信息化視角下會計檔案的電子化管理探究

張虹

摘 要：隨著互聯網信息技術的飛速發(fā)展，現代信息化技術在越來越多的領域得到了應用，會計檔案管理也在進行著一場全新的變革。本文簡要分析會計檔案管理的現狀及存在的問題，并有針對性的提出相應的建議，以求有助于會計檔案的電子化管理發(fā)展完善及創(chuàng)新。

關鍵詞：信息技術；會計檔案；電子化管理；模式探究

1 會計檔案管理主要現狀分析

（一）檔案的保存分散混亂、會計檔案缺失的現象嚴重

會計檔案是反映和記錄經濟業(yè)務內容的載體，主要包括原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表等。目前，相當一部分的單位還沒有設立或者尚未完善專門的檔案管理部門，導致檔案資料遺失的現象多次發(fā)生，檔案的保存不規(guī)范、不完整甚至會計檔案缺失的現象嚴重。這一方面說明相關單位單位對于會計管理工作本身存在著許多的不足，不僅不利于單位的運營發(fā)展，還會致使單位的經營效益甚至社會聲譽受到損害。

（二）會計檔案管理缺乏效益性、時效性和系統性

隨著信息化的不斷推進，財務管理系統也開始采用先進的信息技術，使財務統計手段更加智能化和高效化，從而替代傳統的統計手段。雖然按照檔案的管理規(guī)定來說，仍然需要打印紙質檔案，但是查閱電子檔案的高效性已經遠遠超越了紙質檔案，使得紙質檔案的利用率也明顯下降。而可惜的是，會計檔案的電子化管理作為新興事物卻又沒有得到相應的重視和發(fā)展，無法提供高水平的會計檔案信息來滿足單位的實際經營活動需求，從而也就出現了會計檔案的利用和管理普遍缺乏效益性、時效性和系統性的的尷尬現實。因此，要不斷創(chuàng)新和完善會計檔案的電子化管理，從而滿足對會計檔案的利用需求。

此外，由于原始憑證與ERP系統集成憑證的匹配要在事后進行，且兩種憑證的數量有差異等原因，都使得財務人員的工作難度及工作量大大增加。

2 轉變與改進會計檔案的電子化管理模式，提高會計檔案的利用服務水平

早在2015年12月，《會計檔案管理辦法》的出臺就已經明確了電子會計檔案的地位，列入了會計檔案管理范圍。電子會計檔案管理的推行一方面可以精簡傳統會計檔案管理，降低單位成本，另一方面也是順應信息化管理發(fā)展的需要，從而推進單位管理效率的提升。

由于電子會計檔案與紙質會計檔案在工作地點、范圍、內容等方面存在極大的不同，因此未來確保電子會計檔案管理工作的落實到位，電子會計檔案管理工作可以從硬件設備、基本制度、組織流程、業(yè)務規(guī)范、安全保障幾方面進行實施推進。

（一）完善相關硬件設施建設，提升會計檔案的利用率

傳統的查賬模式是先在財務系統中找到憑證號，根據憑證號再進入檔案室尋找相關的資料，給查賬等工作帶來非常大的不便，也必然會影響查賬的效率。因此，利用互聯網等現代信息技術來改進檔案管理的硬件設備是要提高會計檔案的利用率的重要措施。此外，建立起會計檔案相應的查詢系統，也是提高會計檔案的利用率的有效手段。

（二）各單位檔案管理部門需要一套全新的管理模式

因為沒有前車之鑒，缺乏一套系統化、理論化的管理制度及有效的指導，從而導致之前的各單位檔案管理工作出現了很大的隨意性和不規(guī)范性，使得檔案管理建設過程進度緩慢，走了許多彎路。因此，有關部門領導應盡快根據自身實際情況，建立健全一套系統理論的檔案管理制度。該制度應該囊括檔案管理工作的各個方面，使檔案工作人員在工作中有法可依，合理的科學的安排檔案管理工作的工作流程。另外，還要制定一套監(jiān)督制度，隨時監(jiān)督檔案管理工作，保護檔案的保密性，絕不能給不法分子可乘之機。

（三）規(guī)范組織流程

在電子會計檔案管理過程中，要設置相應的管理職責，合理優(yōu)化組織流程，從而形成電子會計檔案統一管理體系，保證電子會計檔案工作質量。財務部門負責會計資料移交前的收集、整理、保管等，單位信息化系統要能夠使財務與檔案管理一體化，能夠固化公司每項業(yè)務處理流程及信息，這些信息形成相應的會計憑證，自動生成會計信息的規(guī)范化、統一化和自動化管理，為會計檔案的管理工作打下堅實基礎。

（四）規(guī)范會計業(yè)務活動

會計基礎工作是會計檔案的立足點，只有會計基礎工作做好了，會計核算系統才能有效的對會計資料進行準確無誤的接收和處理，轉換成符合要求的會計憑證、賬簿等電子會計資料，才能為后續(xù)的經辦、審核、審批等必要的電子簽證程序做好鋪墊工作。借助于信息化系統，進一步規(guī)范會計檔案管理工作。會計檔案電子化系統要能接收信息系統生成和傳送過來的會計資料，確保信息的真實有效。

（五）建立安全保障制度

會計檔案電子化管理的實施，使檔案的安全迎來了新的挑戰(zhàn)，從系統、網絡、使用過程等多方面建立電子檔案安全保障體系。在使用過程中，建立安全權限控制機制，對于檔案的整理、查詢等不同類別的工作要賦予不同的權限，防止會計檔案內容的篡改和泄露。在系統的安全上，采用相應的IT系統安全保障電子會計檔案形成前不被篡改，保證各授權人員的規(guī)范化操作，保障硬件的系統安全和數據庫服務器的安全。電子會計檔案對各個環(huán)節(jié)的業(yè)務事項均會產生影響。另外，電子票據對會計工作的監(jiān)督檢查提供了多層次、全方位的會計管理信息，在很大程度上提高了事后監(jiān)督和核實的效用。

3 結語

傳統的會計檔案管理模式已經漸漸無法適應信息時代電子化管理發(fā)展的要求，因此探索、適應和不斷創(chuàng)新會計檔案的管理模式，勢在必行，尤其是要發(fā)展、改進以及不斷完善會計檔案的電子化管理，以求充分利用并發(fā)揮出信息化技術的積極作用，從而提高檔案利用率，最終推動相關事業(yè)企業(yè)的發(fā)展。

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