秘書工作需要“三心”“二意”

向麗華

秘書職業(yè)歷史悠久，但是其名稱、工作內(nèi)容、形式和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)一直在變化。在當(dāng)今這個(gè)信息高度發(fā)達(dá)的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，一名優(yōu)秀的秘書日常工作中特別需要具備“三心”“二意”。

孟子云“心之官則思”，這一點(diǎn)放在今天也是適用的。秘書工作特別講究用心，講究正確和高效的思維方式。具體來說，秘書工作中的“三心”包括耐心、細(xì)心和信心。

秘書的日常工作，尤其是初級(jí)秘書工作，表面上看有些繁瑣和枯燥。簡(jiǎn)單重復(fù)的機(jī)械工作，讓人不得不懷疑自己存在的價(jià)值，從而產(chǎn)生離職的想法。每每這時(shí)，我總會(huì)想起達(dá)·芬奇畫雞蛋的故事，看起來畫雞蛋就是畫一個(gè)圓圈，但是世界上沒有完全相同的兩個(gè)雞蛋，在不同角度、不同光線下同一個(gè)雞蛋也有不同的形狀。既然要畫，就要沉下心去觀察、體會(huì)每一個(gè)雞蛋的獨(dú)到之處，與雞蛋融為一體，觸摸它、感知它，當(dāng)你真的用心對(duì)待每一個(gè)雞蛋時(shí)，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)世界上的事情沒有簡(jiǎn)單和復(fù)雜之分。重復(fù)是技巧之母。一個(gè)人把簡(jiǎn)單的事情重復(fù)做，就會(huì)變成專家；重復(fù)的事情用心做，你就是贏家。世界本來就是平凡的，只有自己把頭低下來，才能更好感悟人生的萬(wàn)花筒。

首先，耐心會(huì)讓秘書人員在前行的道路上盡量少犯錯(cuò)誤，收獲驚喜。秘書工作講究心緒平穩(wěn)、專心致志，切不可心神恍惚、心猿意馬。比如，我的一個(gè)學(xué)生實(shí)習(xí)時(shí)就經(jīng)歷過這樣一件事情，該學(xué)生在一大型外貿(mào)公司上班，公司有個(gè)良好的傳統(tǒng)，就是以季度為單位給當(dāng)季度過生日的員工采購(gòu)禮物，并發(fā)放到人。該學(xué)生在查閱員工資料時(shí)，開始還能靜下心來仔細(xì)比對(duì)，把員工的名字一一加以標(biāo)注，但是在標(biāo)注了300人之后，她已經(jīng)接近抓狂，覺得這么簡(jiǎn)單的工作讓她來做真的是大材小用，于是開始一目十行地掃閱，結(jié)果完成的速度是快了，在發(fā)放禮物時(shí)卻出現(xiàn)了問題。本來公司當(dāng)季度過生日的員工是676人，學(xué)生統(tǒng)計(jì)出來的結(jié)果卻600人不到。雖然后面重新采買，補(bǔ)發(fā)了給員工的禮物，領(lǐng)導(dǎo)也沒有批評(píng)這位學(xué)生，但是這件事情讓她難過了好久。她說，這么簡(jiǎn)單的事情都沒有辦好，真的是太丟臉了。這件事其實(shí)與個(gè)人能力沒有多大關(guān)系，重要的只是欠缺耐心。

其次，細(xì)心是成為高素質(zhì)秘書的必備武器之一。事實(shí)上，能讓領(lǐng)導(dǎo)放心、同事交心的心智聰慧的秘書非常難得。在工作過程中，我曾經(jīng)對(duì)一件事情一直耿耿于懷。當(dāng)時(shí)，所在協(xié)會(huì)要召開年會(huì)，我負(fù)責(zé)印刷和發(fā)放參會(huì)通知。通知是協(xié)會(huì)資深秘書長(zhǎng)撰寫的，文字流暢，格式規(guī)范，上面有會(huì)長(zhǎng)的簽發(fā)意見，所以在印發(fā)通知之前，只是簡(jiǎn)單掃了一下正文內(nèi)容，就把通知交付給印務(wù)中心承印了。當(dāng)拿到厚厚的幾百份通知時(shí)，還是小有成就感的。可是，就在裝封前一分鐘，卻發(fā)現(xiàn)通知上有一個(gè)非常明顯的錯(cuò)誤，那就是此次年會(huì)召開的時(shí)間居然要回到前年！就是這樣一個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字的錯(cuò)誤，讓我們不得不想辦法去補(bǔ)救。因?yàn)橐呀?jīng)印刷完畢，為了節(jié)約成本，我們只好在每一份通知上做手寫的更改。雖然最后會(huì)議還是按期召開了，但是因?yàn)樽约涸诮桓队∷⑶暗囊粋€(gè)不細(xì)心，導(dǎo)致了重復(fù)工作的發(fā)生，現(xiàn)在想起來直覺得汗顏。細(xì)節(jié)決定成敗，這句話對(duì)于秘書行業(yè)來說意義重大。

