醫(yī)院音影像檔案管理系統(tǒng)在系統(tǒng)科學(xué)方法下的構(gòu)建

劉磊

【摘要】在醫(yī)院眾多檔案類型中，音像、影像檔案是極為重要的一種，加強(qiáng)優(yōu)化其管理流程并積極融入信息化技術(shù)，有利于提高該類檔案的管理效率，還能實(shí)現(xiàn)音像、影像檔案使用、儲(chǔ)存的信息化，大大提高醫(yī)院相關(guān)人員工作的效率。本文分析了該類檔案的流程優(yōu)化和信息化管理，以期為相關(guān)人員提供參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；音像、影像檔案；管理流程；信息化

隨著醫(yī)院收治患者數(shù)量的不斷增多，醫(yī)院各類檔案的管理難度也急劇上升，特別是音像、影像檔案的管理，繼續(xù)加強(qiáng)優(yōu)化設(shè)計(jì)，并積極借助信息化技術(shù)提升管理效率。傳統(tǒng)的管理模式難以將醫(yī)院各部門的關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確分類、儲(chǔ)存，而其他部門在需要的時(shí)候也無法在電腦上獲得數(shù)據(jù)信息，導(dǎo)致檔案的使用效率大大降低。通過融入信息技術(shù)不斷優(yōu)化其管理流程，能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理中的不足，提高音像、影像檔案資源的利用率。

一、基于系統(tǒng)科學(xué)方法下音像、影像檔案的管理分析

（一）分析音像、影像檔案管理的現(xiàn)狀。1.管理者專業(yè)素養(yǎng)不足：通常情況下，醫(yī)院的音像、影像檔案通常是由辦公室的主任或者科員等兼任管理人員，這些人員在醫(yī)學(xué)方面的專業(yè)性不用多說，但是在管理檔案這個(gè)方面并沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)和系統(tǒng)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致管理效率不高。其中，部分沒有太多價(jià)值的普通檔案也被當(dāng)作重要文件進(jìn)行歸檔處理，而不同期間的管理者對(duì)音像、影像檔案的分類、整理等均存在巨大差別，導(dǎo)致檔案管理無法形成統(tǒng)一。2.管理效率受到制約：在醫(yī)院中存在這樣的現(xiàn)象，很少對(duì)音像、影像檔案配備專職的管理人員，即便分配了人員管理，也常常因?yàn)榱鲃?dòng)性大或者身兼多職等因素影響了管理效率。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案加大了管理人員的工作量，從而對(duì)歸檔效率造成制約。3.檔案的利用率非常低：醫(yī)院雖然已經(jīng)在病歷、辦公等管理中積極融入了信息技術(shù)，但是在音像、影像檔案的管理方面并沒有實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化管理，導(dǎo)致檔案的查找不便且耗時(shí)，從而影響其利用率。

（二）設(shè)計(jì)管理流程。1.設(shè)置歸檔流程的執(zhí)行角色：在信息化檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，將醫(yī)院的檔案部門設(shè)置為執(zhí)行歸檔流程的角色。2.設(shè)計(jì)核心業(yè)務(wù)：在音像、影像檔案的管理中，歸檔處理是其中的核心業(yè)務(wù)。所以，根據(jù)信息化管理的要求應(yīng)將其流程設(shè)計(jì)如下：（1）管理人員收到文件以后將其轉(zhuǎn)換為電子傳閱單、歸檔索引單，然后再開展信息化的文檔處理。（2）將數(shù)字化的音像、影像檔案提交給上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示。（3）經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后，相關(guān)人員方能對(duì)音像、影像檔案進(jìn)行查閱處理，然后再處理提交。（4）檔案管理部門的負(fù)責(zé)人員要借助信息技術(shù)不斷對(duì)檔案的索引條目進(jìn)行完善，對(duì)作廢的文檔進(jìn)行標(biāo)識(shí)，對(duì)有效文檔進(jìn)行備份與歸檔處理等。3.設(shè)置檔案管理部門的業(yè)務(wù)流程：要想提升核心業(yè)務(wù)的流程得到高效運(yùn)行，管理者還需對(duì)檔案管理部門的職責(zé)、職能進(jìn)行界定，并對(duì)歸檔的文件合理性、規(guī)范性等進(jìn)行檢查，確定準(zhǔn)確無誤后才能歸檔，確保音像、影像檔案的真實(shí)性、完整性。

