麥浪
2012年,中國電信開展會計檔案電子化試點(diǎn),其利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢,形成了“系統(tǒng)省集中,數(shù)據(jù)集團(tuán)集中”的財務(wù)信息系統(tǒng)架構(gòu)和“省內(nèi)集中,全國查詢”的檔案信息共享平臺。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展,信息化、電子化已經(jīng)成為時代發(fā)展趨勢,作為經(jīng)濟(jì)活動主要“記錄者”的會計檔案也在進(jìn)行一場全新的變革,逐漸向電子化管理的方向邁進(jìn)。
一、關(guān)鍵概念
新的《會計檔案管理辦法》對會計檔案進(jìn)行了定義。會計檔案是指單位會計核算、財務(wù)管理等過程中接受或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。目前,對于會計檔案電子化還沒有統(tǒng)一、規(guī)范性的定義,筆者認(rèn)為陳邁、賈宇霞對會計檔案電子化的概念表述相對科學(xué),他指出會計檔案電子化主要是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案,轉(zhuǎn)變?yōu)樵谟嬎銠C(jī)等介質(zhì)上進(jìn)行存儲和應(yīng)用的記錄著企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的電子資料,包括電子原始憑證、電子記賬憑證、電子賬簿、電子報表、電子文檔及其他資料等。會計檔案電子化管理不僅包含會計檔案數(shù)據(jù)、信息的收集、錄入、整理、歸檔、查詢及分析,還需要融合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù),構(gòu)建軟件應(yīng)用管理平臺,對檔案實行全面管控,更需要相應(yīng)的技術(shù)、管理人才。
二、會計檔案電子化的可行性分析
(一)不利因素
1、思想上的障礙
檔案電子化是檔案管理發(fā)展趨勢,任何行業(yè)都需要適應(yīng)這種變化趨勢,會計行業(yè)也是如此。但是在會計檔案電子化管理模式推進(jìn)過程中,部分機(jī)構(gòu)和人員在思想上、認(rèn)識上還不理解、不認(rèn)同。一是存在“恐懼”心理,認(rèn)為會計檔案具有保密性,實行會計檔案電子化可能泄密,導(dǎo)致會計工作的災(zāi)難性后果;二是存在“排斥”情緒,認(rèn)為實行會計檔案電子化既增加工作量和成本,又費(fèi)時費(fèi)力不討好,加重會計人員的心理負(fù)擔(dān);三是存在“麻木”狀態(tài),有些人或多或少存在著對會計檔案電子化管理不思、不學(xué)、不懂、不會的現(xiàn)象。由于觀念上的落后,認(rèn)識上的偏差,嚴(yán)重阻礙了會計檔案電子化的實施和發(fā)展。
2、技術(shù)上的障礙
實行會計檔案電子化,技術(shù)支撐是關(guān)鍵。檔案所包含的信息資源能有效促進(jìn)行業(yè)的發(fā)展,但同時檔案很多信息具有機(jī)密性。因此,檔案電子化管理的保密性和安全性是基本的技術(shù)要求。檔案電子化管理的信息采集、傳輸、存儲、信息處理、共享、運(yùn)維等各環(huán)節(jié),都面臨安全風(fēng)險,需要專業(yè)化的技術(shù)管理團(tuán)隊保障運(yùn)行,并不斷提升技術(shù)、完善系統(tǒng),提高系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、信息的安全性。
3、法律上的障礙
檔案電子化管理需要建立相關(guān)的法律法規(guī)來確認(rèn)管理的責(zé)、權(quán)、利,這是普及應(yīng)用和提升使用價值的前提條件。我國現(xiàn)有檔案方面的法律法規(guī)還停留在紙質(zhì)檔案的管理范圍,無法滿足會計檔案電子化管理快速發(fā)展的需要。電子化管理模式和方法的認(rèn)可度不夠,法律效力的不足,法律法規(guī)建設(shè)的滯后等等都可能導(dǎo)致檔案管理中出現(xiàn)一些問題,由于法律依據(jù)不足而無法進(jìn)行處理。
