魏華 陸玲 袁生

[摘 要] 做好會(huì)務(wù)工作是提升學(xué)術(shù)交流活動(dòng)質(zhì)量和效益的重要前提。本文結(jié)合多年承辦學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的工作實(shí)踐，從會(huì)務(wù)準(zhǔn)備、會(huì)務(wù)組織、會(huì)務(wù)保障三個(gè)方面闡述了做好學(xué)術(shù)交流活動(dòng)會(huì)務(wù)工作應(yīng)注意把握的問(wèn)題和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

[關(guān)鍵詞]學(xué)術(shù)交流活動(dòng) 會(huì)務(wù)組織 學(xué)術(shù)組織

學(xué)術(shù)交流活動(dòng)是溝通學(xué)術(shù)信息、交流學(xué)術(shù)觀點(diǎn)、發(fā)展學(xué)術(shù)思想、激發(fā)創(chuàng)新動(dòng)力的重要途徑，一直以來(lái)在推進(jìn)學(xué)術(shù)創(chuàng)新發(fā)展中都發(fā)揮著極其重要的作用。隨著時(shí)代發(fā)展，當(dāng)前國(guó)內(nèi)外各類(lèi)學(xué)術(shù)交流活動(dòng)日益活躍，如何進(jìn)一步加強(qiáng)科學(xué)設(shè)計(jì)，搞好精心管理，提升學(xué)術(shù)交流活動(dòng)會(huì)務(wù)工作的質(zhì)量和效益，是各科研院所、學(xué)術(shù)組織亟待研究解決的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

一、提高站位抓籌劃，精細(xì)準(zhǔn)備

俗話說(shuō)，不打無(wú)把握之仗，“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，周密細(xì)致做好學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的前期策劃和籌備，是開(kāi)展好學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的關(guān)鍵所在。因此，組織學(xué)術(shù)活動(dòng)應(yīng)該高度重視前期的科學(xué)籌劃和頂層設(shè)計(jì)，盡量想得細(xì)致一些、周全一些，力爭(zhēng)把會(huì)前的準(zhǔn)備工作做細(xì)、做實(shí)、做到位。

（一）精心選擇活動(dòng)主題

開(kāi)展學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的目的是為了突出一個(gè)主題 ，從不同角度、不同側(cè)面推進(jìn)學(xué)科進(jìn)步，促進(jìn)成果轉(zhuǎn)化[1]。組織學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，首先要深入領(lǐng)會(huì)學(xué)術(shù)活動(dòng)的主旨思想，切實(shí)把準(zhǔn)學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的主要目的，搞清弄透學(xué)術(shù)交流活動(dòng)要解決的主要問(wèn)題，緊緊圍繞這些問(wèn)題，主動(dòng)征求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)和同級(jí)同行的意見(jiàn)，努力站在學(xué)術(shù)發(fā)展的最前沿選好主題，搞好總體籌劃，確保學(xué)術(shù)交流活動(dòng)主題聚焦、方向居中。

（二）提前準(zhǔn)備會(huì)議資料

學(xué)術(shù)交流活動(dòng)組織的成不成功，圓不圓滿(mǎn)，會(huì)議材料是關(guān)鍵。無(wú)論大小學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，都要緊緊圍繞活動(dòng)主題，高標(biāo)準(zhǔn)地做好參會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜覍W(xué)者的講話稿、總結(jié)材料、會(huì)議報(bào)告等主旨文件材料的起草工作。同時(shí)，要事先預(yù)留好時(shí)間，及時(shí)通知與會(huì)人員做好會(huì)議交流材料撰寫(xiě)和匯報(bào)準(zhǔn)備，必要時(shí)還要提前做好復(fù)制及分裝工作，堅(jiān)決避免倉(cāng)促上陣、漏洞百出等情況的發(fā)生。

（三）力爭(zhēng)做到超前落實(shí)

學(xué)術(shù)交流活動(dòng)涉及人員多、單位多，很多具體工作具有應(yīng)急性和應(yīng)變性，“計(jì)劃趕不上變化”的情況時(shí)有發(fā)生。為此，組織學(xué)術(shù)交流活動(dòng)應(yīng)盡量做到“超前落實(shí)”，認(rèn)真考慮可能會(huì)出現(xiàn)的各種緊急情況，如提前準(zhǔn)備好空白席位牌，以備參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家臨時(shí)參會(huì);隨時(shí)掌握天氣情況，對(duì)露天活動(dòng)提前備好預(yù)案;對(duì)有安排大會(huì)發(fā)言和表彰領(lǐng)獎(jiǎng)的會(huì)議，讓發(fā)言和領(lǐng)獎(jiǎng)人提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，以保障會(huì)議的按時(shí)、順序召開(kāi);會(huì)務(wù)組要安排應(yīng)急機(jī)動(dòng)人員，以便及時(shí)應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的各種情況或領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)等。有些突擊性任務(wù)和臨時(shí)性工作，需要臨時(shí)調(diào)整力量的，要科學(xué)安排，防止推諉扯皮或顧此失彼。

