事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

盧燁

摘 要：隨著各項事業(yè)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)社會也得到了發(fā)展和進(jìn)步，帶動了檔案管理工作覆蓋面的擴(kuò)展。檔案管理作為事業(yè)單位中的重要部分之1 其改革面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 現(xiàn)狀分析 創(chuàng)新改革

1 引言

在事業(yè)單位中，行政事務(wù)的平穩(wěn)有序運(yùn)轉(zhuǎn)都要以檔案管理為基礎(chǔ)，檔案管理不僅能夠保證整個行政事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效的運(yùn)行，更重要的是對單位自身的科學(xué)發(fā)展、社會精神文明的建設(shè)、人民群眾正當(dāng)權(quán)益的維護(hù)都有著重要的作用。在社會發(fā)展的過程中，事業(yè)單位的改革不斷變化，因為事業(yè)單位中存在檔案文件內(nèi)容不完善等現(xiàn)象，所以，將事業(yè)單位中的檔案管理方式方法進(jìn)行改革是社會發(fā)展過程中最重要的工作內(nèi)容之一。針對這一問題，我們當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，進(jìn)而探討出相應(yīng)的解決措施。

2 做好事業(yè)單位檔案管理工作的意義

檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性工作，它在事業(yè)單位管理中是不可或缺的一部分。在事業(yè)單位中，檔案管理最重要的工作內(nèi)容是將檔案管理工作做扎實?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。

做好檔案管理工作對于每一個檔案管理工作人員來說，是最主要的任務(wù)。當(dāng)沒有準(zhǔn)確的認(rèn)識到這件事情的嚴(yán)重性時，會為未來發(fā)展釀造很多錯誤。

當(dāng)今社會飛速發(fā)展，也加深了檔案管理工作創(chuàng)新與改革的進(jìn)程，對檔案管理工作的創(chuàng)新內(nèi)容及發(fā)展方向有著更大的要求。只有勇于探索和嘗試，才能適應(yīng)社會的競爭，只有不斷的探索與改革，才能追上不斷發(fā)展的社會進(jìn)程，才能將本單位整體發(fā)展的狀況和工作成果更全面、真實地反映出來?？傊?，做好檔案管理工作在促進(jìn)地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會全面發(fā)展的同時，還能讓社會各界對本單位在市場經(jīng)濟(jì)中的形象認(rèn)識更加深入。

3 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的分析

3.1 對檔案工作的不重視

一直以來，沒有認(rèn)清檔案工作的重要性是行政事業(yè)單位的工作人員，從單位領(lǐng)導(dǎo)到職工本人普遍存在的現(xiàn)象。大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為檔案工作都屬于幕后服務(wù)工作內(nèi)容，不能為單位創(chuàng)造可觀的經(jīng)濟(jì)利益。而且在年度和任期考核中，上級領(lǐng)導(dǎo)也沒有考慮把檔案工作納入其中。因為沒有認(rèn)識到檔案工作的重要性，工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)，沒有積極的態(tài)度去完成工作，在工作時，存在應(yīng)付心理，不規(guī)范的現(xiàn)象時有發(fā)生。對檔案工作沒有給予足夠的重視，導(dǎo)致檔案工作長期處于被動狀態(tài)，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化更是不會被談及。

3.2 工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的欠缺

檔案管理工作要求專業(yè)性強(qiáng)，技術(shù)性高等特點。因此對相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平有著較高的要求。隨著事業(yè)單位的發(fā)展，原有的、專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人員被調(diào)走，而分配到檔案管理部門的人員大多是新手，工作能力往往不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，對檔案的管理過程不知曉，工作內(nèi)容對他們來說相對模糊。管理意識淡薄，存在著消極、懈怠的情緒。一些管理人員工作態(tài)度不端正，常常因為責(zé)任心不強(qiáng)，在收集、整理、歸檔、裝訂等方面不夠認(rèn)真，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況。

3.3 現(xiàn)代化管理設(shè)施較為落后

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，更新速度迅猛，計算機(jī)信息也逐漸深入到我們的生活和工作中。為我們的工作和生活帶來了很大方便。然而在檔案信息管理系統(tǒng)，由于沒有及時、充分的認(rèn)識和發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)手段的作用，所以沒有將計算機(jī)技術(shù)廣泛運(yùn)用到檔案管理中。其中甚至有些單位檔案室?guī)旆拷ㄔ觳煌晟啤⒉灰?guī)范，檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備配置基本不全，使得檔案現(xiàn)代化設(shè)備安置無法實行。