再次就是信心。有人堅(jiān)持秘書是吃青春飯的，這句話其實(shí)也有一定道理。因?yàn)槊貢菃挝坏男蜗?，是外界接觸到該單位的第一人。秘書的精氣神在某種程度上彰顯了企業(yè)的文化底蘊(yùn)和生命氣息。秘書要強(qiáng)調(diào)內(nèi)外兼修，不僅講顏值還要拼內(nèi)在修為。其中，就包括自信力的提升。一個(gè)心氣高、干勁足、有心志，對(duì)自己的能力、從事的崗位和服務(wù)的單位充滿信心，渾身洋溢著正能量的秘書會(huì)成為公司無形的資產(chǎn)。比如在安排領(lǐng)導(dǎo)外出行程時(shí)，就要充分考慮到本單位的地位，在與對(duì)方聯(lián)系的過程中做到不卑不亢，在溫柔中堅(jiān)持底線。

當(dāng)然，這里也可能存在秘書因自信爆棚從而越俎代庖出現(xiàn)與自己身份不合的言行。我曾經(jīng)服務(wù)的一個(gè)小型物流公司，每年春節(jié)都會(huì)給客戶贈(zèng)送優(yōu)質(zhì)的筆記本，在筆記本的扉頁(yè)，公司的總經(jīng)理總是會(huì)手寫一封熱情洋溢的新年賀信，這是公司堅(jiān)持了快十年的慣例。但是有一年，開展這個(gè)活動(dòng)的過程中出現(xiàn)了一個(gè)小插曲，讓老總很是光火。原因就是總經(jīng)理秘書想著自己是中文系畢業(yè)的高才生，文筆了得，所以自信滿滿地自作主張，未經(jīng)請(qǐng)示就把賀信給寫了，還用上了領(lǐng)導(dǎo)的藝術(shù)簽名。從客觀上來說，這封賀信的內(nèi)容和形式真的比以前的要好，但是，秘書的自信不能無度，一切工作的開展要在自己的職業(yè)維度內(nèi)，這也是我們所講的心量。信心要能放能收，有容乃大。

秘書工作除具備“三心”外，還要講究“二意”，即會(huì)意和情意。

意，從音從心。秘書作為為領(lǐng)導(dǎo)營(yíng)造最佳決策環(huán)境的人，需要格外用心揣摩和領(lǐng)會(huì)他人的意圖，懂得言外之意和弦外之音。與領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過一段時(shí)間磨合，要做到對(duì)其意圖心領(lǐng)神會(huì)。如領(lǐng)導(dǎo)有一天進(jìn)來辦公室的時(shí)間很晚，臉色很差，對(duì)同事的問候也很怠慢，這個(gè)時(shí)候，秘書就不能簡(jiǎn)單地按照工作日程去打擾領(lǐng)導(dǎo)，可以按照領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)的愛好，先沏一杯茶或者其他飲料，讓領(lǐng)導(dǎo)暫時(shí)緩緩，再察言觀色，留意領(lǐng)導(dǎo)的細(xì)節(jié)，進(jìn)而安排下一步工作。就算這時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)做出任何決定，秘書都可以在表面上應(yīng)承，做好記錄，而實(shí)際上在背后仔細(xì)分析、感知領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)意愿。等待領(lǐng)導(dǎo)平靜下來之后，再說出自己對(duì)此事的看法和意見，與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行確認(rèn)。這種曲線救國(guó)的工作方法可以有效地避免領(lǐng)導(dǎo)片面武斷或者言不由衷的決策輕易被下發(fā)實(shí)施，從而維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的尊嚴(yán)。