二、立足本位抓實(shí)施，精心組織

組織一場(chǎng)學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，會(huì)務(wù)工作牽涉到方方面面的人和事，程序很復(fù)雜，工作須很細(xì)致，稍有疏忽就可能失去控制，影響效果。

（一）責(zé)任要明

會(huì)議組織安排工作十分復(fù)雜，千頭萬(wàn)緒，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出問(wèn)題都可能造成混亂或出現(xiàn)組織安排的斷檔[2]。因此，承辦學(xué)術(shù)交流活動(dòng)一定要搞好統(tǒng)籌，加強(qiáng)和各個(gè)部門(mén)之間的溝通，明確任務(wù)，明晰責(zé)任，分兵把口，哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，就找哪個(gè)人，實(shí)現(xiàn)人人有事干，事事有人管。特別是那些“分界線”“結(jié)合部”的工作容易掛空擋，一定要堅(jiān)持統(tǒng)一指揮，切忌多頭指揮，避免出現(xiàn)混亂。會(huì)議工作機(jī)構(gòu)的各工作組和工作人員必須分工細(xì)致，責(zé)任明確，以減少推諉和誤事，尤其是幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合辦會(huì)，更要把握這一原則。

（二）標(biāo)準(zhǔn)要高

精品來(lái)自精神。“9個(gè)95%的乘積等于59%”的數(shù)學(xué)現(xiàn)象啟示我們，干任何事情都必須要有很高的工作標(biāo)準(zhǔn)。作為學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的具體籌辦人員，應(yīng)該把打造精品、追求完美作為職守操守，把瞄準(zhǔn)一流、爭(zhēng)創(chuàng)一流作為行為習(xí)慣，把精雕細(xì)刻、精益求精作為工作常態(tài)，努力做到組織一次活動(dòng)出一個(gè)精品，開(kāi)一次會(huì)議立一個(gè)標(biāo)桿。學(xué)術(shù)交流活動(dòng)前要高標(biāo)準(zhǔn)地做好以下12項(xiàng)工作：制定會(huì)議方案、制作會(huì)務(wù)工作實(shí)施計(jì)劃、組織召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議、印發(fā)會(huì)議通知、印制會(huì)議票證、準(zhǔn)備會(huì)議用品、印制與會(huì)人員和工作人員名冊(cè)、印制《會(huì)議須知》、安排生活保障、籌辦參觀活動(dòng)、設(shè)置會(huì)場(chǎng)做好接站準(zhǔn)備、進(jìn)行會(huì)務(wù)檢查。會(huì)議期間要高標(biāo)準(zhǔn)做好10項(xiàng)工作：組織會(huì)議報(bào)到、召開(kāi)預(yù)備會(huì)議、協(xié)調(diào)會(huì)場(chǎng)服務(wù)、組織大會(huì)發(fā)言工作、做好會(huì)議記錄、搞好分組討論、編印會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、安排文化生活、回收會(huì)議材料、做好會(huì)議代表返程服務(wù)。學(xué)術(shù)交流活動(dòng)結(jié)束后，還要繼續(xù)高標(biāo)準(zhǔn)做好財(cái)務(wù)結(jié)算、會(huì)務(wù)工作總結(jié)、裝訂留存會(huì)議材料、歸還和整理會(huì)務(wù)用品、催辦會(huì)議精神落實(shí)等工作。

（三）協(xié)調(diào)要暢

做好協(xié)調(diào)是辦好會(huì)議的前提，不管是從會(huì)務(wù)組織工作的角度來(lái)看，還是從參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的人員來(lái)講，都需要做好協(xié)調(diào)。每個(gè)人都是協(xié)調(diào)者和被協(xié)調(diào)者，會(huì)務(wù)人員要力戒小團(tuán)體意識(shí)和作風(fēng)，以積極、開(kāi)放、包容的心態(tài)來(lái)對(duì)待和完成好會(huì)議安排的每一項(xiàng)工作，在別人需要的時(shí)候要主動(dòng)協(xié)助，熱情幫助，大力支持，不推諉、不設(shè)卡、不袖手旁觀，以自己的實(shí)際行動(dòng)贏得別人的配合支持。對(duì)于自己職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)要不折不扣地認(rèn)真完成，對(duì)于其他同志的失誤和遺漏要及時(shí)提醒，特別是在遇到突發(fā)事件和不可控因素時(shí)要及時(shí)報(bào)告，相互補(bǔ)臺(tái)，從容應(yīng)對(duì)，敢于負(fù)責(zé)，及時(shí)、靈活地加以處理。

