基于檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)思考

張微

摘 要：隨著電子檔案被添加到現(xiàn)代檔案系統(tǒng)之中，檔案管理工作的組織難度逐漸加大。在給檔案管理工作提出的全新管理要求之中，規(guī)范化管理工作極為重要。通過(guò)應(yīng)用規(guī)范化的管理方法可以使檔案管理體系變得更為科學(xué)，管理檔案材料的活動(dòng)也可以更為順暢。然而隨著檔案資源的內(nèi)容逐漸復(fù)雜化，規(guī)范檔案管理工作的開(kāi)展難度也有所提升。本文根據(jù)對(duì)現(xiàn)代檔案管理內(nèi)容的了解，對(duì)規(guī)范化管理檔案的實(shí)現(xiàn)方法進(jìn)行研究。關(guān)鍵詞：檔案管理；管理方法；規(guī)范化管理隨著信息技術(shù)逐漸滲入到檔案管理系統(tǒng)之中，檔案管理人員積極開(kāi)展各種與信息化管理技術(shù)相關(guān)的學(xué)習(xí)活動(dòng)，通過(guò)掌握新型管理技術(shù)來(lái)優(yōu)化自己的日常的檔案管理工作。然而處理使用先進(jìn)手段完善檔案管理系統(tǒng)之外，管理人員還要提升檔案管理工作的規(guī)范化程度，使所有檔案材料都可以在優(yōu)質(zhì)的管理工作的影響下發(fā)揮出其具有的多種價(jià)值。本文對(duì)檔案管理工作規(guī)范化的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行探討。1 提升檔案管理工作規(guī)范化程度的意義在規(guī)范化現(xiàn)代檔案材料管理系統(tǒng)時(shí)，可以進(jìn)一步增加檔案管理的方法，如果只使用單一化的管理方法，一些全新的檔案管理需求就難以被充分滿足，如電子化檔案材料的特殊管理需要以及共享可用檔案的等多種需求。而在規(guī)范化檔案管理系統(tǒng)工作開(kāi)展過(guò)程中，管理人員可以對(duì)錯(cuò)誤的檔案管理方法進(jìn)行改進(jìn)，同時(shí)也可以將全新的管理方法引入到管理系統(tǒng)之中，從管理檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，使檔案管理工作可以以更高的效率開(kāi)展。在規(guī)范化檔案系統(tǒng)的工作之中，改變不僅僅體現(xiàn)在管理方法這一個(gè)方面，也體現(xiàn)在管理人員身上，檔案管理人員在投入到提升管理工作規(guī)范化程度時(shí)，還能改變自身的管理素質(zhì)，借助培訓(xùn)、調(diào)研與管理實(shí)踐等多種活動(dòng)充分熟悉規(guī)范化的檔案管理流程，優(yōu)先選用規(guī)范化的檔案管理方法，在改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，也對(duì)自身的職責(zé)有了更加清晰地認(rèn)知。檔案管理是現(xiàn)代管理的重要組成部分，對(duì)組織的正常運(yùn)行具有非常關(guān)鍵的影響。具體來(lái)講檔案主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一方面是和組織業(yè)務(wù)相關(guān)的信息記錄；另一方面是和組織員工相關(guān)的人事變更信息記錄。科學(xué)合理的檔案管理可以有效規(guī)范檔案管理工作，對(duì)檔案管理的流程進(jìn)行優(yōu)化處理。信息數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，在數(shù)字化進(jìn)程中我們已經(jīng)引入了大量的辦公型技術(shù)設(shè)備，在先進(jìn)設(shè)備的輔助之下，檔案規(guī)范化管理工作才能得以順利開(kāi)展。計(jì)算機(jī)檔案管理是一種現(xiàn)代化的管理手段，是檔案規(guī)范化管理的重要方式。檔案管理具有一定的系統(tǒng)性，檔案管理人員必須對(duì)相關(guān)檔案開(kāi)展一系列的工作，主要包括對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的采集和整理。在此期問(wèn)一定要保證檔案中不能出現(xiàn)錯(cuò)誤信息，同時(shí)保證檔案信息的完整性。2 科學(xué)的管理對(duì)策規(guī)范化檔案管理系統(tǒng)的活動(dòng)刻不容緩，在了解了這項(xiàng)工作的價(jià)值之后，管理人員就能通過(guò)應(yīng)用以下幾種管理對(duì)策來(lái)革新檔案管理工作的開(kāi)展局面。2.1 增強(qiáng)規(guī)范化管理工作的宣傳力度在提出規(guī)范化管理的工作理念之后，管理人員逐漸開(kāi)展擴(kuò)大規(guī)范化管理理念的宣傳范圍，將新型規(guī)范化管理要求添加到管理規(guī)范之中，使管理人員、普通員工以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)均能都對(duì)規(guī)范化的檔案管理留有一定的印象。管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)地應(yīng)用規(guī)范化的檔案管理方法，給其他工作人員進(jìn)行是示范。將規(guī)范化管理檔案工作的多種價(jià)值都添加到管理宣傳內(nèi)容之中。在宣傳環(huán)節(jié)不斷地對(duì)檔案管理資源進(jìn)行整合，以便于使后續(xù)的管理任務(wù)也能夠更為井井有條地進(jìn)行。2.2 完善管理制度實(shí)現(xiàn)規(guī)范化程度較高的檔案管理工作的必要前提就是落實(shí)相應(yīng)的管理制度，管理制度之中不僅僅需要涉及到管理工作開(kāi)展方法方面的內(nèi)容，同時(shí)還要包含規(guī)范管理人員的工作內(nèi)容，使工作管理和人員管理兩種活動(dòng)可以同時(shí)開(kāi)展，在制度中必須要體現(xiàn)出給管理人員的工作提出的規(guī)范性要求，將其職責(zé)進(jìn)行劃分，使領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)現(xiàn)對(duì)管理人員的分級(jí)管理需求。