提升辦公檔案管理效率的探究與探析

劉弘

摘要：如今企事業(yè)單位辦公檔案管理的拖沓已經(jīng)成為社會(huì)中急需解決的重大問題，在單位工作者進(jìn)行工作的同時(shí)，原始的檔案管理手段嚴(yán)重的降低了其工作效率，使人力資源大量浪費(fèi)。本文闡述了現(xiàn)下辦公檔案管理工作中出現(xiàn)的問題以及對(duì)策，萬(wàn)望能給今后企事業(yè)單位檔案管理工作者以工作上的借鑒。

關(guān)鍵詞：辦公檔案；管理；效率

一、辦公室檔案管理中的現(xiàn)狀和問題

（一）辦公室檔案管理的概念

在當(dāng)下的新信息時(shí)代中，企事業(yè)單位等對(duì)自身海量的數(shù)據(jù)資料有了新的管理要求，使用新興技術(shù)對(duì)原始資料檔案進(jìn)行系統(tǒng)整合的需求迫在眉睫[1]。與此同時(shí)，傳統(tǒng)資料管理手段所帶來(lái)的人力資源浪費(fèi)的狀況也急需解決，因此，運(yùn)用新技術(shù)、新手段對(duì)我國(guó)當(dāng)下企事業(yè)單位辦公檔案管理進(jìn)行整合優(yōu)化，將大大提升我國(guó)企事業(yè)單位的辦事流程，功在當(dāng)下，利在千秋。

（二）辦公室管理中出現(xiàn)的問題

（1）信息建設(shè)落后

在辦公檔案輸入過程中，為了加快輸入效率，工作人員往往只是輸入了資料的簡(jiǎn)單信息，由于這個(gè)原因造成了數(shù)據(jù)庫(kù)的缺乏，也導(dǎo)致了對(duì)辦公檔案資料的管理和尋找不便。同時(shí)數(shù)據(jù)備份的不及時(shí)和系統(tǒng)安全漏洞是信息安全建設(shè)缺點(diǎn)的重要體現(xiàn)。當(dāng)受到黑客的攻擊時(shí)，會(huì)造成辦公室檔案的泄露，將會(huì)造成難以挽回的重大損失。

（2）管理人才匱乏

專業(yè)性、機(jī)密性等是辦公室檔案管理的主要特點(diǎn)，需要相關(guān)專業(yè)的人才去完成這份工作，但在現(xiàn)實(shí)生活中和實(shí)際實(shí)施過程中，這些相關(guān)人才的編制沒有健全，我國(guó)有關(guān)部門對(duì)這此領(lǐng)域的工作缺乏重視和關(guān)注，認(rèn)為沒有必要花費(fèi)時(shí)間、金錢和技術(shù)去培養(yǎng)辦公室管理的專業(yè)人才，所以造成了辦公室管理專業(yè)人才短缺。相關(guān)部門只是招收一些社會(huì)上兼職人員去管理這些資料。我國(guó)檔案管理領(lǐng)域的現(xiàn)狀就是沒有一點(diǎn)專業(yè)技術(shù)可言，并且仍然在原地踏步，工作水平粗糙，總是用“你送我裝，你借我調(diào)”的方法，造成整個(gè)領(lǐng)域的工作落后和不嚴(yán)謹(jǐn)。雖然近幾年進(jìn)行了改進(jìn)措施，購(gòu)買了專業(yè)的辦公室管理軟件，同時(shí)應(yīng)用了現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)，使工作變得快捷和方便，但是還是由于檔案管理專業(yè)人才缺失，沒有使現(xiàn)代化數(shù)據(jù)發(fā)揮全部的作用，最終導(dǎo)致其工作毫無(wú)起色，仍處于沒有進(jìn)步可言的最初階段。