三、常思換位抓服務(wù)，精確保障

一次大型會(huì)議（活動(dòng)）有的一兩天就能結(jié)束，而有的要持續(xù)十幾天才能告終。會(huì)議進(jìn)行中，繁重而艱辛的會(huì)務(wù)工作要求所有的會(huì)務(wù)人員，都要牢固樹(shù)立真誠(chéng)服務(wù)的意識(shí)，以高度的責(zé)任感著力營(yíng)造一種團(tuán)結(jié)和諧、溫馨融洽的工作氛圍。

（一）強(qiáng)化大局意識(shí)

任何時(shí)候都要講大局，做任何事情都要了解大局，把握大局，服從和服務(wù)大局[3]。否則，胸中無(wú)大局，就會(huì)各懷心腹事，各打各的算盤(pán)，各唱各的調(diào)，提高學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的質(zhì)量效益只能是一句空話。要著眼于大局，立足于小事，養(yǎng)成“埋頭抓具體，辦就辦到底”的良好習(xí)慣。要“眼觀六路、耳只八方”，統(tǒng)攬全局，對(duì)會(huì)議里里外外、上上下下的事情都要力爭(zhēng)多了解、多掌握，事事關(guān)心，處處留心，全局在胸。特別是負(fù)責(zé)具體工作的同志，不論分在哪個(gè)組，不管負(fù)責(zé)哪一攤，對(duì)會(huì)議的總體安排、每一階段的重點(diǎn)、變動(dòng)了的內(nèi)容以及籌備工作的基本情況等都要心中有數(shù)，經(jīng)得起領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)代表的詢(xún)問(wèn)。

（二）提升效率觀念

學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的展開(kāi)過(guò)程，通常工作節(jié)奏快、時(shí)限要求高，一定要有很強(qiáng)的時(shí)效觀念，做到“凡事往前趕，工作往前做，急事不過(guò)夜，小事?tīng)?zhēng)分秒”，力求快節(jié)奏、高效率，而不能老牛拉破車(chē)，不緊不慢，晃晃悠悠地應(yīng)付工作任務(wù)，最終導(dǎo)致事到臨頭忙亂應(yīng)付。要樹(shù)立時(shí)不我待、只爭(zhēng)朝夕的理念，要有強(qiáng)烈的時(shí)效觀念和求真務(wù)實(shí)、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，做到遇事不推諉、不扯皮、不拖拉、不敷衍，不留工作過(guò)夜。要切實(shí)推行首問(wèn)責(zé)任制和限時(shí)結(jié)辦制，立說(shuō)立行，急事急辦，特事特辦，要事快辦，按時(shí)按量、保質(zhì)保效完成各項(xiàng)任務(wù)。要注重探索和把握工作特點(diǎn)和規(guī)律，形成辦事高效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的工作機(jī)制。

（三）發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神

組織好學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不僅工作瑣碎忙亂，而且有時(shí)處于上下左右的夾縫之中，既有來(lái)自上面的指導(dǎo)性意見(jiàn)，又有同級(jí)同行各種各樣的需求，甚至還有來(lái)自下面的埋怨，眾口難調(diào)。為此，會(huì)議籌備人員必須從思想上樹(shù)立當(dāng)好后勤部長(zhǎng)的服務(wù)意識(shí)，不計(jì)名利、任勞任怨的無(wú)私奉獻(xiàn)意識(shí)和腳踏實(shí)地、勤勤懇懇的務(wù)實(shí)作風(fēng)。要把握工作的前瞻性，明確該干什么，不該干什么;先干什么，后干什么;要有所為，有所不為;要把握分寸，適時(shí)適度。要學(xué)會(huì)藝術(shù)性地傳話，注意針對(duì)不同的對(duì)象和不同的情形采取不同的表達(dá)方式，態(tài)度親切、語(yǔ)氣和藹、語(yǔ)意明確，從而達(dá)到協(xié)調(diào)關(guān)系、促進(jìn)團(tuán)結(jié)、增進(jìn)合作、化解矛盾、改進(jìn)工作的目的。

參考文獻(xiàn)

[1]任振文.大型會(huì)議（活動(dòng)）的策劃與實(shí)施[J].管理學(xué)家，2012（19）：99.

[2]孟凡力.高校大型學(xué)術(shù)會(huì)議組織經(jīng)驗(yàn)探討[J].教育教學(xué)論壇，2016（34）：202-203.

[3]付令.會(huì)議組織中的事故致因及防范初探[J].西部教育研究，2015（2）：41-45.