3.4 檔案檢索效率較低

相對于手工檢索而言，計算機(jī)檢索的效率較高，然而我國大多數(shù)事業(yè)單位采用的仍是手工檢索。顯然，檔案檢索的效率和檔案的硬件設(shè)施具有很大的關(guān)系。為了提高檔案檢索效率，許多部門專門研發(fā)多種檢索工具，認(rèn)為檢索效率與檢索工具的數(shù)量呈正比。然而若是將檢索工具設(shè)置的太細(xì)、過于繁瑣，可能會出現(xiàn)搜索檔案重疊的情況，反而不利于檢索。因此檢索效率的提高，不僅是速度的加快，更在于檢索工具的精益求精。

4 檔案工作的改進(jìn)措施

4.1 建立健全檔案工作制度

檔案管理工作的規(guī)章制度建立完善，才能進(jìn)一步完善、規(guī)范檔案工作內(nèi)容。在建立健全過程中，要根據(jù)單位的工作特點，配合檔案管理的需要，講究合理性和可操作性。要結(jié)合每個事業(yè)單位的不同狀態(tài)，保證整個單位對檔案管理工作的正確認(rèn)識。另外，規(guī)章制度中還要制定既對單位領(lǐng)導(dǎo)有約束性又要對干部職工有強(qiáng)制力的條款。規(guī)章制度的擬定要參照相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)，在允許的情況下，可根據(jù)行政事業(yè)單位規(guī)模、工作特點的不同，適當(dāng)、靈活的調(diào)整其管理方式與制度規(guī)范，實現(xiàn)規(guī)范性和靈活性的有機(jī)結(jié)合。檔案部門可參照之前的實踐過程及研究方向，建立起一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完整、符合本單位實際的規(guī)章制度體系，確保單位的制度，管理系統(tǒng)完整，有據(jù)可循。

4.2 提升檔案管理人員素質(zhì)

技術(shù)需要人來操作。做好檔案工作，人員配備是關(guān)鍵。針對崗位變動導(dǎo)致檔案人員的綜合素質(zhì)顯著降低這一情況，我們可以在崗位變動時，盡量減少檔案部門的變動，穩(wěn)定檔案人員。檔案管理工作是一項專業(yè)性、實踐性和操作性都很強(qiáng)工作，如果不具備豐富的實踐工作經(jīng)驗，檔案管理工作特別是檔案收集、管理的規(guī)范是很難達(dá)到要求。此外隨著社會的發(fā)展，很多東西都在不斷更替，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)更新自己原有的知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)。為了增強(qiáng)自己的責(zé)任感，還要加強(qiáng)自己的職業(yè)道德修養(yǎng)，樹立正確的職業(yè)道德觀念，以最專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，迎接工作，以應(yīng)對社會發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)，順應(yīng)時代的潮流，實現(xiàn)從理論型、實干型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。

4.3 加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

做好檔案管理工作，就必須把檔案信息化列入工作日程。在檔案部門配置信息化的基本設(shè)備的同時，檔案人員的計算機(jī)管理知識也應(yīng)隨之進(jìn)行培訓(xùn)。檔案管理工作的完善，要結(jié)合檔案信息化完成，將先進(jìn)的技術(shù)如光盤、縮微、聲像等靈活應(yīng)用到檔案管理中。在這方面，參照國外一些成熟，信息化管理流程，借鑒其先進(jìn)的管理方法和經(jīng)驗。對檔案工作存在的不足進(jìn)行理性的總結(jié)和思考，發(fā)展當(dāng)前信息檔案管理的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

4.4 加強(qiáng)安全工作

安全工作對于檔案管理至關(guān)重要。所謂安全工作，不僅是對原有檔案進(jìn)行保存，還要保障信息安全。由專人對庫房進(jìn)行管理，嚴(yán)格遵照庫房管理規(guī)則，控制人員的進(jìn)出，保證檔案處在安全隱秘的環(huán)境內(nèi)。

檔案管理不僅對事業(yè)單位具有重大意義，同時也是社會發(fā)展的必然要求。在保證事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序運(yùn)行過程中，檔案管理發(fā)揮了巨大的作用。完善檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)現(xiàn)代化管理進(jìn)程的發(fā)展，才能保證社會穩(wěn)定發(fā)展。

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