管理人員在新型規(guī)范化檔案管理制度的嚴(yán)格約束之下，也能夠計(jì)劃性地開(kāi)展檔案管理工作。實(shí)現(xiàn)多方位增強(qiáng)檔案管理規(guī)范性的工作需求。2.3 加強(qiáng)對(duì)管理工作的監(jiān)管力度在監(jiān)管人員的協(xié)同幫助之下，管理人員的工作也不會(huì)頻繁地出現(xiàn)錯(cuò)誤，因此可以適時(shí)地增加監(jiān)管工作的開(kāi)展次數(shù)。檔案規(guī)范化管理工作的順利開(kāi)展離不開(kāi)監(jiān)管工作的支持，管理人員需要加大對(duì)檔案規(guī)范化管理的監(jiān)管力度。首先，成立專門(mén)的監(jiān)管小組。其次，對(duì)檔案管理工作開(kāi)展不定期的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，并及時(shí)解決問(wèn)題。最后，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，對(duì)工作人員的工作成果進(jìn)行不定期檢查。2.4 引入先進(jìn)的設(shè)備計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和普及極大地促進(jìn)了各行各業(yè)的發(fā)展，同時(shí)也是現(xiàn)代管理的主要工具。檔案規(guī)范化管理工作的順利開(kāi)展離不開(kāi)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大力支持。具體來(lái)講，借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案管理人員可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的分類管理。此外，通過(guò)構(gòu)建檔案共享平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有信息資源的共享和充分利用。還可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展對(duì)檔案資料的采集工作，保證采集資料的全面性。2.5 大力培養(yǎng)檔案管理人員現(xiàn)階段，我國(guó)在檔案規(guī)范化管理方面還存在一定的問(wèn)題，出現(xiàn)問(wèn)題的主要原因就是檔案管理人員的工作技能和專業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低，同時(shí)對(duì)檔案規(guī)范化管理工作不夠重視，未能正確認(rèn)識(shí)檔案規(guī)范化管理的重要性。為了解決上述問(wèn)題，筆者認(rèn)為相關(guān)人員可以從兩個(gè)角度開(kāi)展工作：第一，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)檔案規(guī)范化管理工作的了解，讓檔案管理人員正確看待和認(rèn)識(shí)檔案規(guī)范化管理工作，明確檔案規(guī)范化管理的積極影響。第二，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，聘請(qǐng)一些高水平的專業(yè)人員對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員對(duì)檔案規(guī)范化管理的理論認(rèn)識(shí)，同時(shí)不斷提升檔案管理人員的工作技能。此外，領(lǐng)導(dǎo)階層的人員還需要制定科學(xué)合理的獎(jiǎng)罰制度，對(duì)表現(xiàn)相對(duì)較好的檔案管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，這樣可以有效提高工作人員的積極性和學(xué)習(xí)熱情。3 結(jié)束語(yǔ)檔案管理人員如果想要?jiǎng)?chuàng)設(shè)出更為科學(xué)的檔案管理局面，就需要從技術(shù)與管理體系兩份方面入手，全面展開(kāi)改進(jìn)檔案管理工作。除了從制度、人員以及設(shè)備這幾個(gè)角度來(lái)完善管理體系之外，管理人員還要始終堅(jiān)持創(chuàng)新理念，創(chuàng)新管理方法以及管理模式，將創(chuàng)新改進(jìn)活動(dòng)與規(guī)范化改進(jìn)活動(dòng)結(jié)合開(kāi)展，同時(shí)還要找出檔案系統(tǒng)改建工作中的問(wèn)題，通過(guò)解決出現(xiàn)頻次比較高的問(wèn)題來(lái)給出更令服務(wù)對(duì)象滿意的檔案管理服務(wù)。參考文獻(xiàn)[1]董鳳娟.關(guān)于加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化的幾點(diǎn)思考[J].時(shí)代報(bào)告，2017（8）.[2]古雯雯.在新形勢(shì)下對(duì)高職院校如何推進(jìn)檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)思考[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2017（24）.[3]于金鳳.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].小作家選刊，2017（23）.[4]李亭.對(duì)規(guī)范化管理慈善檔案的幾點(diǎn)思考[J].中外交流，2016（34）.