大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究

朱琦

摘 要：大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用是檔案管理未來(lái)發(fā)展必須要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，為了探索大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的具體方法，首先從滿(mǎn)足智慧城市發(fā)展需要、滿(mǎn)足檔案管理信息化需要、滿(mǎn)足檔案存儲(chǔ)信息化要求3個(gè)方面對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的重要性進(jìn)行了分析，最后從構(gòu)建云端存儲(chǔ)、增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析服務(wù)、提升數(shù)據(jù)檢索能力幾個(gè)方面論述了現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中的具體操作。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù) 檔案管理 管理模式

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）01（b）-0008-02

現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案管理為主，雖然為國(guó)家信息收集處理做出許多貢獻(xiàn)，但大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)使得傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)階段的發(fā)展需要。從總體上來(lái)看，現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理的轉(zhuǎn)型過(guò)程相對(duì)較為艱巨，還存在著許多需要進(jìn)一步完善的問(wèn)題。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理當(dāng)中對(duì)于我國(guó)檔案管理的發(fā)展具有非常重要的意義?；诖朔N情況，在本文當(dāng)中筆者對(duì)現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了必要的研究與分析。

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的重要性

檔案管理對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有非常重要的推動(dòng)作用，傳統(tǒng)檔案管理由于存在效率低、成本高的缺點(diǎn)已經(jīng)越來(lái)越不被企業(yè)所接受。實(shí)施傳統(tǒng)檔案管理模式不僅不能夠有效地收集社會(huì)發(fā)展的動(dòng)態(tài)信息，還為企業(yè)未來(lái)進(jìn)入信息化領(lǐng)域埋下隱患。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的日益完善，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理具有非常重要的意義，不僅可以解決傳統(tǒng)檔案管理模式效率低、成本高的問(wèn)題，還可以滿(mǎn)足不同類(lèi)型的檔案管理需求。因此，筆者在下文中對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理對(duì)于社會(huì)發(fā)展的重要性進(jìn)行了梳理總結(jié)，其具體重要性包括以下幾個(gè)方面。

1.1 滿(mǎn)足智慧城市發(fā)展需要

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展導(dǎo)致信息化進(jìn)程加快，不同地區(qū)都在建立不同規(guī)模的信息化智慧城市。智慧城市通過(guò)分析大量云端數(shù)據(jù)如經(jīng)濟(jì)發(fā)展速率、經(jīng)濟(jì)污染程度、經(jīng)濟(jì)占比來(lái)得出城市未來(lái)的發(fā)展方向，對(duì)以后可能出現(xiàn)的問(wèn)題做好防范措施和可能出現(xiàn)的機(jī)遇做好準(zhǔn)備工作。現(xiàn)階段檔案管理通過(guò)云數(shù)據(jù)對(duì)智慧城市提供的信息主要包括大數(shù)據(jù)的云服務(wù)、大數(shù)據(jù)的有效整合、大數(shù)據(jù)的分類(lèi)和大數(shù)據(jù)的快速查詢(xún)4個(gè)方面。智慧城市的建立對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理信息化程度的要求很高，完善的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)是建立智慧城市的基本保障。

1.2 滿(mǎn)足檔案管理信息化需要

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于存儲(chǔ)時(shí)間短、易丟失、查詢(xún)復(fù)雜等缺點(diǎn)已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足信息時(shí)代對(duì)檔案管理的發(fā)展需求，電子檔案由于獨(dú)特的云技術(shù)優(yōu)勢(shì)已經(jīng)慢慢取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的位置。檔案管理信息化為人們對(duì)信息的查找和處理提供很多方便，但電子檔案信息化需要以大數(shù)據(jù)技術(shù)作為理論支撐才能夠滿(mǎn)足用戶(hù)多元化的服務(wù)需求。除此之外，大數(shù)據(jù)云技術(shù)應(yīng)用于檔案管理信息化模式能夠有效地提高電子檔案的利用率，增強(qiáng)管理部門(mén)的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。

1.3 滿(mǎn)足檔案存儲(chǔ)信息化要求

檔案存儲(chǔ)數(shù)量隨著數(shù)據(jù)化時(shí)代的到來(lái)呈現(xiàn)指數(shù)型增長(zhǎng)，不僅檔案數(shù)據(jù)變多，檔案的信息程度也變得愈加復(fù)雜，給檔案管理存儲(chǔ)帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)。而應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以建立更加完善的云端電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)有效地對(duì)大量信息進(jìn)行梳理分類(lèi)，分析數(shù)據(jù)背后隱藏的信息，挖掘數(shù)據(jù)的多元價(jià)值，從而提高檔案的利用率和使用率，減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中人力、物力、財(cái)力的損耗，降低檔案管理的運(yùn)營(yíng)成本。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的具體操作

