摘要：本文企圖從文秘工作中檔案管理重要性下手，接著討論信息時(shí)代對秘書檔案工作的影響，其首要影響有對檔案原始記錄性的影響、對檔案搜集歸檔的影響、對檔案保管工作的影響、對檔案信息安全工作的影響等，并提出信息時(shí)代完善秘書檔案管理工作的主張。本文企圖從文秘工作中檔案管理重要性下手，接著討論信息時(shí)代對秘書檔案工作的影響，其首要影響有對檔案原始記錄性的影響、對檔案搜集歸檔的影響、對檔案保管工作的影響、對檔案信息安全工作的影響等，并提出信息時(shí)代完善秘書檔案管理工作的主張。

關(guān)鍵詞：文秘 檔案 信息時(shí)代

在信息化時(shí)代，秘書檔案工作中的檔案管理也逐步改變了傳統(tǒng)的管理方式，在各方面都發(fā)生了深入的革新。本文主要針對信息時(shí)代對秘書的檔案管理工作的影響與革新進(jìn)行了必定的討論然后促進(jìn)這一范疇的研討與開展。

一、文秘工作中檔案管理重要性

做好文件管理工作，對于資源開發(fā)發(fā)揮著重要作用。檔案作為歷史的真實(shí)記錄，具有一定的法律效力，這是自然形成的，其他文件有很大的區(qū)別，所以檔案的記錄是客觀的。與此同時(shí)，檔案檔案不僅包括雙方的手稿，還包括雙方的聲音和圖像文件，所以檔案館的真實(shí)性很強(qiáng)。通過記錄檔案，我們可以更好地實(shí)踐活動(dòng)的廣度在反映作用，為歷史提供科學(xué)依據(jù)方面發(fā)揮一定的作用。

文件工作與文件管理是分不開的，辦公室秘書人員的工作就突出了檔案信息的重要性。辦公文書人員必須給上級領(lǐng)導(dǎo)上傳大量文件，這些文件應(yīng)及時(shí)提交給領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后提醒，備案，這將直接影響到整個(gè)企業(yè)的效率。使企業(yè)更好地貫徹上級精神，為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效提升經(jīng)濟(jì)效益。辦公文職人員的優(yōu)質(zhì)服務(wù)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)中起著非常重要的作用。因此辦公室需要以管理基礎(chǔ)檔案管理為基礎(chǔ)，不斷規(guī)范運(yùn)作方式，有效推動(dòng)辦公廳文書工作有序健康發(fā)展。因此，企業(yè)辦公文書工作人員檔案工作突出其重要作用，要全面規(guī)范企業(yè)文秘管理工作的整個(gè)過程。

二、信息時(shí)代對秘書檔案工作的影響

（一）對檔案原始記錄性的影響

在現(xiàn)代信息技術(shù)背景下，電子文件的起草，閱讀和印刷在電腦上進(jìn)行，需要用到網(wǎng)絡(luò)。電子文件形成后，員工的操作存儲(chǔ)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，檔案管理員和技術(shù)人員共享信息數(shù)據(jù)。這使得電子文件易于修改和模仿，幾乎沒有原件和復(fù)制之間的區(qū)別，將不會(huì)有一些原始的手稿記錄的演示文稿。原始記錄的電子文件的內(nèi)容和方式的特點(diǎn)已經(jīng)不再存在，文件和檔案兩者不再清晰。所以文件的原始和真實(shí)性無法準(zhǔn)確確定，文件的性質(zhì)在了解這方面的輕微變化已經(jīng)發(fā)生。

（二）對檔案保管工作的影響

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存儲(chǔ)只需要存儲(chǔ)環(huán)境，安全存放紙張和筆跡即可，紙張安全儲(chǔ)存通常需要紙張儲(chǔ)存溫度，濕度，光照，灰塵和動(dòng)物叮咬等。為了確保電子檔案的可用性，除了存儲(chǔ)在紙上的紙張文件外，還需要提供具有相應(yīng)紙質(zhì)文件的硬拷貝的電子文檔，除了保存有價(jià)值的紙質(zhì)文件外及時(shí)的。因此，現(xiàn)代信息技術(shù)在電子文件保管條件下，需要使用許多新技術(shù)，新思路，確保電子文件或文件信息的安全和識(shí)別再現(xiàn)。

