淺析檔案歸檔問題與檔案安全管理工作

楊芳

摘 要：檔案管理工作對事業(yè)單位作用極大，其主要是記錄其日常工作內(nèi)容以及對以往工作的總結(jié)。新時期，檔案管理工作必定會對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生重要影響，因此有關部門必須加強對事業(yè)單位檔案管理工作的重視。基于此，本文就檔案歸檔問題與檔案安全管理工作展開相關分析，首先，對檔案歸檔工作內(nèi)容進行了簡要介紹；然后，對檔案歸檔工作中存在的問題進行了分析，主要包括管理人員問題與管理制度問題；最后，提出了相應的檔案安全管理對策，分別是提升管理人員保密意識、完善檔案管理保護機制。

關鍵詞：檔案歸檔；檔案安全管理；保密意識

前言：檔案管理工作在企業(yè)或單位的管理工作當中具有十分重要的價值與意義，有利于提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升企業(yè)經(jīng)營與管理成效。利用豐富的檔案資源，能夠為企業(yè)的發(fā)展決策提供重要的參考依據(jù)，推動企業(yè)的穩(wěn)健前行，但現(xiàn)階段的檔案安全管理工作中還存在一定的不足，需要充分利用現(xiàn)代信息時代的科技特點，對其進行有效改善。

一、檔案歸檔工作概述

檔案歸檔工作應從整理檔案開始，以件為單位進行文件歸檔操作，一般情況下每份文件為一件；為確保紙質(zhì)文件的長久保留，要將原始文件上的金屬釘拆掉；將文件裝入軟卷皮之后，為其編寫頁碼；頁碼編寫完成后，要對文件加蓋歸檔章，并填寫歸檔章；最后一步即是依據(jù)文件屬性進行歸檔文件目錄的有效編制。

在進行歸檔工作的過程中，應遵循統(tǒng)一管理原則，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，保證歸檔文件的完整與準確，確保能夠依據(jù)歸檔目錄準確的找到文件。另外，應區(qū)分開歸檔文件的保存價值進行分類整理與立卷，整理與立卷工作需要相關文書部門與業(yè)務部門遵照檔案管理制度進行。針對利用率較高的文件，可整理兩份進行歸檔，歸檔過程眼嚴格遵循檔案材料歸檔規(guī)定，嚴禁采用復寫紙、純藍墨水、圓珠筆鉛筆等進行材料歸檔，只能使用碳素或黑墨水進行所需書寫操作。

對于不懂的文件檔案類型，其歸檔范圍也有所差異，對于文書檔案的歸檔范圍，要通過對歸檔單位或部門的基本職能、歷年歸檔狀況以及主要業(yè)務流程的分析，才能進一步擬定出基本歸檔范圍與內(nèi)容，歸檔范圍初步確定之后，還應將其反饋到相關歸檔部門當中進行復核，確認簽字后形成最終歸檔范圍；對于科學技術(shù)的相關研究檔案的歸檔范圍，應遵照科研項目計劃進行確定；對于建設項目的檔案范圍，需要建設項目計劃進行確定；對于儀器設備的相關檔案范圍，應按照其引進與購置計劃進行確定，并將與儀器設備關系密切的文件資料進行歸檔；聲像檔案與榮譽檔案的歸檔范圍，可依據(jù)《大事記》進行有效確定。

二、檔案歸檔工作中存在的問題分析

（一）管理人員問題

多數(shù)企業(yè)與單位當中，對于檔案歸檔工作的重視程度不夠，從而忽視了對檔案管理人員安全管理意識與專業(yè)技能的有效培養(yǎng)。在檔案管理這一崗位上，缺乏專職的管理人員，對《檔案法》認識與掌握程度不夠，難以實現(xiàn)檔案資源管理對企業(yè)發(fā)展的指導作用。管理人員的專業(yè)素質(zhì)不夠，導致檔案歸檔工作緊緊停留在文件收集；管理過程未能嚴格依照系統(tǒng)的流程規(guī)程，造成檔案丟失等現(xiàn)象極為普遍，嚴重浪費了檔案資源。加之現(xiàn)階段檔案管理崗位人員流動性較大，且工作人員缺乏積極主動意識，十分不利于檔案的持續(xù)歸檔與系統(tǒng)管理。