(二)有利因素
1、信息化技術(shù)水平不斷進(jìn)步
現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展日新月異。2010年,財政部推出XBRL技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),推動了會計管理、互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用、大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)管理方法的有機(jī)融合,為會計管理提供了新的發(fā)展平臺。高效、高集成的系統(tǒng)平臺和通信技術(shù)可以讓會計管理工作與各種相關(guān)管理工作相聯(lián)系,實現(xiàn)了高度共享的財務(wù)管理模式,打破地域限制,使會計信息的公開和會計資料的傳遞更加高效便捷。這為企業(yè)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的會計檔案管理提供了技術(shù)平臺的支持。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺對電子會計檔案的管理、利用提供了有力的技術(shù)保障。
2、降低了檔案管理成本
紙質(zhì)檔案的保管需要建立檔案室,要溫度、濕度控制,需要各種設(shè)施保障檔案室的安全、持續(xù)運(yùn)行;檔案信息的利用也需要尋找、查閱浩瀚的檔案資源。檔案的形成也需要大量的紙張、粉墨來支撐,需要人力、物力的保障。電子化檔案能夠?qū)崿F(xiàn)從獲得原始憑證、記賬憑證、會計賬簿、會計報表、財務(wù)報告等各種電子會計資料的系統(tǒng)自動化歸檔,無須打印紙質(zhì)憑證,無須人工分揀匹配,自動歸納、整理、儲存。相對紙質(zhì)會計檔案管理來說,既能減少紙張的浪費(fèi)、節(jié)省保存空間,又能減少人力的付出,大大降低檔案管理成本。
3、提高了檔案管理和檔案利用效率
會計檔案電子化管理后,系統(tǒng)形成的電子會計數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)了會計檔案數(shù)據(jù)集中、統(tǒng)一、全程管理,提高了檔案資料管理的規(guī)范性、效益性和科學(xué)性。同時,在合理地授權(quán)下,使用者可以對歸檔后的會計檔案信息進(jìn)行檢索、查閱,提高了檔案利用率和數(shù)據(jù)共享率,幫助檔案人員從繁瑣的檔案查閱中解放出來。
4、檔案安全有保障
網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、電子管理技術(shù)的安全性大大提升,如傳輸加密技術(shù)、用戶認(rèn)證機(jī)制區(qū)別不同使用者等等安全技術(shù)措施,能夠有效保證會計檔案的安全性,能夠有效控制用戶查閱權(quán)限,能夠有效防范管理人員、操作人員對會計資料人為篡改。而且電子會計檔案最終采用存儲介質(zhì)備份保存,相對紙質(zhì)會計檔案管理來說,其安全性明顯要高,同時在傳遞的過程中可以通過檢索后直接提取所需信息,也不必?fù)?dān)心檔案會遺失。
三、會計檔案電子化的實現(xiàn)路徑
全面加強(qiáng)檔案管理,實現(xiàn)檔案“存憑、留史、資政、育人”的價值,是會計檔案管理工作的任務(wù)和目標(biāo)。實現(xiàn)新時代會計檔案工作轉(zhuǎn)型升級,必須認(rèn)清形勢,順勢而為。
(一)建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度
