關(guān)于檔案保管期限的研究

彭碧珍 鄒春艷

摘 要：雖然目前檔案工作的周期表在檔案工作中起著非常重要的作用，但由于其術(shù)語和表達(dá)方式的抽象性和模糊性，難以操作，實際操作中存在一些不足。根據(jù)"檔案法"和國內(nèi)外檔案保管期的規(guī)定，提出了一種新的劃分方法。過去，這是各機(jī)關(guān)組織和考核工作的基本依據(jù)，也是檔案長期和長期保管和檔案轉(zhuǎn)移的標(biāo)準(zhǔn)。本文提出了一種新的識別系統(tǒng)來改變過去的記錄。

關(guān)鍵詞：保管期限；鑒定；檔案；價值

1、前言

合理的館藏結(jié)構(gòu)和豐富的館藏內(nèi)容是進(jìn)行檔案工作的基礎(chǔ)。目前收集的檔案數(shù)量急劇增加，結(jié)構(gòu)矛盾單一，內(nèi)容重復(fù)，這種矛盾在很大程度上存在。相關(guān)的評估不科學(xué)，因此有必要列出修訂時間。

2、需要修改文件存儲計劃

檔案連續(xù)值表是鑒定檔案和時限確定的依據(jù)。開展檔案認(rèn)定工作是保證檔案質(zhì)量的有效工具。自20世紀(jì)50年代以來，這是管理和控制國家檔案信息資源的重要手段。國家根據(jù)不同時期的不同情況發(fā)布了一系列記錄，使評估工作合法化，發(fā)揮了重要作用。然而，在我們的長期實踐中，我們認(rèn)為目前的時間表有很多缺點(diǎn)。通過這種形式，每個檔案單位都由非專業(yè)，不斷更新的兼職檔案工作者和辦公室人員定義，這是隨機(jī)的。美國檔案工作者Cher Sandberg在他現(xiàn)代的檔案原則和技巧書中說：“普通職員，官員和他的工作......除非你在某些問題或問題上接受過特殊培訓(xùn)?！币虼?，有必要修改當(dāng)前的文件存儲時間表，以減少業(yè)務(wù)績效，并制定一個可行的，可操作的周期表。

檔案保管期限的確定是檔案管理工作的重要組成部分，也是檔案工作中最為艱巨的任務(wù)。根據(jù)集中統(tǒng)一管理的基本原則，結(jié)合我國國家檔案館編制國家時間表，但大部分單元表副本一般都是按照設(shè)定的檔案保存期較長，而且很多上下文件似乎是一個圖書館，但結(jié)構(gòu)不合理，特征不明顯，質(zhì)量不是最好的，因為，很難判斷由于檔案價值的多樣性和及時性，三維結(jié)構(gòu)的價值準(zhǔn)確。然而，檔案價值的認(rèn)知和評價往往是非常主觀的，對檔案的需求在不斷變化。復(fù)雜而難以掌握。因此，在增加文檔數(shù)量的時候，我們應(yīng)該改變文件模型，研究文件的值設(shè)置，維護(hù)相同類型，相同系統(tǒng)權(quán)限的文件在同一級別的時間表上，周期的精確工作標(biāo)準(zhǔn)特殊檔案表格文件，如考慮到有機(jī)系統(tǒng)的時間，形成一種規(guī)范性和實用性關(guān)注的組合。

3、修改文件存儲調(diào)度的可行性

3.1重新定義文件保管時間表的法律依據(jù)。在1987年通過的檔案保存時間表中，檔案法的概念確定存在很多差異，如果檔案的最后期限是“反映主要功能活動和基本歷史權(quán)威”作為指導(dǎo)思想， “檔案法”第2條規(guī)定，“文件”是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)，從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教和其他活動的社會組織和個人直接由不同形式的國家和社會的存在，如文字、圖形、音像、錄像，另一方面，我國的檔案時間表檔案只分為永久性，長期性和短期性三個層次，不符合檔案法的規(guī)定，永久性管養(yǎng)權(quán)的實施措施各級國家檔案館檔案收集工作分為一、二、三級管理。由于法律明確規(guī)定了檔案歸類的原則，因此在確定保證期限時必須符合法律法規(guī)的要求，從某種意義上說，它為修改備案時間表提供了法律依據(jù)。因此，我們期待國家檔案局早日出臺具體的標(biāo)準(zhǔn)和管理措施。