（二）管理制度問題

由于企業(yè)領導層對檔案管理工作的不重視，導致檔案歸檔工作十分松散，存在大量檔案資料未能及時的進行鑒定、整理、分類、歸檔等等，僅僅做到了簡單的存放，這是缺乏管理制度約束的重要體現(xiàn)。檔案歸檔工作未能嚴格遵循歸檔流程，導致檔案歸檔混亂，造成后期查找工作的不便，降低檔案資源的利用率。歸檔工作缺乏制度管理，同時也會制約企業(yè)整體管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

三、檔案安全管理對策分析

（一）提升管理人員保密意識

檔案安全及時有效保護了企業(yè)的內(nèi)部機密，對企業(yè)發(fā)展決策的有效開展具有重要意義，因此，應不斷加強檔案管理人員的保密意識。首先，企業(yè)領導層面應在意識形態(tài)上重視檔案安全管理工作，提升檔案安全與自我保護意識，對檔案室設置嚴格的準入權(quán)限，非檔案管理人員不得入內(nèi)；進而對檔案管理人員的薪資水平與綜合素質(zhì)培訓予以重視，提升管理人員對企業(yè)的忠誠度，提升其保密意識[1]。其次，企業(yè)領導還應做好對應對突發(fā)檔案事件的思想與行動準備，在日常管理工作當中，完善檔案安全防范與保護制度，達到強化安全管理的工作效果。

（二）完善檔案管理保護機制

檔案是承載企業(yè)內(nèi)部信息的重要介質(zhì)，檔案保存不當，會造成嚴重的企業(yè)損失，針對不同檔案類型，可制定不同的保護措施。對于紙質(zhì)檔案這種易受環(huán)境影響的檔案類型，應對其保存環(huán)境進行充分考量，首先，應保證濕度與溫度符合紙張保存的要求，防止紙質(zhì)檔案過度老化編制，可適當采用現(xiàn)代科技，對檔案庫的溫度與濕度進行有效調(diào)控，延長紙質(zhì)檔案壽命，一般來說，適宜紙張保存的溫度在14-18℃之間。另外，光源也是影響紙質(zhì)檔案的重要因素，由于紙質(zhì)成分不同，致使其對抗光的強弱也存在一定差異，現(xiàn)代紙質(zhì)的中的纖維純度極大的影響了其耐光性，在紫外線、紅外線以及光氧化的影響下，紙張容易褪色、老化、發(fā)粘，因此，應采取避光的處理措施，將紙質(zhì)檔案存放至暗處進行保護。

對于電子檔案，由于其復制性較強，在遇到突發(fā)事件時，絕大多數(shù)檔案都可以通過數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)找回。但在進行電子檔案錄入的過程中應著重注意，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性，確保電子檔案的完整性，以維護相關檔案資源的應用價值；電子檔案的軟件產(chǎn)品源程序與文本的一致性也是重點管理內(nèi)容[2]。在進行電子檔案的獲取與檢查的過程中，應重視對其載體的病毒檢查工作，完善建立信息系統(tǒng)防護墻，設置管理與檔案訪問、獲取權(quán)限，并為其建立備份與恢復系統(tǒng)，以實現(xiàn)檔案管理保護機制在電子檔案在線管理中的有效應用，進而全面實現(xiàn)對電子檔案的安全管理工作。

結(jié)束語：綜上所述，對檔案歸檔問題與檔案安全管理工作的相關研究，有利于提升相關企業(yè)或單位對檔案安全管理工作的重視程度。通過檔案安全管理工作的順利實施，能夠推動檔案歸檔工作規(guī)范化的進一步實現(xiàn)，保障檔案管理質(zhì)量，完善檔案安全管理工作制度，進而提升檔案利用率。因此，在未來檔案管理工作當中，應重視對檔案歸檔工作的規(guī)范化管理，不斷提升檔案安全管理水平，充分利用檔案資源推動企業(yè)的正向發(fā)展。

參考文獻

[1]王魯生.新時期檔案管理工作創(chuàng)新的思考[J].辦公室業(yè)務，2017，08：109.[2017-09-14].

[2]王建宇.淺析檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題[J].蘭臺世界，2011，24：63-64.[2017-09-14].