國(guó)家經(jīng)濟(jì)化進(jìn)程的不斷加快越發(fā)突顯出大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理為社會(huì)未來(lái)發(fā)展的道路指明方向的重要性，分析云數(shù)據(jù)背后的多元價(jià)值對(duì)于企業(yè)、國(guó)家、個(gè)人都有著不同程度的意義，高效率、高質(zhì)量的檔案管理模式也迫切需要“站”出來(lái)為人們做出貢獻(xiàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的研究應(yīng)用成熟為檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展提供條件，可以更好地保證檔案信息的完整性和安全性，也使得檔案信息的保密措施更加到位。以下是筆者總結(jié)的將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的具體操作。

2.1 構(gòu)建云端存儲(chǔ)

大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的最基本條件就是存儲(chǔ)空間足夠充足，存儲(chǔ)空間過(guò)小就不能保證數(shù)據(jù)信息的完整性，現(xiàn)階段建立云存儲(chǔ)是實(shí)施檔案管理應(yīng)用的先決條件。云存儲(chǔ)是將信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言的形式存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)終端信息管理系統(tǒng)，不僅可以充分保障檔案的安全性，還可以對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)式分析記錄滿(mǎn)足用戶(hù)不同程度的需求從而提供多元化信息服務(wù)。建立云存儲(chǔ)模式首先需要加強(qiáng)云端檔案管理的硬件基礎(chǔ)配置，增加檔案管理硬件的信息存儲(chǔ)量，其次是加入檔案管理不同作用的配套軟件來(lái)滿(mǎn)足對(duì)信息的收集、處理、分析。云存儲(chǔ)不僅可以對(duì)文字單一信息進(jìn)行存儲(chǔ)，還可以對(duì)經(jīng)過(guò)特殊處理的圖片、視頻、聲音進(jìn)行存儲(chǔ)，從而擴(kuò)大檔案管理的存儲(chǔ)范圍。另外，建立云存儲(chǔ)管理平臺(tái)時(shí)要保持與國(guó)家終端檔案管理系統(tǒng)的鏈接，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的雙重存儲(chǔ)，保證信息的完整性。

2.2 增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析服務(wù)

大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理最突出的特點(diǎn)就是對(duì)收集的大量信息進(jìn)行分析，發(fā)掘數(shù)據(jù)背后隱藏的價(jià)值。數(shù)據(jù)分析服務(wù)的開(kāi)展可以提供多種類(lèi)型的服務(wù)從而滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)檔案信息的不同需求?；诖朔N情況，大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理要增強(qiáng)對(duì)云端數(shù)據(jù)的分析能力來(lái)提高用戶(hù)使用檔案信息的工作效率和工作質(zhì)量。增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析服務(wù)不僅可以提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，還可以促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。如果單一數(shù)據(jù)庫(kù)信息分析服務(wù)不能滿(mǎn)足用戶(hù)實(shí)際需求，還可以將多個(gè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整合擴(kuò)大范圍進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，真正做好用戶(hù)所需信息及時(shí)分析服務(wù)，提高檔案信息的查詢(xún)服務(wù)效率。

2.3 提升數(shù)據(jù)檢索能力

大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理為用戶(hù)提供了更加智能化、多元化的信息查詢(xún)方式。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理最大的弊端就是檔案信息的檢索太過(guò)復(fù)雜，雖然設(shè)置了檔案管理檢索目錄，但在眾多的檔案信息中找到適合自己的信息還是非常困難的。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以將信息進(jìn)行分類(lèi)管理，用戶(hù)可以按照不同的搜索找到不同的信息，從而有效地提高用戶(hù)的檢索效率。大數(shù)據(jù)技術(shù)研究人員應(yīng)用可視化分析技術(shù)可以使數(shù)據(jù)以圖表的形式來(lái)展示信息的發(fā)展方向，還可以對(duì)收集的信息實(shí)施特殊化處理，建立數(shù)據(jù)分析預(yù)測(cè)模型從而提供相關(guān)的數(shù)據(jù)附加模型，提升數(shù)據(jù)檢索的寬度和深度，從而達(dá)到更科學(xué)化的檢索能力水平。

3 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使得包含檔案管理工作的社會(huì)各行各業(yè)在一定程度上都受到了大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理當(dāng)中對(duì)于我國(guó)檔案管理的發(fā)展具有非常重要的意義，在本文當(dāng)中筆者結(jié)合自己的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和社會(huì)理論數(shù)據(jù)分析，對(duì)當(dāng)前階段可以應(yīng)用于檔案管理工作的大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行了簡(jiǎn)略的分析，希望可以促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

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