2]：

①依賴性與信息的不可識(shí)別性。電子文件材料的信息記錄在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，人不能直接閱讀，必須依賴于計(jì)算機(jī)軟件和硬件才能識(shí)別和利用，不如紙質(zhì)檔案直觀，由于電子計(jì)算機(jī)軟件和硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，有些電子文件材料很可能無法讀取，就無法生成、傳遞、識(shí)別，就會(huì)失去利用價(jià)值。

②信息和載體的可分離性。紙質(zhì)文件材料的信息和載體密不可分，而電子文件材料的存放位置不是固定的，是可以變化的，可以從一個(gè)載體上轉(zhuǎn)移到不同類型的另一種載體上，其內(nèi)容信息卻不發(fā)生任何變化。

③信息的可變性。電子文件材料相對(duì)于紙質(zhì)文件材料而言，內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，它可以直接由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和更改，一方面省去了傳統(tǒng)檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié)，使信息和處理高效、便捷，能提高工作的效率和質(zhì)量。

④信息的可共享性。紙質(zhì)文件材料的唯一性使其利用具有排它性，并受時(shí)間和空間的限制，而電子文件材料的利用不受時(shí)間和空間的限制，能夠提供多用戶檢索，實(shí)現(xiàn)信息共享。

2 電子文件的收集與歸檔

1）具有參考和利用價(jià)值的水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子文件必須歸檔保存[3]。由于水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子文件材料的信息形態(tài)是數(shù)字化的，它的特性不同于紙質(zhì)文件材料，而所保存的水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子文件材料需要具有的可用、可存取和可理解性，決定了它的形成、處理、收集、整理和歸檔工作應(yīng)由電子文件材料形成的責(zé)任者、參與者，在檔案部門的指導(dǎo)和監(jiān)督下，按照水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子文件材料歸檔要求，將形成的水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子文件收集、整理，移交歸檔，這樣，才能反映水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子文件材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，才能保證水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子文件材料的歸檔質(zhì)量。

2）水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子文件材料的歸檔一般采用硬盤和網(wǎng)絡(luò)傳輸移交的方式進(jìn)行。省水院采用紙質(zhì)文件材料和電子文件材料同步歸檔的原則，在不脫離紙質(zhì)文件材料的同時(shí)，對(duì)歸檔的電子文件材料進(jìn)行整理，使電子文件材料與相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料在內(nèi)容上保持一致，這樣才能達(dá)到統(tǒng)一管理。

3 電子檔案的保管 利用和管理

3.1 保管

由于水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的特性，決定了它在保管上不同于紙質(zhì)檔案，它是以脫機(jī)的形式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，這些介質(zhì)抵抗外界不利因素的能力都比較差，由于保存不善會(huì)造成破壞、變形或損壞，甚至存儲(chǔ)信息會(huì)丟失，所以，必須建立一個(gè)適合水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的保管環(huán)境。

1）水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案同紙質(zhì)檔案的載體不同，應(yīng)存放在具有防磁性能的裝具中，存放環(huán)境應(yīng)避光、防塵、防變形，注意溫、濕度的調(diào)節(jié)，遠(yuǎn)離有害氣體等，還應(yīng)采取防磨損、防強(qiáng)震、防病毒等措施，以保證其載體的穩(wěn)定性。

2）需要對(duì)水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案載體進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，通過檢測(cè)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修正或更新，以保證水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的可靠性。

3）對(duì)水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案進(jìn)行定期拷貝，將“原件”和“復(fù)制件”同時(shí)保存，以保證水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的安全性。

只有認(rèn)真檢測(cè)和嚴(yán)格管理，才能確保水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的可靠性，使其能夠永久地處于準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其發(fā)揮更大的作用。

3.2 利用和管理

3.2.1 提供利用的方法

水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的利用同紙質(zhì)檔案相比，顯著的不同是更快捷、更方便，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的，信息的利用效率大大提高，但水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案是建立在所依賴的技術(shù)上，必須滿足必要的先決條件和采取相應(yīng)的管理措施，才能發(fā)揮其優(yōu)越性。水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案提供利用的方法有3種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用[4]。

3.2.2 利用與管理

由于水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案利用的方法與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性，因此強(qiáng)化利用管理，就顯得特別重要，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

1）水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案利用涉及的人員較多，對(duì)其進(jìn)行使用權(quán)限的審核十分必要，未經(jīng)審批任何部門和個(gè)人不得私自復(fù)制、拷貝、修改或傳送他人。

2）水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案提供拷貝是一種主要的利用方式，必須對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格管理，要有完善的拷貝手續(xù)。

3）水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案利用中的安全措施：

①采用的利用方式應(yīng)視利用者的情況而定，不能無原則地向利用者提供全部利用方式。

②依據(jù)水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效的管理，對(duì)內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對(duì)于提供利用的拷貝件的制作，必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。

③采用通信傳輸或直接利用等方式時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密匙進(jìn)行定期或不定期的更換。

總之，水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理必須完成由傳統(tǒng)的檔案模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的管理理念向現(xiàn)代化管理理念轉(zhuǎn)變。真正做到既重視水利基本建設(shè)項(xiàng)目電子檔案，又能正確對(duì)待水利基本建設(shè)項(xiàng)目紙質(zhì)檔案，并在管理的實(shí)踐中應(yīng)用，使水利基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，為水利事業(yè)提供更好的、有效的服務(wù)。