機關單位養(yǎng)老保險檔案規(guī)范化管理研究

趙虹

【摘要】近幾年，機關單位對于養(yǎng)老保險檔案管理工作越來越重視。養(yǎng)老保險是我國社會保障制度的重要組成部分，隨著社會的進步，養(yǎng)老保險也在不斷完善。機關單位同樣重視養(yǎng)老保險制度的革新，對于機關單位養(yǎng)老保險的管理，逐步采用現(xiàn)代化管理方式，建立起規(guī)范化的養(yǎng)老保險檔案管理制度。本文主要探討機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度存在的問題，以及如何實現(xiàn)養(yǎng)老保險檔案的規(guī)范化管理。

【關鍵詞】機關；養(yǎng)老保險；檔案管理

一、機關單位養(yǎng)老保險檔案管理中存在的問題

（一）機關單位檔案規(guī)范化管理意識淡薄

在機關單位發(fā)展過程中，受傳統(tǒng)機關單位管理的制約，機關單位的人事檔案管理方面，沒有重視到檔案管理的重要性，規(guī)范化管理意識淡薄，鮮有對現(xiàn)有檔案管理人員進行系統(tǒng)、規(guī)范、全面的培訓。因檔案管理人員業(yè)務基礎薄弱，在查閱檔案時工作進度緩慢，信息采集含糊不清，對查找的材料不確定，經常事倍功半。比如此次機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革主要針對于機關事業(yè)單位編內人員，何種檔案材料為人員進編證明材料呢？不熟悉檔案分類的話，只能把厚重的檔案材料從頭翻到尾，很是浪費時間。如果熟悉干部人事檔案材料分類方法的話，就可以有針對性地查找，干部人事檔案材料的分類中“第一類：履歷材料中就可找到《大中專畢業(yè)生畢業(yè)統(tǒng)一就業(yè)報到證》”或“第九類：工資、任免、退（離）休等材料中可找到《吸收錄用國家干部審批表》等均是養(yǎng)老保險參保登記所需材料?！?/p>

（二）機關單位人事檔案管理模式單一

機關單位主要使用紙質存檔的管理模式來管理檔案，因檔案更新頻繁，每年都需增進新材料，由于此項工作量較大，檔案管理人員容易產生隋性，甚至幾年裝訂一次，這樣嚴重影響材料歸檔的及時性。隨著收入分配制度改革的深化，確立崗位津貼采取按崗定薪、工資浮動等方式。此次養(yǎng)老保險參保登記時需要在系統(tǒng)里上報“2014年9月所在崗位（即職稱）及其對應的基本工資”。但是在實際工作中，職稱評聘、年度考核等工作結束后卻沒有及時形成人事檔案材料存入個人檔案，檔案中的工資信息部分仍是幾年前的，不具有使用價值。

二、機關單位養(yǎng)老保險檔案規(guī)范化管理對策

（一）提升檔案管理人員的素質，建設高素質管理團隊

機關單位養(yǎng)老保險檔案管理工作的規(guī)范化開展，離不開專業(yè)的檔案管理人員，建設高素質的檔案管理團隊，才能實現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。因此，機關單位需要做好檔案管理人才的培養(yǎng)，具體措施有：首先，加強外部檔案管理人才引入和內部檔案管理人才的培養(yǎng)。外部招聘具有專業(yè)檔案管理知識的人員，內部依靠檔案管理方面的專家和教授，對單位檔案管理人員進行專業(yè)知識教學和講座，組織單位檔案管理人員，參觀市檔案局或者省檔案局，學習檔案管理的先進理念和經驗。其次，為了促進檔案管理的順利進行，做好檔案管理人才的儲備。制定檔案管理人才的招聘、培訓計劃等，保證檔案管理人員的人才供應。最后，檔案管理的信息化建設，需要提升檔案管理人員的信息化水平，因此，機關單位加強檔案管理人員的信息化技術培訓，讓管理人員可以掌握和熟練運用新技術和新設備，例如，熟練使用計算機系統(tǒng)，完成各種軟件和程序的操作。

（二）優(yōu)化機關單位檔案管理機制

在機關單位對人事檔案管理機制進行優(yōu)化，通過崗位責任劃分、工作內容要求、部門協(xié)作、組織保障等方面進行完善。建立多部門、多科室聯(lián)動機制，如涉及獎懲材料可以由黨辦、工會、團委補充；涉及干部考察、任免文件等由院辦、黨辦補充；涉及干部履歷表、學歷學位、職稱評聘、工資、勞動合同等材料由人事科提供；同時在機關內通過內網做好檔案歸檔目錄宣傳工作，鼓勵職工本人及時歸檔個人材料，拓寬資料收集渠道，確保人事歸檔材料都能及時送交人事檔案部門，減少檔案信息與人員實際不一致的情況，使檔案能全面真實、細致、及時地反映職工全貌。

（三）增強機關單位檔案管理意識

機關單位管理者應重視人事檔案管理工作的重要性。積極組織開展全院范圍的檔案法律法規(guī)學習，努力宣傳加強機關單位檔案管理的意義。不斷增強機關單位檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和政治素養(yǎng)，全方位增強檔案管理工作水準。作為檔案管理工作人員，應熟悉黨和國家有關檔案工作下發(fā)的各項法律法規(guī)和方針政策，了解當前國家對于檔案管理的方向和背景。其次，要熟悉自己所從事的檔案管理業(yè)務工作，熟知檔案基本知識，熟悉各項工作流程，掌握工作要求和具體注意事項等；同時，檔案管理工作者要具有政治覺悟，檔案管理人員需保守檔案秘密，防止檔案內容泄露。

（四）推進機關單位檔案管理信息化建設

“大數據”時代已經到來，通過信息化建設來提高機關單位檔案管理工作是時代發(fā)展的必然趨勢。計算機數據存儲量大，能夠方便檔案管理人員進行資料的查找、編輯、檢索，除此之外，數字化信息的應用，能夠為檔案管理人員在短時間內提供各種資料。通過大數據處理提高檔案信息的數據傳遞性，從而大幅提高檔案管理的工作效率，真正提升機關單位的檔案管理水平。

三、結語

綜上所述，隨著社會的不斷發(fā)展，養(yǎng)老保險作為重要的社會保障內容，受到人們的極大關注。機關單位在養(yǎng)老保險檔案的管理工作中，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，管理效率較差，加上對檔案管理工作重視程度較低，檔案管理存在不規(guī)范，標準不統(tǒng)一的情況。因此，提升機關單位養(yǎng)老保險檔案管理的規(guī)范化水平，需要從以下方面進行：首先，完善檔案管理制度，完善的制度才能保證檔案管理工作的順利進行。其次，加大宣傳，提升檔案管理的意識。最后，創(chuàng)新檔案管理，推進信息化的建設。