高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中的問題及對(duì)策

袁華

一、高校會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不足。高校會(huì)計(jì)檔案由于使用者主要集中在會(huì)計(jì)、審計(jì)、經(jīng)濟(jì)利益涉及的個(gè)人上，受眾面狹小，高校中很多教職工并不了解會(huì)計(jì)檔案管理的重要性。例如湖北某高校一位教職工曾經(jīng)向會(huì)計(jì)檔案管理人員提問：“經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生，賬務(wù)也已經(jīng)全部處理完畢，會(huì)計(jì)憑證還有保留的必要嗎？”當(dāng)然這是一個(gè)極端的案例，但也充分說明高校中教職工對(duì)會(huì)計(jì)檔案的不了解和輕視。這樣的情況下肯定會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的加強(qiáng)帶來一定的難度和阻力。

（二）高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)還需提高。會(huì)計(jì)檔案管理的好壞有一個(gè)重要的因素就是管理人員的素質(zhì)，畢竟再好的政策還是需要高素質(zhì)的管理人員才能做到執(zhí)行有力。通過湖北某高校調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在部分高校的會(huì)計(jì)檔案管理人員缺乏專業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí)和管理知識(shí)，他們一般只具備檔案的業(yè)務(wù)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)，不符合會(huì)計(jì)檔案管理人員既需要有會(huì)計(jì)基礎(chǔ)知識(shí)也需要有檔案知識(shí)的要求。在實(shí)際工作中會(huì)計(jì)檔案從最初的收集，整理到保管利用，直至最后的鑒定銷毀每一個(gè)環(huán)節(jié)都是離不開會(huì)計(jì)知識(shí)的應(yīng)用。

（三）會(huì)計(jì)檔案的載體較為傳統(tǒng)?，F(xiàn)階段各個(gè)高校會(huì)計(jì)檔案還主要是以紙質(zhì)為主。以湖北的某高校為例，其會(huì)計(jì)檔案中85%以上均為紙質(zhì)，電子檔案所載比例很低。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所占空間大，不易保存，而且查找起來費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不但增加了管理成本而且不利于資源的充分利用和共享。

（四）會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值沒有充分挖掘利用。高校是一個(gè)以教學(xué)科研為主的事業(yè)單位，現(xiàn)在對(duì)會(huì)計(jì)檔案的挖掘和重視可以對(duì)高校未來的管理水平的提高有一定的作用?，F(xiàn)在高校中對(duì)會(huì)計(jì)檔案的主要是對(duì)各類經(jīng)濟(jì)資料和會(huì)計(jì)資料的收集整理和歸檔，利用方面主要是會(huì)計(jì)和審計(jì)人員以及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)涉及的部分教學(xué)人員和學(xué)生對(duì)以前發(fā)生過的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)進(jìn)行查詢，會(huì)計(jì)檔案的作用僅僅停留在維持高校秩序和維護(hù)個(gè)人的經(jīng)濟(jì)利益上，很少提高到到高校的管理層面上，其重要的經(jīng)濟(jì)價(jià)值并未得到充分的重視和挖掘。

二、針對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理中出現(xiàn)的問題給出的對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案的重視和利用。這要從兩方面下手：首先要引起高校高層位領(lǐng)導(dǎo)的重視。這就需要會(huì)計(jì)檔案的各位管理人員根據(jù)已存檔的會(huì)計(jì)檔案總結(jié)出學(xué)校以往在科研，教學(xué)等工作上的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，在現(xiàn)在和將來的科研教學(xué)以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展上提出合理化的建設(shè)建議，盡量避免在管理過程中可能出現(xiàn)的問題，這樣就可以引起領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視。只有學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)重視了才能引起下一層的管理人員的重視；其次要引起檔案管理每位教職工的重視。當(dāng)高校的高層領(lǐng)導(dǎo)的正確引導(dǎo)和指示下，通過舉辦各類講座和印發(fā)會(huì)計(jì)檔案知識(shí)的小冊(cè)子宣傳的會(huì)計(jì)檔案知識(shí)。

（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)的提高。高校應(yīng)該重視會(huì)計(jì)檔案管理人員的培養(yǎng)，不但要改善人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，還需要提高他們的自身素質(zhì)以適應(yīng)高校會(huì)計(jì)檔案管理的不斷發(fā)展的需求。這就要求加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的思想品德教育，增強(qiáng)他們的責(zé)任心和自覺性，只有這樣會(huì)計(jì)檔案管理人員才會(huì)自覺自愿的去不斷充實(shí)自己的各項(xiàng)業(yè)務(wù)能力，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

（三）提高會(huì)計(jì)檔案管理水平和手段。根據(jù)最新頒布實(shí)施的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，高?？衫糜?jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。高校內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。這一規(guī)定在法律上肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的有效性。雖然電子會(huì)計(jì)檔案不能永久保存，但是在一定時(shí)間內(nèi)會(huì)計(jì)檔案克服了紙質(zhì)檔案的單一和不足，可以大大提高查詢效率。面對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的出現(xiàn)和發(fā)展，檔案管理上也要有針對(duì)性的摸索和實(shí)踐出適合高校保管電子檔案的管理辦法。高校可以借助校園網(wǎng)絡(luò)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行管理，這樣不但能夠加強(qiáng)對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案的管理，同時(shí)還可以減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高他們的工作效率。

（四）積極推動(dòng)高校會(huì)計(jì)檔案的信息化。隨著現(xiàn)代社會(huì)的信息化進(jìn)程，檔案信息化、數(shù)字化將成為未來必然的趨勢，高校會(huì)計(jì)檔案管理也需要緊跟時(shí)代發(fā)展，從傳統(tǒng)的管理辦法向信息化科學(xué)管理轉(zhuǎn)變。最新頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)于高校會(huì)計(jì)檔案的信息化是一個(gè)巨大推動(dòng)，各個(gè)高校的檔案部門可以根據(jù)此規(guī)定，積極推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化信息化進(jìn)程，充分利用高校已有的校園網(wǎng)絡(luò)和辦公平臺(tái)，用最短和最快捷的方法和方式滿足各種需求，不斷提高會(huì)計(jì)檔案的可利用效率，真正體現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值。（作者單位為湖北科技學(xué)院財(cái)務(wù)處）