如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考

李俊

【摘要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，單位內(nèi)部的運(yùn)行管理體系也不斷地完備，辦公室檔案管理作為內(nèi)部管理的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，提高辦公室檔案管理的工作效率在單位業(yè)務(wù)管理工作中也越來越重要。

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；工作效率

一、提高辦公室檔案管理工作效率的意義

事實(shí)上，辦公室檔案管理具有非常重要的作用。就該項(xiàng)工作而言，提高其效率具有非常重要的意義。首先，提高檔案管理工作效率，是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的體現(xiàn)。其次，促進(jìn)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。最后，有利于檔案事業(yè)與國(guó)民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、辦公室檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員素質(zhì)偏低

檔案管理人員的管理意識(shí)淡薄，專業(yè)素養(yǎng)較低，使得大部分的檔案沒有得到及時(shí)的收集、分類等。檔案未得到及時(shí)、有效的處理就會(huì)使得檔案的利用率下降，檔案的價(jià)值難以實(shí)現(xiàn)，若檔案管理人員的工作態(tài)度差會(huì)加劇這一情況的惡化。加上大部分檔案管理人員的知識(shí)面較窄，而檔案所涉及的領(lǐng)域較廣，兩者之間就出現(xiàn)了矛盾，這直接使得相關(guān)的檔案不能及時(shí)地進(jìn)行分類整理等。

（二）管理制度有待完善

就當(dāng)前情況而言，大部分企業(yè)的管理制度都待健全，即使是有能力的管理人員也不能很好地展開相應(yīng)的工作。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作不夠重視，使得管理人員沒有很好地執(zhí)行現(xiàn)有的管理制度，這給檔案管理工作帶來了巨大的不良影響。因管理制度的不完善，管理人員但對(duì)自己的工作重視度不高，沒有認(rèn)真地處理檔案的分類、歸納等事宜，使得檔案損壞、缺失現(xiàn)象普遍存在。

三、提高辦公室檔案管理工作效率的措施

（一）建立健全完善的辦公室檔案管理制度

辦公室檔案管理工作效率的提升需要強(qiáng)有力的制度作為保障，所以在檔案管理方面，單位應(yīng)該有針對(duì)性地建立健全完善的辦公室檔案管理制度，對(duì)檔案管理中涉及到的各方面內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定。一些單位雖然制定了相關(guān)的管理制度，但在實(shí)際的管理過程中卻沒有貫徹落實(shí)，因此，為保障辦公室檔案管理制度得到充分落實(shí)，單位的管理人員除了要進(jìn)行管理知識(shí)的培訓(xùn)外，還要學(xué)習(xí)和掌握法律知識(shí)，保障檔案管理的工作人員自覺遵守檔案管理制度。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)

在進(jìn)行辦公室檔案管理的工作人員要對(duì)管理工作有充分的認(rèn)識(shí)，了解檔案管理的基本理論，改變?cè)诠芾砉ぷ髦械墓敕ㄅc消極的工作態(tài)度。工作人員要積極主動(dòng)地了解單位或企業(yè)目前的運(yùn)行情況，明確自己的工作職責(zé)與工作目標(biāo)，做好日常工作中檔案的收集與管理，在完成工作后把管理結(jié)果上報(bào)給管理人員，按照實(shí)際情況結(jié)合有關(guān)部門建立信息溝通平臺(tái)，讓檔案管理工作更好地進(jìn)行。在工作中，不能盲目和隨意地對(duì)檔案進(jìn)行管理，要保證這些資料對(duì)單位或企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展切實(shí)有效。提升檔案管理的工作效率，同時(shí)為單位或企業(yè)的建設(shè)添磚加瓦。

（三）建立辦公室檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

目前信息化科技在當(dāng)今社會(huì)中已經(jīng)十分成熟，并且企業(yè)的檔案信息量也不斷地提高。過去在檔案管理工作中主要是以手工抄寫與轉(zhuǎn)錄作為主要的工作，和當(dāng)今企業(yè)的發(fā)展需求已經(jīng)很難適應(yīng)。所以，建設(shè)一個(gè)健全的檔案信息資料庫(kù)十分迫切。這是對(duì)辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新，是新時(shí)代進(jìn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)，對(duì)于管理工作有著十分重要的作用。使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能夠方便檔案的存放與查詢，把傳統(tǒng)的管理工作和高新科技緊密結(jié)合，產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)化、開發(fā)性的數(shù)據(jù)庫(kù)，從根本上提高辦公室檔案管理的工作效率。

（四）提高辦公室檔案管理人員的水平

作為辦公室檔案管理人員應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步與社會(huì)的發(fā)展，相應(yīng)地提高自身的素質(zhì)與知識(shí)能力，這樣才能有效地提高辦公室檔案管理水平，辦公室檔案管理是一項(xiàng)比較枯燥的工作，正是由于這樣它就要求管理人員對(duì)工作要有責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)、樂于奉獻(xiàn)的精神，因此，就需要相關(guān)的管理人員有法律意識(shí)與保密意識(shí)，同時(shí)也要有一定的社會(huì)責(zé)任感，這樣才能在具體的工作中減少失誤，提高工作效率。對(duì)于管理人員，應(yīng)該加強(qiáng)保密意識(shí)，根據(jù)檔案文件管理工作的重要性與復(fù)雜性，配合檔案人員做好保密工作，同時(shí)，大力提高法律意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)性培養(yǎng)，讓每一個(gè)檔案管理人員都能掌握管理工作的核心思想與操作技能。

（五）對(duì)網(wǎng)絡(luò)電子信息化進(jìn)行檔案管理

將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，利用電子化的方式對(duì)檔案文件進(jìn)行處理，這樣可以根據(jù)不同類別進(jìn)行分類處理，還能夠?qū)k公室的其他資料進(jìn)行修補(bǔ)，也不會(huì)由于辦公室資料的堆積發(fā)生雜亂的現(xiàn)象，還能提高檔案管理的效率，讓資料的檢索變得更加快捷與方便，在檔案的管理人員對(duì)原有的文件插入新的文件也變得更加方便，還可以對(duì)專業(yè)水平較高、能力強(qiáng)的管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，找出在檔案管理中的不足之處進(jìn)行分析與研究。可以看出，網(wǎng)絡(luò)信息化的管理方式能夠超出其他管理方式，提供更加高效的工作效率，工作的時(shí)候也十分方便，還有效地增強(qiáng)了辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)確性。

四、總結(jié)

辦公室的檔案管理工作作為企業(yè)內(nèi)部管理的主要環(huán)節(jié)，在單位或企業(yè)管理中的重要性越來越明顯。因此，加強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識(shí)，運(yùn)用新式管理模式進(jìn)行辦公室檔案管理，對(duì)提高工作效率、促進(jìn)各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行起著至關(guān)重要的推動(dòng)作用。

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