（三）對檔案信息安全工作的影響

1.信息與電子文件的載體之間存在分離性。在電子環(huán)境條件下，電子文件由于其內(nèi)容和載體的分離，使內(nèi)容和圖案容易變化，不留痕跡。這不僅可以使數(shù)據(jù)內(nèi)容的可靠性大大降低，而且使文件格式等外部方式失去原有的原有特性，影響檔案信息的真實(shí)性和原始性。

2.打開網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)致的電子文件安全隱患。網(wǎng)絡(luò)的開放性，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)本身的安全性以及黑客進(jìn)入是造成網(wǎng)絡(luò)不安全的主要原因。 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)廣泛傳播，信息資源共享，通信渠道共享等信息被盜，盜用，非法變更和各種破壞性破壞，提供了非常方便，難以控制的備用舉動(dòng)。

三、信息時(shí)代完善秘書檔案管理工作的主張

（一）使用信息技術(shù)厚實(shí)專業(yè)知識(shí)加強(qiáng)檔案管理效率

電子檔案管理實(shí)質(zhì)上推動(dòng)了文秘工作與檔案管理的一體化進(jìn)程，文秘工作者能夠根據(jù)需求，樹立檔案之間的多維聯(lián)絡(luò)，只要在檢索軟件中標(biāo)明紙質(zhì)檔案的寄存位置就能夠便當(dāng)且高效的找到對應(yīng)的文檔，電子檔案管理即便紙質(zhì)檔案管理的有利彌補(bǔ)又極大的快捷了文秘工作。

（二）加強(qiáng)文秘員工的工作技能

1.樹立健全電子檔案材料管理的自動(dòng)化。企事業(yè)單位在根據(jù)信自、網(wǎng)絡(luò)技能的前提下，要極力樹立健全電子檔案材料管理的自動(dòng)化，使文秘員工在檔案管理上完結(jié)榜首時(shí)間的上傳、接收、搜集以及收拾等工作，防止文件材料的紊亂與缺失。

2.構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)渠道。在根據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)化的前提下，企事業(yè)單位能夠運(yùn)用相關(guān)程序在企事業(yè)單位內(nèi)部樹立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)渠道，加強(qiáng)檔案管理的同享化使企事業(yè)單位內(nèi)部各部門在檔案的管理上互利同享，防止重要信息在空間上無法完結(jié)兼并

3.進(jìn)一步加強(qiáng)文秘員工技能的訓(xùn)練。在信息時(shí)代下，信息的快速更新與技能的開展是其重要的特色之一因而，企事業(yè)單位關(guān)于文秘工作及檔案管理必定要進(jìn)一步加強(qiáng)文秘員工的技能訓(xùn)練工作例如，能夠邀請高校教授進(jìn)行講座，安排教育學(xué)習(xí)等。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作的保密性

1.文秘員工在工作上，使用核算機(jī)時(shí)，必定要隨時(shí)對核算機(jī)的安全問題進(jìn)行關(guān)注，加強(qiáng)核算機(jī)的健康性在使用時(shí)盡量選用安全功能高的軟件。

2.文秘員工對檔案進(jìn)行管理時(shí)，一般都不能與外網(wǎng)進(jìn)行鏈接，防止黑客的侵人。

3.在檔案的管理上，實(shí)施專人進(jìn)人，一般只有高層管理員工與問題具有此項(xiàng)權(quán)限，其他員工有必要進(jìn)行申請程序。

四、結(jié)語

綜上所述，企事業(yè)單位在根據(jù)信息時(shí)代下的文秘工作與檔案管理上，必定要從基本問題動(dòng)身，在使用信息網(wǎng)絡(luò)技能的前提下，加強(qiáng)文秘員工的工作意識(shí)，進(jìn)而從根本上運(yùn)用到信息技能所帶來的便當(dāng)，加強(qiáng)檔案管理與信息保密水平。

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（作者簡介：田碩，本科，山東科技大學(xué)泰山科技學(xué)院，研究方向：文秘檔案。）