3.2從檔案工作的最終目的來看檔案工作的最終目的是為社會服務(wù)提供檔案，為群眾服務(wù)，為機(jī)關(guān)工作。在不同的檔案資料中，同一事件分為不同的時間，部門兼職檔案工作者定義檔案的價值，通?？紤]的是每個文檔作為一個整體的重要性，“事件”的“事件”忽視但簡單的歷史檔案的重要性，“看到?jīng)]有森林的樹木”的錯誤，如果這樣，它不是一個單元文件“完整”，也沒有任何形式的文件材料來完成一個活動，以“常駐”。對事物或活動的“完整”理解是人們未來需要的。

3.3目前，中國有很多基層檔案工作者出動。統(tǒng)計顯示，部分城市檔案的轉(zhuǎn)速在30%至30年之間。如果我們將部門兼職檔案管理人員與年度變化率超過50%的檔案結(jié)合起來，這些人有時會過遲地接受培訓(xùn)。所以他們迫切需要一個有針對性和可操作的文件格式。

4、修改檔案存儲時間表

盡管修改檔案系統(tǒng)是必要和可行的，但仍存在許多問題。

4.1由于檔案是在各個部門形成的，各部門強(qiáng)調(diào)需要使它們易于獲取和服務(wù)于該部門，而不是為了方便公眾。每個單位都應(yīng)該樹立社會標(biāo)準(zhǔn)意識，從黨和國家的根本利益來判斷。

4.2考慮到檔案的區(qū)域性和單一性。檔案是一個地區(qū)活動的真實歷史，一個單位，其中一些不一定對國家和社會具有保留價值，但在當(dāng)?shù)鼗虮締挝环浅Ｓ杏?，因此我們必須擁有關(guān)鍵保留這部分文檔。

5、修改檔案存儲時間表的概念

5.1現(xiàn)有檔案館采用“三分法”，永久保存，無限制16-50歲，長期保存，短期保存15年。盡管“三點(diǎn)法”指導(dǎo)著檔案時期的長期劃分，但從多年實踐的角度來看，“三重法”仍存在諸多不足之處，如難以掌握三種時間，太長的時間和缺乏特定的可操作性。例如，35年的長期監(jiān)護(hù)期。就具體的檔案文件而言，應(yīng)保存20年或30年，40年或50年，沒有明確界定?？陀^上，即使50年，也沒有識別?！爸卮蟆焙汀耙话恪本辛魰r間表難以調(diào)和，導(dǎo)致時間限制的隨機(jī)性和主觀性等。針對這些不足，學(xué)界提出了許多意見，其中最具代表性的觀點(diǎn)是“二分法”，分為永久性和周期性兩個層次。

5.2過去各機(jī)關(guān)檔案時間表是各檔案工作歸檔和評估的基本依據(jù)，是檔案長期保存?zhèn)魉蜋n案的標(biāo)準(zhǔn)。檔案和檔案之間的準(zhǔn)確性標(biāo)準(zhǔn)是相同的。根據(jù)現(xiàn)行規(guī)定，由于人們對發(fā)展變化的認(rèn)識已經(jīng)很長時間，因此檔案認(rèn)定一般是10年（區(qū)，縣，20年后）（省，市等）檔案的形式。文件本身的價值相對較少，因此時間往往在判斷文件價值中起著非常重要的作用。有人提出，未來社會的需求相對困難，但隨著時間的推移，一方面人們對檔案的價值有了更深的理解，另一方面，經(jīng)過一段時間測試中，屬性的價值更為明顯。這使得可以確定該母雞是否是在該年后的母雞：使其有必要重新定義文件的價值。

6、結(jié)束語

檔案工作的特點(diǎn)符合時限工作，是檔案工作的一項緊迫任務(wù)。我們必須總結(jié)和評估工作經(jīng)驗，追求檔案數(shù)量控制和檔案傳輸?shù)耐獠啃问剑岣哔|(zhì)量。培養(yǎng)新形勢，新局面，科學(xué)，完整的檔案。

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