提高辦公室檔案管理工作效率的路徑

郁波

【摘要】近幾年，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國辦公室工作越來越完善。并且隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)融入了人們生活、工作的方方面面，我國已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化時代，信息化時代對辦公室檔案管理工作也提出了更高的要求。企業(yè)的辦公室檔案管理面臨著一定的挑戰(zhàn)，如何做好檔案管理工作創(chuàng)新是人們非常關(guān)注的課題。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；效率；措施

一、辦公室檔案管理存在的問題

（一）檔案管理方式落后

隨著的社會的不斷發(fā)展，很多單位的檔案管理工作走上了信息化管理道路。但是有些單位在檔案管理上還停留在傳統(tǒng)的管理模式中，尤其在單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠的情況下。沒有專職檔案管理員，有些兼職的檔案管理員專業(yè)能力有限，再加上不能及時接受規(guī)范化檔案管理培訓(xùn)，檔案管理的方式方法都不能滿足科學(xué)化管理水平要求，從而導(dǎo)致不能夠很好地適應(yīng)新時代對檔案管理工作的需要。

（二）檔案收集與歸檔工作觀念差

工作觀念影響著檔案管理人員的具體行為，在當(dāng)前的辦公室檔案收集與歸檔工作中，檔案管理人員的工作觀念較差，將工作簡化為檔案收置，不能高效的進(jìn)行工作。檔案收集與歸檔工作觀念差主要由兩個原因造成：第一個原因是辦公室領(lǐng)導(dǎo)對檔案收集與歸檔工作的重視不足，也就是說領(lǐng)導(dǎo)沒有重視檔案的作用，這在一定程度上影響了檔案管理人員的工作，降低了檔案收集與歸檔的效率。第二個原因是檔案管理人員對檔案收集與歸檔工作的重視不足，也就是說檔案管理人員的工作態(tài)度過于解怠，不能主動的進(jìn)行檔案收集與歸檔工作，影響了辦公室的工作進(jìn)度，加大了辦公室全體工作人員的工作壓力。

（三）辦公室檔案管理工作人員具備的信息技術(shù)能力不足

信息化時代要想充分利用信息技術(shù)和信息手段來創(chuàng)新辦公室檔案的管理工作，就要求辦公室檔案管理具備高素質(zhì)的信息人才，充分利用信息化手段來促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。但是從實(shí)際的情況來看，很多企業(yè)對辦公室的檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為現(xiàn)有的辦公室檔案管理已經(jīng)具有完善的體系，所以不需要引入專業(yè)的人才來進(jìn)行管理創(chuàng)新，這種不正確的思想嚴(yán)重影響了檔案管理的信息化發(fā)展，缺乏專業(yè)人才，檔案管理工作人員的信息化技術(shù)能力普遍偏低，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的方法

（一）樹立正確的檔案收集與歸檔工作觀念

辦公室領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要樹立正確的檔案收集與歸檔工作觀念，以此來保證檔案收集與歸檔工作的順利進(jìn)行。辦公室領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案的作用，了解檔案的價值，引導(dǎo)檔案管理人員進(jìn)行檔案收集與歸檔工作，幫助檔案管理人員樹立正確的工作理念，并且要建立監(jiān)督機(jī)制，監(jiān)督檔案管理人員的工作過程，提升檔案管理人員的工作效率。除此之外，辦公室領(lǐng)導(dǎo)還要做好宣傳工作，讓辦公室全體人員了解檔案的重要性，并讓其他人員協(xié)助檔案管理人員工作，減輕檔案管理人員的工作壓力。檔案管理人員要端正工作態(tài)度，重視檔案收集與歸檔工作，主動收集、歸檔檔案，加快辦公室的工作進(jìn)度，減輕辦公室全體工作人員的工作壓力。

（二）加強(qiáng)辦公室電子檔案管理

信息化時代辦公室檔案管理要改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，要轉(zhuǎn)變以往以紙質(zhì)檔案為主的服務(wù)方式，加強(qiáng)電子檔案管理。因此，可以建立檔案管網(wǎng)站，及時收集相關(guān)的檔案信息和數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。創(chuàng)建電子檔案數(shù)據(jù)中心，對所有部門的電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)信息的共享，通過網(wǎng)站就能夠快速、高效地查詢相關(guān)的信息。和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的保存更為長久，不會像紙質(zhì)檔案一樣因紙質(zhì)損壞而丟失信息。此外，電子信息在信息采集、整理和歸檔等方面的工作也更加便捷，能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效率，減輕管理人員的工作量。此外，可以在線采集各種數(shù)據(jù)信息和資料，并開展在線服務(wù)，這樣就能夠讓檔案的作用得到充分發(fā)揮，讓檔案管理發(fā)揮真正的用途，提高檔案資源的利用率，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價值。

（三）樹立正確的創(chuàng)新服務(wù)觀念

事業(yè)單位的穩(wěn)定健康發(fā)展，離不開辦公室檔案日常管理工作的效率和質(zhì)量，想要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的良好發(fā)展，就必然要提升和樹立正確的檔案管理創(chuàng)新服務(wù)觀念。新形勢背景下，現(xiàn)代化科學(xué)管理的方式應(yīng)運(yùn)而生，因此提升檔案管理的方式就必然要具有和加強(qiáng)創(chuàng)新服務(wù)意識，與時代相接軌，與時俱進(jìn)創(chuàng)新管理檔案理念，提升檔案管理者的工作效率，以適應(yīng)現(xiàn)代化進(jìn)步發(fā)展的需求。

（四）對事業(yè)單位檔案管理制度進(jìn)行完善

事業(yè)單位要想提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就要建立健全并且不斷地對檔案管理體系進(jìn)行完善，根據(jù)辦公室檔案管理的實(shí)際情況，制定適用于辦公室檔案管理工作發(fā)展的方法和模式，以促使加強(qiáng)檔案管理的制度規(guī)范性和科學(xué)性管理方式。明晰檔案管理的工作進(jìn)程，提升檔案管理職能人員的專業(yè)素養(yǎng)，避免出現(xiàn)違規(guī)的操作流程造成不必要的麻煩，以確保職能人員能夠有效和順利地進(jìn)行檔案管理工作。

（五）開展管理技能培訓(xùn)，加強(qiáng)管理職能人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理職能人員是檔案管理工作過程中的關(guān)鍵性存在，對檔案管理起到至關(guān)重要的作用。要想提高管理效果，就要培訓(xùn)管理人員的管理技能和知識意識，同時也要培養(yǎng)和增強(qiáng)職能人員的專業(yè)素養(yǎng)，加深職能人員的管理技能和經(jīng)驗，從而促使管理職能人員能夠積極有效地開展管理工作。

三、結(jié)語

日常辦公室檔案管理工作，是事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵性助力，因此，事業(yè)單位應(yīng)不斷加強(qiáng)和創(chuàng)新辦公室日常檔案管理工作，并且不斷建立健全和完善辦公室檔案的管理工作體系，提升管理職能人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而推動創(chuàng)新檔案管理的方法，有效展開檔案管理工作。