（3）信息利用不充分

在現(xiàn)代化進(jìn)程中，很多企業(yè)在辦公室檔案管理工作中還是采用紙質(zhì)保存的方式，這種保存方式很落后，并且還有非常大的弊端，如在保存期間工作人員不能對(duì)它們進(jìn)行再次檢查，容易造成紙張的缺損。當(dāng)我們需要這些檔案或者進(jìn)行資料傳遞時(shí)，都給需要檔案查閱人造成很大不便。一些從社會(huì)上招聘的兼職人員，由于沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，不能對(duì)檔案按順序進(jìn)行排列，只是進(jìn)行簡(jiǎn)單整理，很大程度上會(huì)造成檔案的丟失或增加了檔案查找的困難性。由于檔案記錄著非常多的重要信息，一旦丟失很難再次補(bǔ)辦，如此這般將會(huì)造成很大的障礙[2]。同時(shí)很多企業(yè)的辦公室檔案管理人員對(duì)工作不嚴(yán)謹(jǐn)，在收集檔案材料過程中非常懈怠、不積極對(duì)檔案進(jìn)行整理歸納，出現(xiàn)了很多問題。比如說(shuō)在轉(zhuǎn)交檔案的過程中存在的最大問題就是對(duì)檔案收不齊現(xiàn)象，一旦出現(xiàn)這種沒有交上檔案的情況，就會(huì)造成該類別檔案缺失，影響今后的工作進(jìn)程，若以后再次使用此檔案材料，其流程只會(huì)更加的復(fù)雜，浪費(fèi)更多的人力物力，對(duì)缺失資料進(jìn)行再次收集，這種現(xiàn)象發(fā)生的主要原因就是辦公室檔案管理人員的管理問題，造成的后果就是信息利用不充分。因此我們應(yīng)該對(duì)辦公室檔案管理人員加強(qiáng)管理，對(duì)檔案的收集情況加大重視力度，積極地對(duì)檔案進(jìn)行收集，完整的轉(zhuǎn)交檔案。

（4）管理方式落后

當(dāng)前企事業(yè)單位對(duì)檔案的管理方面也有很多的問題，管理工作者大多都是非專業(yè)人員，沒有受過專業(yè)檔案管理培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的辦公室檔案管理經(jīng)驗(yàn)如教師的親屬或退休員工等兼職人員。辦公室檔案管理的配套設(shè)施跟不上多數(shù)原因是由于硬件條件和資金不足導(dǎo)致的，這些因素導(dǎo)致了在辦公室檔案管理領(lǐng)域非常落后的現(xiàn)狀。很多企業(yè)都會(huì)有這樣的誤區(qū)，都會(huì)認(rèn)為辦公室檔案管理工作不需要專業(yè)的人員或體系，認(rèn)為這個(gè)工作是沒有任何意義的，不需要為它付出過多資源，只需要保證檔案資料不丟失還可以查到就可以了，就是因?yàn)檫@樣的現(xiàn)狀導(dǎo)致了人員業(yè)務(wù)素質(zhì)差并且檔案維護(hù)資金不足的情況發(fā)生。在辦公室檔案管理工作中，很多企業(yè)還沒有完整的體系，大多企業(yè)還是靠手工編輯和檢索方式，造成了檔案資料的丟失和不完整的情況。

二、如何提升辦公檔案管理效率

（一）健全管理體系

應(yīng)該盡可能的完善辦公室檔案管理的制度，對(duì)人員和資料進(jìn)行統(tǒng)一管理。辦公室檔案是所有員工信息的主要來(lái)源，為了避免出現(xiàn)檔案的丟失、更改、漏交這些問題，應(yīng)該制定明確的規(guī)定和制度。

（二）規(guī)范工作流程

應(yīng)該努力做到按照指定的流程去提交檔案；認(rèn)真鑒別檔案信息的真實(shí)性，嚴(yán)格檔案制度，檔案信息不規(guī)范堅(jiān)決不進(jìn)行歸檔；應(yīng)該配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，使檔案管理設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)化；同時(shí)認(rèn)真規(guī)范工作制度。

（三）加強(qiáng)人才建設(shè)

應(yīng)該提高對(duì)辦公室管理人員對(duì)檔案的重視度，加強(qiáng)對(duì)人員專業(yè)知識(shí)和個(gè)人素質(zhì)的的要求，使辦公室檔案管理、分類、保存、移交等方面工作專業(yè)化、制度化。應(yīng)該對(duì)這些人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，國(guó)家應(yīng)該重視并重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人才，企業(yè)應(yīng)該提供更多檔案管理人才的就業(yè)崗位，還應(yīng)該對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)品德提出更高的要求[2]。

（四）提升軟硬件水平

在軟件方面應(yīng)該保證辦公室檔案的機(jī)密性和安全性，計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今檔案電子化管理的主要技術(shù)，它的海量存儲(chǔ)、高效性、安全性都高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案模式，所以需要有關(guān)部門拿出專門資金對(duì)電子信息檔案管理軟硬件設(shè)施進(jìn)行維護(hù)。

結(jié)論：

當(dāng)下，各企事業(yè)單位對(duì)于辦公室檔案管理管理工作應(yīng)該高度重視和關(guān)注，制定完整的管理流程，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，尤其是軟硬件的應(yīng)用，培養(yǎng)專業(yè)的辦公檔案管理人員，從而極大的提升日常工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理探析[J].李偉艷.辦公室業(yè)務(wù).2016（20）

[2]文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用探析[J].韋俊梅.人才資源開發(fā).2016（16）

[3]辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理研究[J].張丹丹.經(jīng)營(yíng)管理者.2015（29）