周小榮

摘 要：作為我國檔案工作的一個(gè)重要組成部分，文書檔案管理工作在我國的很多行業(yè)中都有著非常廣泛的應(yīng)用。最顯著的是在我國的行政領(lǐng)域中，例如，機(jī)關(guān)事業(yè)單位，各種社會(huì)團(tuán)體，國有企業(yè)等，上述行政單位在日常的行政工作進(jìn)行的過程中都會(huì)涉及到文書檔案的管理工作。文書檔案管理工作是在行政工作的文書工作逐漸的轉(zhuǎn)化而來，是一種較為常見的工作稱謂。本文主要針對文書檔案管理的信息電子化具體應(yīng)用的問題進(jìn)行詳細(xì)的闡述以及分析，希望通過本文的闡述以及分析，能夠有效的提升我國行政工作進(jìn)行的過程中文書檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量，同時(shí)也為我國的行政工作的管理工作的創(chuàng)新以及改革貢獻(xiàn)力量。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理 信息電子化 優(yōu)點(diǎn) 缺點(diǎn) 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）01（b）-0027-02

在我國的社會(huì)發(fā)展的歷程當(dāng)中，有很大的一部分發(fā)展史能夠從我國行政單位的文書檔案中進(jìn)行索取和查閱。文書檔案能夠通過客觀的記錄來表達(dá)歷史的實(shí)際歷程，能夠最真實(shí)的反應(yīng)出某一個(gè)階段的主要領(lǐng)導(dǎo)對于社會(huì)發(fā)展的重要決策；同時(shí)，還會(huì)針對部門的實(shí)際建設(shè)以及社會(huì)問題的研究等成果以及相應(yīng)的過程進(jìn)行詳細(xì)的記錄。因此，在我國的行政工作進(jìn)行的過程中，文書檔案是一種客觀的存在，正是由于文書檔案的客觀性非常強(qiáng)，因此，在文書檔案工作進(jìn)行的過程中，文書檔案的管理工作顯得至關(guān)重要。我國在機(jī)關(guān)行政工作進(jìn)行的過程中已經(jīng)針對文書檔案的管理工作有了非常豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。我國傳統(tǒng)形式上的行政文書檔案管理工作主要是采用人工查詢或者是人工登記的方式來對文書檔案的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行整理、立卷、查詢、統(tǒng)計(jì)，這種傳統(tǒng)形式上的行政文書檔案管理工作雖然在一段時(shí)間內(nèi)有助于我國行政工作的正常開展，但是隨著時(shí)間的推移，以及我國行政管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，傳統(tǒng)形式上的文書檔案管理工作已經(jīng)逐漸的顯現(xiàn)出了其滯后性，越來越多的暴露了傳統(tǒng)文書檔案管理工作的弊端和缺陷。根據(jù)對比情況，傳統(tǒng)形式上的文書檔案管理工作主要存在4個(gè)缺陷問題，首先是傳統(tǒng)形式的文書檔案管理工作在檔案查詢的過程中耗費(fèi)的時(shí)間較長；其次是傳統(tǒng)形式上的文書檔案管理工作在檔案登記管理的過程中程序較為繁瑣；再次是傳統(tǒng)形式上的文書檔案管理工作工作效率非常低下；最后是傳統(tǒng)形式上的文書檔案管理工作不具備安全性，很多的檔案不便于管理，因此，耗費(fèi)的勞動(dòng)強(qiáng)度較大。上述的4種缺點(diǎn)同我國行政單位大力倡導(dǎo)的自動(dòng)化行政工作辦公背道而馳。尤其是我國信息化不斷發(fā)展和應(yīng)用的今天，傳統(tǒng)形式上的文書檔案管理工作更加的突兀，人們越來越多的采用網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行工作和辦公，目前，很多的行政管理工作都可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行處理和查閱監(jiān)督。因此，我國的文書檔案管理工作也需要進(jìn)行相應(yīng)的改革和發(fā)展。目前，我國的電子化文書檔案管理工作已經(jīng)在進(jìn)行推廣和應(yīng)用的過程中，在應(yīng)用和推廣的過程中，能夠有效的提升文書檔案管理的工作效率，同時(shí)還能夠在很大程度上解放工作人員的工作強(qiáng)度，起到了精簡機(jī)構(gòu)的作用，同時(shí)在文書檔案管理查詢的過程中，還能夠提供完整并且準(zhǔn)確的文書檔案信息，最大限度地適應(yīng)了行政工作的發(fā)展，同時(shí)也滿足了行政工作的發(fā)展需求。