秘書不僅自己要有情有意，高情商，而且要幫助領(lǐng)導(dǎo)樹立一個(gè)重情意的形象。秘書雖然不是領(lǐng)導(dǎo)，不做決策，卻是外界和下屬接觸領(lǐng)導(dǎo)和公司的媒介，尤其是初次接觸領(lǐng)導(dǎo)者常常會(huì)從秘書那里感知領(lǐng)導(dǎo)的溫度。

做秘書要講究人性關(guān)懷，工作中的情意主要表現(xiàn)在上下和內(nèi)外這兩個(gè)維度。比如筆者在策劃公司2016年年會(huì)時(shí)，考慮到當(dāng)年公司效益不錯(cuò)，年會(huì)召開時(shí)間又是圣誕節(jié)，在邀請(qǐng)參會(huì)人員時(shí)，筆者提議邀請(qǐng)員工家屬參加，這樣既可以保證年會(huì)的高效召開，也不會(huì)耽誤員工與家人的天倫之樂。年會(huì)中還安排了以家庭為單位的親子類節(jié)目演出，表演時(shí)請(qǐng)專業(yè)人士全程錄像，年會(huì)結(jié)束時(shí)，把已經(jīng)制作好的錄像帶和照片放在印有單位LOGO的精美包裝袋里，由領(lǐng)導(dǎo)專門送到各家庭代表的手上。雖然花費(fèi)不多，但是單位年會(huì)如此安排，讓員工的使命感和對(duì)單位的歸屬感得到極大加強(qiáng)。在“我們是相親相愛的一家人”這樣的氛圍中，年會(huì)成為大家回顧過去、展望來年、意氣風(fēng)發(fā)、眾志成城的大會(huì)。

秘書除了關(guān)心單位內(nèi)部的發(fā)展變化，還要關(guān)注行業(yè)、國(guó)內(nèi)外發(fā)生的大事。一旦需要單位和領(lǐng)導(dǎo)出面，秘書應(yīng)該快速抓住問題的重點(diǎn)，找到需求的焦點(diǎn)，及時(shí)制訂出整體方案，方便領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策。如遭遇一些天災(zāi)人禍的突發(fā)事件時(shí)，秘書就要第一時(shí)間整合各種信息和資源，和領(lǐng)導(dǎo)商量后制訂出合適的行程和活動(dòng)方案，讓外界感受到單位以人為本、以愛為幟的生存理念。一個(gè)企業(yè)只有超越了單純?yōu)橘嶅X而存在的目的，真心懷揣對(duì)世間大寫的愛，有責(zé)任敢擔(dān)當(dāng)，才會(huì)獲得生生不息的動(dòng)力。

秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)也要重情意，當(dāng)然這要建立在更好開展工作的基礎(chǔ)之上。秘書要主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)搞好關(guān)系，注意觀察和收集領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人愛好甚至家庭信息，盡量給領(lǐng)導(dǎo)營(yíng)造一個(gè)良好的情感空間，為領(lǐng)導(dǎo)解決后顧之憂。如在公司老總夫人生日的前幾天提醒老總，附帶給出幾款禮物清單供其選擇。身為領(lǐng)導(dǎo)，難免也有殫精竭慮、考慮不周、一意孤行的時(shí)候，那么作為他的輔助者——秘書，就要避免自己的情緒被領(lǐng)導(dǎo)同化，要保持清醒的頭腦，及時(shí)給對(duì)方以提醒和建議。就算有時(shí)自己受委屈，也要以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)為重，等到合適的機(jī)會(huì)，再向領(lǐng)導(dǎo)解釋清楚。任何人情都是相互的，當(dāng)你對(duì)工作一心一意，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)全心全意的時(shí)候，你的工作也會(huì)事半功倍。

綜上所述，要做好秘書工作，除了具備基本的職業(yè)素養(yǎng)外，還要講究“三心” “二意”，并且將心意融合，真正將自己置身其中。用心支持，用意升華，慢慢蓄積能量，讓自己在秘書這個(gè)舞臺(tái)上綻放光彩！

（摘自《秘書之友》）