會計檔案電子化管理制度是規(guī)范會計檔案管理流程,保證會計檔案真實性、完整性、安全性、保密性、可用性、規(guī)范性的重要保證。制度是保障,只有建立好制度才能更好的促進(jìn)檔案電子化管理的發(fā)展。一是強(qiáng)化國家的立法立規(guī)。國家相關(guān)部門必須針對檔案電子化管理建立相應(yīng)的法律法規(guī),從宏觀層面來建立行業(yè)規(guī)范、準(zhǔn)則。二是企業(yè)依據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī),有針對性的建立企業(yè)自身的規(guī)章制度,執(zhí)行規(guī)范,標(biāo)準(zhǔn)體系,應(yīng)按照行業(yè)特點(diǎn)和管理要求,建立科學(xué)規(guī)范的會計檔案電子化管理制度,明確管理職責(zé)和要求,規(guī)范操作行為。會計檔案電子化管理制度應(yīng)包含會計電子檔案形成、收集、整理、移交歸檔、保管、利用等方面,同時應(yīng)有數(shù)據(jù)備份機(jī)制、數(shù)據(jù)防篡改機(jī)制、信息系統(tǒng)運(yùn)營安全的相關(guān)控制制度等。企業(yè)在制定檔案管理制度時,應(yīng)該請信息技術(shù)部門、檔案部門和財務(wù)部門及其他業(yè)務(wù)部門參與制度制定。努力做到檔案管理有章可循,提高工作效率和工作準(zhǔn)確度。
(二)建立完善的會計檔案電子化管理信息系統(tǒng)
2015年12月1日,我國開始全面推行增值稅電子發(fā)票系統(tǒng),為了更好的接受和管理、利用電子會計憑證,可以通過對可擴(kuò)展商業(yè)報告語言(XBRL)技術(shù)進(jìn)行靈活運(yùn)用,將其與會計核算系統(tǒng)相結(jié)合,建立會計檔案電子化管理信息系統(tǒng),促進(jìn)企業(yè)會計檔案管理走向智能化,使會計檔案的利用更趨向于扁平化、高效化。會計檔案電子化管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建要符合合法性、規(guī)范性、效益性、真實性、安全性的原則,系統(tǒng)的構(gòu)建應(yīng)該要以用戶的需求為前提,同時又要充分保障會計檔案的利用效率和對會計檔案的保護(hù)管理。會計檔案電子化管理信息系統(tǒng)的建設(shè)必須遵循《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)。在建設(shè)系統(tǒng)時應(yīng)該有充分的制度及物質(zhì)基礎(chǔ)、人才和技術(shù)保證,并根據(jù)建設(shè)和管理需求選擇合適的系統(tǒng),合理設(shè)計管理流程。在此基礎(chǔ)上,建立以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的會計檔案電子化管理信息系統(tǒng),并以該系統(tǒng)為基礎(chǔ)對日常會計檔案資料進(jìn)行數(shù)字化歸檔處理,建立全面的會計檔案數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)企業(yè)對會計檔案隨時隨地的檢索、利用。
(三)建立信息資源共享機(jī)制
檔案的價值在于充分運(yùn)用,通過反復(fù)查閱不斷提升檔案價值。企業(yè)會計電子檔案只是企業(yè)檔案體系中的一部分,除此之外,還有人力資源檔案、業(yè)務(wù)檔案、管理檔案等等。電子檔案要實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫集成,建立集扁平化、集成化、完整性于一體的企業(yè)管理系統(tǒng),使得企業(yè)的各種檔案能夠通過管理系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。首先,企業(yè)要及時把會計電子檔案納入到企業(yè)管理系統(tǒng)之中;其次,企業(yè)應(yīng)對紙質(zhì)會計憑證檔案實行計算機(jī)數(shù)字化管理,解決紙質(zhì)會計檔案屬地化而造成的會計檔案在空間上難以轉(zhuǎn)移的問題,便于異地會計檔案的調(diào)取,加速實現(xiàn)企業(yè)會計檔案信息的高度共享;然后,解決檔案管理使用授權(quán)問題,既保證檔案的充分利用又保證檔案的保密性。有人認(rèn)為會計檔案的屬性就是保密,與開放、共享精神相左,實行電子化如同引狼入室,可能給工作帶來災(zāi)難性后果。由于過度強(qiáng)調(diào)企業(yè)內(nèi)部會計檔案的保密性,人為形成“信息孤島”,導(dǎo)致對會計檔案的利用價值認(rèn)識不足,限制了會計檔案在企業(yè)內(nèi)部的傳遞共享,削弱了其對企業(yè)管理的決策和參考作用。對此,企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)管理人員對會計檔案保密程度的正確認(rèn)識,正確認(rèn)識會計檔案的價值,順應(yīng)形勢發(fā)展變化,建立信息資源共享機(jī)制,實現(xiàn)會計檔案電子化。
