檔案數(shù)字化的前提是做好檔案基礎(chǔ)工作

摘 要：檔案管理的數(shù)字化是新時(shí)期檔案管理的必然要求，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，首先要做好檔案的前期基礎(chǔ)工作。檔案基礎(chǔ)工作是檔案管理的重要組成內(nèi)容，不僅關(guān)系到檔案的利用效果，還直接影響著檔案數(shù)字化質(zhì)量的好壞。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化 前提 檔案基礎(chǔ)工作

計(jì)算機(jī)作為一種高效能處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代化的先進(jìn)工具，已被廣泛利用，而在檔案管理中有效利用計(jì)算機(jī)的前提是在計(jì)算機(jī)內(nèi)輸入的數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確，否則會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作陷入混亂之中。檔案的基礎(chǔ)工作是檔案是檔案管理的重要組成內(nèi)容，直接關(guān)系到檔案的利用和檔案的信息化建設(shè)。加強(qiáng)前期檔案基礎(chǔ)工作，是實(shí)行檔案數(shù)字化的前提條件。

一、檔案基礎(chǔ)工作中存在的問(wèn)題

（一）是檔號(hào)不規(guī)范，沒(méi)有目錄號(hào)，存在一卷多冊(cè)等現(xiàn)象；（二）是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少，不能滿足檢索需要；（三）是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用；（四）是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼，如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)；（五）是案卷厚薄不一，有的一、二頁(yè)紙一文一卷，有的五六百頁(yè)紙一類一卷?？傊畽n案時(shí)間跨度越長(zhǎng)、數(shù)量越大的，存在的類似問(wèn)題就越嚴(yán)重。從以上情況來(lái)看目前要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題。

二、檔案基礎(chǔ)工作中問(wèn)題解決方法

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案基礎(chǔ)就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

（一）全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕臋n案由于多年來(lái)未做全面的清查，不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件，所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（二）重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過(guò)厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)，以保證全部案卷更加規(guī)范。

（三）結(jié)合實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。應(yīng)該從自己的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本單位著錄工作的著錄細(xì)則。

（四）統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們?cè)诜诸愡^(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度，以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

（五）規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率，因此著錄時(shí)要規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是，在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種（必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整，則要補(bǔ)齊；如果題名冗長(zhǎng)，則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種。題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)，很影響檢索的準(zhǔn)確率，所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫(xiě)“請(qǐng)示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫(xiě)“報(bào)告”等等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案數(shù)字化

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，尤其是對(duì)于那些檔案時(shí)間跨度越長(zhǎng)、數(shù)量越大的單位來(lái)講。由于案卷多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各檔案的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有檔案進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

（二）分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力，又提高了效率。

（三）分門(mén)別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門(mén)別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以大大地提高著錄速度。

（四）用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時(shí)存在著查找煩瑣、效率較低的弊端，怎樣取其利避其弊，我們認(rèn)為可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯“關(guān)鍵詞”進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。例如，擬寫(xiě)關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)一事的關(guān)鍵詞有人寫(xiě)“基本建設(shè)”，有人寫(xiě)“基建”有人寫(xiě)“廠房建設(shè)”，在進(jìn)行計(jì)算機(jī)后控時(shí)統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計(jì)算機(jī)“活動(dòng)增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢、計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問(wèn)題分屬關(guān)系。

近年來(lái)我們?cè)谕七M(jìn)檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程中通過(guò)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作提高了檔案管理基礎(chǔ)工作水平并已初步建成了計(jì)算機(jī)檢索體系，為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]董桂英.計(jì)算機(jī)檔案管理前期基礎(chǔ)工作的重要性.蘭臺(tái)世界

[2]吳薇.淺談企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作的重要性.甘肅科技

作者簡(jiǎn)介

邢金娣（1983年-），女，漢族，山東省威海市文登區(qū)，檔案助理館員，大學(xué)本科，山東省威海市文登區(qū)廣播電視臺(tái)。研究方向：檔案數(shù)字化。