（三）優(yōu)化管理流程。1.管理者與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)均需加強(qiáng)優(yōu)化的意識(shí)，首先提升醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)及音像、影像檔案管理者的優(yōu)化意識(shí)，然后雙方共同參與到檔案管理流程的優(yōu)化當(dāng)中，明確管理部門工作人員的職責(zé)范圍。同時(shí)管理者還需要借助優(yōu)化管理流程對(duì)相關(guān)人員的工作情況進(jìn)行直接監(jiān)督，其中包括檔案的入庫、查詢、利用以及原文電子化處理等，從而提升醫(yī)院音像、影像檔案管理效率及其服務(wù)質(zhì)量，使醫(yī)院檔案管理工作水平得到整體提升。2.整個(gè)管理部分的所有工作人員均需要一同參與到優(yōu)化檔案的工作中，在每一個(gè)優(yōu)化流程的環(huán)節(jié)中，明確各工作人員的職責(zé)與目標(biāo)，并且將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，從而使得整個(gè)部門的人員都能形成認(rèn)真、負(fù)責(zé)的意識(shí)，使得檔案資源在醫(yī)院各部門間傳閱時(shí)能夠得到更好地管理與控制。3.音像、影像檔案的管理者要及時(shí)對(duì)其他工作人員加強(qiáng)指導(dǎo)，作為優(yōu)化管理流程的主要決策者與執(zhí)行者，首先就要加強(qiáng)相關(guān)人員的專業(yè)性，幫助每一名工作人員了解、掌握優(yōu)化管理流程的意義與目的，明白其中的操作方法。另外，在實(shí)際操作中一旦初選任何問題，管理者要及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)、解決，并且對(duì)優(yōu)化工作中可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行提前預(yù)估，便于及時(shí)采取有效措施進(jìn)行解決，這樣一來，不僅加快可優(yōu)化工作速度，而且還能清楚檔案歸檔的進(jìn)度，大大降低了音像、影像檔案的管理難度。

二、基于系統(tǒng)科學(xué)方法下音像、影像檔案的管理對(duì)策

（一）數(shù)據(jù)信息化。醫(yī)院的音像、影像檔案管理往往涉及大量繁雜的數(shù)據(jù)，經(jīng)過信息技術(shù)能夠使得傳統(tǒng)管理性質(zhì)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化管理的形式，本質(zhì)就是把有形介質(zhì)變更為無形數(shù)據(jù)信息，降低管理部門人力、物力、財(cái)力等資源，同時(shí)又能避免人工管理造成的錯(cuò)誤，還提高了管理便捷性，即便是年代久遠(yuǎn)的音像、影像檔案，也能夠在信息管理系統(tǒng)中得到永久的保存。

（二）檔案安全的信息化。音像、影像檔案的管理具備了原始性這一特點(diǎn)，要求管理過程中不得隨意更改其中的信息內(nèi)容，使其能與最初保持一致，因此，在開展信息化管理的過程中，強(qiáng)化其安全信息化十分必要。在實(shí)際管理中，工作人員可以對(duì)管理系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限，并且設(shè)置使用口令或者密碼等，確保檔案的安全性。另外，還可以通過信息技術(shù)來設(shè)置防火墻，或者通過身份認(rèn)證、加強(qiáng)密鑰等管理措施提高其安全性，避免醫(yī)院的音像、影像檔案系統(tǒng)遭受病毒侵襲或者黑客入侵；與此同時(shí)，管理人員也要強(qiáng)化自身的安全意識(shí)，盡可能通過多種途徑保障音像、影像檔案的安全管理。

（三）人才及職務(wù)的信息化。人才信息化指的是檔案管理工作人員務(wù)必學(xué)習(xí)更多先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，具備極強(qiáng)的計(jì)算機(jī)處理能力，提高相關(guān)內(nèi)容的操作技能等，使得整個(gè)音像、影像檔案的管理更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。而職務(wù)信息化則主要指的是管理人員管理檔案的過程中，將其職位信息化。在以往音像、影像檔案的傳統(tǒng)管理中，管理程序皆由人工操作所設(shè)計(jì)，這樣一來難免會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)登記錯(cuò)誤的問題，所以常常出現(xiàn)用戶查詢時(shí)無法獲得真實(shí)有效的信息，大幅度提高檔案數(shù)據(jù)完整性、準(zhǔn)確性以及有效性。

三、結(jié)束語

總而言之，隨著醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展，其音像、影像檔案的管理工作也越來越繁雜，傳統(tǒng)的管理模式耗時(shí)、耗力，而且還難以保障檔案內(nèi)容的安全性與準(zhǔn)確性。信息技術(shù)不斷優(yōu)化其管理流程后，能夠?qū)崿F(xiàn)管理流程的簡化，并且通過一系列的信息化措施，全面提升音像、影像檔案的管理效率。

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