(四)培養(yǎng)會計檔案與電子化管理復(fù)合型人才
實現(xiàn)會計檔案電子化管理,人才也是關(guān)鍵因素,需要財務(wù)管理、檔案管理、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用等知識的復(fù)合型人才。目前會計檔案管理所涉及到的學(xué)科不僅僅是檔案管理,還包括計算機(jī)科學(xué)、會計學(xué)、管理學(xué)等多學(xué)科交叉知識。實現(xiàn)會計檔案電子化不再是對紙質(zhì)文檔的看護(hù)保管,而是網(wǎng)絡(luò)資源、數(shù)據(jù)庫甚至是“檔案云”的管理、使用、維護(hù)。只有知識面廣、綜合素質(zhì)高的管理人才,才能管理、保存、利用和維護(hù)好電子化會計檔案,實現(xiàn)企業(yè)會計檔案的現(xiàn)代化、數(shù)字化管理,在節(jié)省空間的同時為管理決策做出服務(wù)。那么,知識面廣、綜合素質(zhì)高的人才從哪里來?如何儲備人才?一是引進(jìn)人才,從大專院校、其他會計電子化檔案管理相對成熟的企業(yè)引進(jìn);二是培養(yǎng)人才,通過培訓(xùn)、訂單式人才培養(yǎng)等方式提升人才的專業(yè)知識和專業(yè)技能,強(qiáng)化一專多能,強(qiáng)化專業(yè)素養(yǎng),強(qiáng)調(diào)實踐能力的培養(yǎng),從而逐步提升會計檔案電子化管理隊伍綜合素質(zhì),推動企業(yè)會計檔案電子化管理走上科學(xué)化、制度化、規(guī)范化道路;三是其它企業(yè)相互溝通交流。信息技術(shù)的高速發(fā)展,科技手段的不斷提高,及時充電是檔案管理人員必不可少的工作。企業(yè)可以通過多種形式、多種手段,多管齊下培養(yǎng)高素質(zhì)的電子化會計檔案管理人員。
(五)強(qiáng)化企業(yè)檔案電子化管理安全環(huán)境
檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。實施會計檔案電子化,安全保障也是重要因素,不管是硬件,還是軟件,兩手都要抓,兩手都要硬。一是存儲的安全保障,存儲介質(zhì)應(yīng)采用質(zhì)量較好、可靠性較高的載體,檔案管理人員要每年對電子檔案的可讀性進(jìn)行評估。電子會計檔案數(shù)據(jù)要定期備份,盡量采用一式三份保存,并按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范格式存儲數(shù)據(jù);計算機(jī)的硬件設(shè)備和存儲介質(zhì)要放在適宜的場所,避免外界因素誘發(fā)數(shù)據(jù)丟失。二是信息系統(tǒng)的安全,要構(gòu)建并完善信息安全管理體系、信息保密體系、技術(shù)體系,保證信息系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)使用安全。三是使用的安全性,檔案管理設(shè)立有效的分級授權(quán)管理體系,對于不同的用戶采用分級管理方式,設(shè)定其操作權(quán)限,通過權(quán)限來確保檔案的保密性和安全性。四是提升檔案管理人員的意識和安全防護(hù)能力,只有意識到位、能力到位、執(zhí)行到位,才能合理保證企業(yè)檔案電子化管理環(huán)境安全。
會計檔案電子化是行業(yè)發(fā)展的大趨勢,盡管現(xiàn)實中還存在著各種問題,但筆者相信,會計檔案電子化管理將日益科學(xué)、合理、高效。(作者單位為湖南省湘潭市疾病預(yù)防控制中心)