1 行政工作進(jìn)行的過程中電子化文書檔案管理工作的具體優(yōu)點(diǎn)

1.1 電子化文書 檔案管理工作應(yīng)用方便，同時(shí)信息檢索非常便捷

目前在行政工作管理的過程中，文書檔案管理工作在信息電子化的滲入下，工作載體有了非常大的改變，越來越多的文書檔案管理借助于光盤或者是磁盤等形式來存儲(chǔ)文書檔案信息和內(nèi)容。之所以電子化的文書檔案管理工作越來越多的被應(yīng)用，主要是有電子化的工作效率非常高，工作速度也會(huì)大幅度的提升，能夠通過計(jì)算機(jī)來處理各種檔案信息和數(shù)據(jù)。這是電子化文書檔案管理的最大優(yōu)點(diǎn)所在。相比較于傳統(tǒng)形式上的文書檔案管理，在效率上以及完整性以及準(zhǔn)確性上都有著非常大的提升和發(fā)展，最大限度上解放了人力，在檔案信息查閱的時(shí)候非常便捷，同時(shí)在檢索檔案相關(guān)信息的過程中非常的快和便捷，在檢索時(shí)間問題上就有了大幅度的縮短，因此，文書檔案管理工作效率的提升能夠在一定程度上提升行政工作的管理效率，更加的優(yōu)化行政管理工作。

1.2 電子化文書檔案管理工作在檔案保管時(shí)相較于傳統(tǒng)形式上的文案檔案管理較為容易

相較于管理載體為紙質(zhì)的方式，電子化形式的文書檔案管理在管理的過程中更加的容易并且便捷。目前在行政管理工作進(jìn)行的過程中電子檔案在制作材料上應(yīng)用的是高科技制作材料，不僅僅能夠避免潮濕以及蛀蟲，同時(shí)更加的環(huán)保，能夠有效的延長文書檔案的管理壽命。由于應(yīng)用了電子化的文書檔案管理，能夠有效的處理好由于高溫或者是高濕度造成的文書檔案紙張的腐蝕或者是氧化的問題。電子檔案最主要的存儲(chǔ)形式有光碟或者是存儲(chǔ)硬盤燈，這些管理載體的特點(diǎn)就是操作簡單同時(shí)占據(jù)空間較小。在文書檔案管理的過程中并不需要針對管理工作本身投入大量的物力以及人力，因此，相較于傳統(tǒng)形式上的文書檔案管理，電子化應(yīng)用下的文書檔案管理更加的便于保存，同時(shí)節(jié)省資源，在穩(wěn)定性上也非常有優(yōu)勢。

1.3 電子化文書檔案管理工作能夠有效的實(shí)現(xiàn)電子傳輸，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息以及內(nèi)容共享

在傳統(tǒng)形式上的文書檔案管理中，由于管理載體的緣由，文書檔案并不能夠進(jìn)行有效的共享以及進(jìn)行交流，因此，傳統(tǒng)形式上的文書檔案管理大多存在閑置的狀況，不利于發(fā)揮出文書檔案的作用和管理效果，這樣就在一個(gè)方面造成了嚴(yán)重的浪費(fèi)。隨著電子化文書檔案管理的不斷應(yīng)用，能夠借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的有效共享以及溝通交流，這樣非常迎合目前較快的工作節(jié)奏。同一電子化文書檔案管理工作能夠最大限度地提升檔案的傳輸安全性。

2 行政工作進(jìn)行的過程中電子化文書檔案管理工作的具體缺點(diǎn)

首先，電子化的文書檔案管理的內(nèi)容不能夠保障其真實(shí)性。其次，電子化的文書檔案管理由于電子網(wǎng)絡(luò)的大范圍應(yīng)用，其安全性是一個(gè)較大的管理隱患。再次，電子化的文書檔案管理由于涉及到非常多的電子網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，因此，對于相關(guān)的管理工作人員的要求較高。最后，電子化文書檔案管理工作面臨著電子檔案的相互兼容困惑。

3 針對電子化文書檔案管理工作的現(xiàn)有狀況的具體改進(jìn)以及應(yīng)對措施

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員提出了更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平。目前，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才奇缺，大部分檔案人員信息技術(shù)水平偏低，盡管單位引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但不能充分發(fā)揮作用，根本談不上實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。因此，為了有效的改變和發(fā)展行政管理中的文書檔案管理工作，我們要針對安全的問題以及工作人員的素質(zhì)問題進(jìn)行針對性的發(fā)展和創(chuàng)新。

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