熊文敏
伴隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展,應(yīng)用軟件功能逐漸增強,office軟件在各領(lǐng)域的應(yīng)用也不斷深入。近幾年,企業(yè)規(guī)模越來越大,社會對企業(yè)的各項工作提出了更高的要求,尤其是對企業(yè)各種數(shù)據(jù)的計算和分析。用Excel來編制表格,計算并匯總數(shù)據(jù)已經(jīng)成為很多企業(yè)辦公人員必備能力。
一、引言
Excel作為office辦公軟件的重要組成部分,可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)處理,尤其是數(shù)據(jù)分析功能,這個功能可以大幅提高數(shù)據(jù)分析的有效性,提高工作效率,在工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。
二、數(shù)據(jù)透視表概述
EXCEL中最有創(chuàng)造性、技術(shù)性和強大分析能力的工具,便是數(shù)據(jù)透視表。它可以對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行合并匯總,能對明細(xì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效全面分析,可以通過轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)的行和列來查看源數(shù)據(jù)的不同匯總情況,同時可以通過不同的頁面來篩選數(shù)據(jù),根據(jù)數(shù)據(jù)分析的需要顯示區(qū)域中的明細(xì)數(shù)據(jù),并伴隨源數(shù)據(jù)的更新而自動更新數(shù)據(jù)處理結(jié)果。使用數(shù)據(jù)透視表可以深入析數(shù)值數(shù)據(jù),并且可以回答一些預(yù)計不到的數(shù)據(jù)問題。
三、數(shù)據(jù)透視表在會計工作中的應(yīng)用
(一)數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源
如果要創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表,數(shù)據(jù)源必須是規(guī)則的數(shù)據(jù),表格的首行為字段的形成,不能為空,數(shù)據(jù)源中不要出現(xiàn)空白的單元格且不要合并單元格,每個字段中的數(shù)據(jù)類型保持一致性,要想數(shù)據(jù)透視表使用時快捷方便,就要先保證數(shù)據(jù)的規(guī)則性,尤其是在數(shù)據(jù)量比較大的時候,數(shù)據(jù)透視表的優(yōu)勢更容易被突顯。數(shù)據(jù)源的引入可以是外部數(shù)據(jù),也可以是當(dāng)前數(shù)據(jù),可以來自EXCEL,也可以來自ACCESS數(shù)據(jù)等或者純文本文件。
(二)如何創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表
首先從工作表的插入菜單選擇“數(shù)據(jù)透視表”,分成四個區(qū)域:1、篩選器:添加字段到篩選器中可以使該字段包含在數(shù)據(jù)透視表的篩選區(qū)域中,以便對其獨特的數(shù)據(jù)項進(jìn)行篩選。2、列標(biāo)簽:添加你所需要的信息字段到列標(biāo)簽區(qū)域可以在數(shù)據(jù)透視表頂部顯示該字段的獨特的值。3、行標(biāo)簽:添加你所需要的信息字段到行標(biāo)簽區(qū)域可以在數(shù)據(jù)透視表左邊的整個區(qū)域顯示來自該字段的獨特值。4、值字段:添加你所需要的信息到值區(qū)域,可以使該字段包含在數(shù)據(jù)透視表的數(shù)值區(qū)域中,并使用該字段中的值進(jìn)行指定的計算,如:求和、計數(shù)、平均值等。
四、數(shù)據(jù)透視表的具體操作
在會計的日常工作中,經(jīng)常會遇到表1中相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計匯總,如果手動匯總,訂單較多的情況下,耗時費力,并且容易出錯。所以需要用到“數(shù)據(jù)透視表”功能來解決這個問題。
在EXCEL工作表中,選擇并單擊菜單中的“數(shù)據(jù)透視表”,系統(tǒng)出現(xiàn)“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框,選擇區(qū)域和放置位置即可。在字段設(shè)置中選擇所需要的信息分別放置到數(shù)據(jù)透視表的四個區(qū)域:例如:統(tǒng)計匯總銷售人員林丹的訂單金額數(shù),具體步驟如下,創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)透視表后,將字段列表中的銷售人員與訂單金額勾選到數(shù)據(jù)透視表對應(yīng)區(qū)域。勾選后,銷售人員會自動排列到行字段,訂單金額自動排列到值字段,匯總方式為求和。在銷售人員右側(cè)小三角箭頭標(biāo)簽內(nèi)取消全選,只選擇林丹,則顯示出最終結(jié)果。
五、結(jié)束語
作為快速匯總,對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的交互式工具,數(shù)據(jù)透視表不用編程,不用函數(shù),簡單方便,易學(xué)易用,動態(tài)數(shù)據(jù)源和數(shù)據(jù)透視表或圖,讓數(shù)據(jù)更加靈動、直觀??傊?,利用數(shù)據(jù)透視表可以進(jìn)行卓有成效的數(shù)據(jù)管理及分析,滿足管理需求。(作者單位為湖南信息學(xué)院管理學(xué)院)