油田檔案管理中存在的問題與措施

摘 要：油田檔案管理是油田開發(fā)建設中不可或缺的一部分，為了使檔案信息有效的利用，必須建立、健全檔案管理。所以根據(jù)油田的實際和生產情況對油田的檔案管理進行優(yōu)化，進一步加強油田企業(yè)檔案管理是提高油田經濟效益的方式，也是提高油田工作質量與工作效率的必要條件。因此，在原有油田檔案管理的基礎上進一步加強檔案管理是檔案管理的必然趨勢。

關健詞：油田；檔案管理；問題；措施

因為近年來石油產業(yè)在我國經濟發(fā)展中所處的地位越來越高，實際工作中需要對油田檔案進行分析和管理，它為研究本企業(yè)的經營業(yè)績和科學發(fā)展提供了可靠依據(jù)，因此，科學的進行檔案管理是檔案管理的一個重要方式，檔案管理需要具有一定的創(chuàng)新性和藝術性。但就目前油田檔案管理來看，油田檔案管理與實際要求還存在著一定的差距，想要縮短這種差距，還需要油田檔案管理加強自身建設，提高檔案管理水平，使檔案工作在油田建設中發(fā)揮自己應有的作用。

一、油田檔案管理特點

油田檔案是油田生產開發(fā)過程的第一筆資料，是油田發(fā)展的最直觀的記載，具有重要的參考價值，這是油田在發(fā)展過程中的一種無形的財富，因此，油田檔案管理建立的好與壞也關系到油田未來的發(fā)展。油田檔案管理包括檔案的整理、保管、編目、檢索和開發(fā)利用等。在進行油田檔案管理時，需要將油田的信息進行加工和輸出，隨著市場變化的不同，需要適當?shù)恼{整油田檔案管理的變化情況，幫助油田企業(yè)順利的向前發(fā)展。

二、現(xiàn)階段油田檔案管理中存在的問題

1.油田檔案管理的網(wǎng)絡信息化不能與時俱進

我國大多數(shù)油田檔案管理并沒有隨著網(wǎng)絡化的普及而實現(xiàn)網(wǎng)絡管理，這就成為打造“數(shù)字化”油田的障礙。因為油田管理認識的局限性，使油田檔案管理室內只有有限的幾臺計算機，局域網(wǎng)及寬帶網(wǎng)的使用并不理想，檔案信息化便得不到一定完善，無法順利推行檔案工作使向標準化、規(guī)范化管理發(fā)展。

2.檔案管理本身及部分領導的重視不夠

大多數(shù)油田的檔案收集并未形成嚴格的規(guī)范制度，員工對這項管理的重視程度遠遠不夠，如：在進行檔案資料收集時，有很多員工并沒有及時上交資料，有時托的時間久了，資料就會找不到了；更有甚者會有檔案員親自去科室收集資料的情況，使檔案員工作更加繁重。有的油田檔案室只是廠內的一個班組，可能會由于廠內黨政領導工作繁忙，無暇兼顧檔案管理工作，而檔案室主任的級別無法躍級進行工作，使檔案工作很被動，還有部分領導認為檔案管理既不需要腦力也不需要體力，只是看管好檔案不丟失、不泄密、能應付查檔就行，檔案意識薄弱，因此這對檔案工作的“三參加”、“四納入”的落實造成一定困難。

3.檔案室自身管理也存在一定的漏洞

大多數(shù)油田的檔案管理還存在一定的缺陷，如：目錄編排分類不清、類別分類不明確，使資料查詢利用時需費更多的周折；另外，庫房安全設備不齊全，消防器材不能嚴格做到定期檢查，檢查出問題不能及時得到相關部門配合解決；采油廠職工對檔案安全認識不夠，認為拿著借閱審批單就可以將檔案材料帶離檔案室，對檔案管理人員提出的檔案材料管理安全意識不理不睬，存在檔案損壞的現(xiàn)象。

4.檔案室人員素質不合格

油田檔案工作人員都是非檔案、非石油專業(yè)人員居多，對石油加工、開采及石油技術等專業(yè)知識都不太了解，因此，在很多油田業(yè)務收集上出現(xiàn)了檔案利用和收集的不全面，使更多具有專業(yè)性和一個階段油田重點的攻尖工作資料都沒有進行重點歸檔和編制。檔案管理人員趨于邊緣化，更多的從事檔案工作的人員因培訓的不及時，使知識已經老化，無法適應現(xiàn)代社會發(fā)展的節(jié)奏，從而使檔案管理水平的提高受限。

三、油田檔案管理的措施

1.對檔案要進行科學的收集和整理

要求檔案管理人員能夠多深入到各個部門，與各部門的工作人員做好溝通，將各種需要收集的資料及時收集回來；同時還需要對檔案管理人員進行科學、系統(tǒng)的培訓，提高檔案人員的思想和科學意識，使檔案管理人員能夠科學的、有效的進行檔案歸檔工作。油田的檔案歸檔是整個油田的系統(tǒng)工作，檔案應該涉及到整個油田的各個方面，所以擴大歸檔資料是一條必走之路。最后提高企業(yè)內部員工對檔案資料歸檔的認識，其中明確獎罰制度也是重要的環(huán)節(jié)，對獎罰一定要做到位，如：完成一個項目后，若項目人沒有在規(guī)定的時間內將資料送到檔案室歸檔，將按檔案有關制度追究項目人的責任。

2.健全檔案管理

科技發(fā)展的最突出的表現(xiàn)就是為人類的工作和生活提供了空前的便利，油田檔案管理在很長一段時間內都只是以紙質檔案為主，電子檔案由于油田領導重視的不夠，使其無法配套完整。電子檔案配套的目的是使檔案查閱操作更加便捷、細致化，所以，在歸檔時需要根據(jù)檔案的特點進行電子檔案和紙質檔案分類歸檔。無法按照電子檔案歸檔的檔案一定要設置檢索。

3.加強檔案管理人員建設

要定期為檔案人員開展培訓工作，根據(jù)檔案工作的特殊性，培訓時需要具有一定的針對性，堅持在培訓時能夠做到技術與具體實例相結合，豐富檔案管理人員的知識面；另外，因為檔案人員對專業(yè)知識了解欠缺，導致歸檔時出現(xiàn)紕漏的現(xiàn)象也很多，所以，在培訓時還要適當?shù)膶n案管理人員進行專業(yè)知識的培訓，使檔案管理人員在進行檔案收集時能夠以專業(yè)的水平將各類檔案區(qū)分開來。

四、結論

油田檔案管理伴隨油田成長成為一個重要的職能部門，因此利用現(xiàn)代電子技術提高檔案管理成為現(xiàn)代檔案管理必用的手段，還要提高檔案管理員的工作責任心，全面建立健全檔案工作，使這項工作在油田生產過程中發(fā)揮其應有的作用。

參考文獻：

[1]楊玉玲.淺談當前檔案管理工作存在的問題及應對措施[J].科技傳播.2010年23期

[2]李玉青、范青、琚曉卉.談油田重大建設項目檔案管理存在的問題及建議.辦公室業(yè)務.2014年03期

作者簡介：

李華（1984--），漢族，現(xiàn)工作于延長油田股份有限公司杏子川采油廠檔案室助理管員。