提升高校檔案管理工作質量對策探討

高鴿

高校是我國培養(yǎng)創(chuàng)新型人才的主要陣地，擁有豐富的檔案信息資源，高校教育活動的開展離不開檔案信息資源的支持，我國教育部明確提出了要加強高校檔案管理工作，為高校教學質量的提升提供有力的保證，隨著信息化時代的來臨，傳統(tǒng)高校檔案管理模式具有落后性，無法與高校日益增長的信息需求相適應，為此創(chuàng)新高校檔案管理模式，提升高校檔案管理工作質量是現(xiàn)階段高校教育改革的重點內容，本文主要結合當前高校管理中存在的問題，提出加強檔案管理工作質量的新途徑。

1 高校檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀

高校檔案管理是我國檔案事業(yè)管理的重要組成部分，在高校教育中發(fā)揮著越來越突出的作用，隨著高校教育規(guī)模的擴大，普通高校教育逐漸普及，進一步加強了檔案管理工作的難度，對檔案管理工作質量提出了更高的要求，然而現(xiàn)階段我國檔案管理工作依然延用傳統(tǒng)的管理模式，已經無法適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，高校檔案管理工作中主要存在以下幾方面的問題：

第一，高校檔案管理制度不完善。木架前我國高校教育領導者還沒有意識到檔案管理的重要性，對檔案管理工作建設存在忽視的態(tài)度，這就導致高校檔案管理工作停滯不前，缺乏有效的管理體制，檔案管理工作內容十分簡單，只需要負責日常的信息搜集和登錄工作，造成高校檔案管理信息遺失現(xiàn)象嚴重，檔案信息得不到有效的利用，檔案管理工作流程呈現(xiàn)出混亂的發(fā)展狀態(tài)，檔案的基本職能得不到發(fā)揮。

第二，高校檔案管理基礎設施不齊備。隨著教育部將高校教學環(huán)和教學基礎設施納入到高校教育考核中，各高校將教育改革的重點放在教學基礎設施建設中，如完善多媒體功能教室建設、加強實踐實驗室管理等，都需要大量的資金投入，這就導致可分配的財政資金不足，檔案管理基礎設施遠遠落后于其他基礎設施，缺乏專業(yè)的檔案管理工作，檔案管理保密性措施差，檔案管理得不到有效的保存。

第三，高校檔案管理人員缺乏專業(yè)性。檔案管理工作在高校教育中發(fā)揮著重要的作用，能夠為高校教育活動的開展提供各種信息支持，然而大部分高校并沒有意識到檔案管理的重要性，很多檔案管理工作崗位由其他教師兼任，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，投入到檔案管理工作中的時間和精力有限，導致高校檔案管理工作整體水平不高，無法發(fā)揮檔案管理在高校教育中的作用。

2 提升高校檔案管理工作質量的有效對策

2.1重視檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理整體水平

檔案管理人員的專業(yè)知識和工作能力是影響檔案管理質量的重要因素，只有不斷提高檔案管理人員綜合能力，才能夠逐漸完善高校檔案管理中的不足支持，為此高校教育工作者要重視檔案管理的作用，加強對檔案管理人員的培訓，如定期組織和開展各種培訓活動，鼓勵檔案管理人員積極參與各種培訓和專題講座活動；提高檔案管理人員入職標準，聘請專業(yè)的檔案管理技術人員，提升檔案管理人員綜合素質；做好檔案管理人員心理健康輔導工作，引導檔案管理人員樹立健康向上的服務理念和職業(yè)道德，加強檔案管理工作服務水平。

2.2完善檔案管理制度，規(guī)范高校檔案管理流程

檔案管理在高校教育中發(fā)揮著重要的作用，想要進一步提升高校檔案管理工作質量，首先需要完善高校檔案管理制度，明確規(guī)定高校檔案管理工作的內容、職責和義務，規(guī)范管理工作流程，開展有序化的檔案管理工作，提高檔案管理工作效率。一方面高校管理者要逐漸意識到大難管理制度建設的重要性，建立健全檔案管理制度，指明檔案管理工作建設的方向；另一方面完善檔案管理人員管理制度，建立公平公正的獎懲機制，對優(yōu)秀的檔案管理人員給予物質和精神獎，調動員工工作的積極性和熱情。

2.3加大教育資金投入，加強高校檔案管理基礎設施建設

大部分高校檔案管理部門缺乏專門的辦公創(chuàng)作，檔案管理環(huán)境差，很容易造成檔案遺失、破損等現(xiàn)象，不利于檔案工作的開展，為此高校教育管理者需要重視檔案管理基礎設施的建設，積極引進先進的檔案管理思想和技術，提供充足教育財政支持，開設獨立的、專業(yè)的檔案管理部門，構進大量的檔案管理設備，如檔案管理庫、檔案管理夾等，為檔案管理工作的開展構建良好的環(huán)境，滿足檔案管理工作人員的各種需求，從而有效的提高高校檔案管理工作的質量和水平，發(fā)揮檔案管理工作的作用。

2.4創(chuàng)新檔案管理工作模式，實現(xiàn)高校檔案管理信息化建設

隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，檔案管理由傳統(tǒng)的人工管理模式向信息化管理模式轉變，有效的提高了高校檔案管理的效率。首先積極引進先進的檔案信息化管理技術，加強計算機在檔案管理中的作用和功能，如建立檔案電子信息檢索系統(tǒng)，將紙質的檔案信息資源轉化成電子檔案，方便對檔案信息的查詢和使用；其次加強對檔案工作的監(jiān)督和管理，不定期對檔案管工作進行突擊檢查，保證檔案管理工作科學有序的開展；最后及時更新檔案信息管理系統(tǒng)，做好定期維護和檢修工作，提高檔案信息管理的安全性和和保密性。

3 結束語

隨著時代的發(fā)展和社會的進步，普通高等學校教育規(guī)模不斷擴大，檔案信息管理逐漸呈現(xiàn)出復雜性、專業(yè)性等發(fā)展趨勢，對檔案管理工作提出了新的發(fā)展需求，需要引起高校教育管理者的重視，加強對高校檔案管理工作的創(chuàng)新和改革，積極引進先進的檔案管理思想和技術，提高檔案管理人員綜合素質，推動我國檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，為我國高校教育改革作出重要的貢獻。

（作者單位：寶雞職業(yè)技術學院）