試論建筑工程檔案管理的問(wèn)題與解決辦法

陳娜

摘 要：在建筑工程企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，檔案管理工作占有重要地位，尤其是在工程質(zhì)量監(jiān)控、工程基礎(chǔ)設(shè)施維修等方便發(fā)揮著不可替代的作用。本文根據(jù)以往工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)建筑工程檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，并從對(duì)管理意識(shí)進(jìn)行革新、加強(qiáng)人力物力和財(cái)力的投入、對(duì)管理人員素質(zhì)進(jìn)行優(yōu)化、對(duì)過(guò)程監(jiān)督檢查和指導(dǎo)工作進(jìn)行強(qiáng)化四方面，論述了建筑工程檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：建筑工程企業(yè)；檔案管理；過(guò)程監(jiān)督

中圖分類(lèi)號(hào)：TU761 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2018）08-0247-01

由于大量工程項(xiàng)目建設(shè)的出現(xiàn)，必然會(huì)產(chǎn)生很多建筑工程檔案，而這些檔案不僅可以為后續(xù)建筑維護(hù)施工提供指導(dǎo)，還能為建筑行業(yè)未來(lái)發(fā)展提供借鑒，屬于一種歷史性的信息記錄方式。因此，為了確保建筑工程企業(yè)的平穩(wěn)運(yùn)行，對(duì)建筑工程檔案管理中存在的問(wèn)題和對(duì)策研究顯得十分重要，為建筑行業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供了有利條件。

1 建筑工程檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 管理意識(shí)較為薄弱

目前，很多建筑企業(yè)對(duì)檔案等文件性管理工作沒(méi)有進(jìn)行足夠重視，將重點(diǎn)放在了建筑工程施工和經(jīng)濟(jì)效益提升上。相比之下，現(xiàn)代工程建設(shè)模式已經(jīng)出現(xiàn)和很大變化，對(duì)檔案管理也提出了更多要求。但很多建筑企業(yè)在檔案管理工作中已然采用傳統(tǒng)老舊的管理形式，對(duì)現(xiàn)代化檔案管理方式的實(shí)施并不重視，導(dǎo)致現(xiàn)代建筑工程檔案管理的無(wú)法得到及時(shí)更新。

1.2 缺乏相應(yīng)的管理人才

由于社會(huì)的不斷發(fā)展，很多新形式的建筑檔案管理方式不斷涌現(xiàn)。但很多建筑工程企業(yè)檔案管理人員并沒(méi)有對(duì)新技術(shù)和新手段進(jìn)行合理掌握，還有很多檔案管理工作人員并不是相關(guān)專(zhuān)業(yè)出身，對(duì)很多技術(shù)理念也不了解，這也為建筑工程企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了很多困難。就檔案管理工作的本質(zhì)來(lái)說(shuō)，由于管理人才的相對(duì)匱乏，降低了檔案管理工作的科學(xué)性和合理性，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)建筑檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展[1]。

1.3 檔案管理工作開(kāi)展不規(guī)范

在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，很多建筑工程單位在立卷、編目等過(guò)程中并未按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，導(dǎo)致工作效率的直線下降。另外，由于建筑工程的內(nèi)業(yè)資料文字篇幅較長(zhǎng)，但影像資料極度缺乏，尤其是在一些隱蔽工程建設(shè)過(guò)程中，如果沒(méi)有影像圖片等資料，單純依靠理論文字?jǐn)⑹龊茈y讓施工人員理解和信服，也不能將建筑項(xiàng)目實(shí)際情況真實(shí)的反應(yīng)出來(lái)。在日常工作過(guò)程中，有的項(xiàng)目的竣工圖歸檔工作進(jìn)行的也并不完整，導(dǎo)致竣工圖的修改工作難以落實(shí)到位，最終引起竣工圖與實(shí)際工程不相符的情況出現(xiàn)。在竣工圖實(shí)際設(shè)計(jì)過(guò)程中，有些項(xiàng)目的技術(shù)負(fù)責(zé)人員名字也會(huì)出現(xiàn)不全情況，在編制和標(biāo)識(shí)上也出現(xiàn)了不統(tǒng)一局面，為數(shù)量對(duì)照表的設(shè)計(jì)提供了很大難度，再加上執(zhí)行程序的不規(guī)范，很容易引起竣工圖失真問(wèn)題。除此之外，很多工程項(xiàng)目建設(shè)人員對(duì)資料積累工作不夠重視，導(dǎo)致檔案內(nèi)容的制定缺乏真實(shí)性，為后期工程建設(shè)質(zhì)量帶來(lái)了巨大隱患。

1.4 編制組卷問(wèn)題

在建筑工程檔案編制過(guò)程中，主要包括組卷整理和竣工圖編制兩大內(nèi)容，具有較強(qiáng)的技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)性，對(duì)組織管理要求也較高。在很多大型工程建設(shè)中，涉及到很多復(fù)雜的施工程序，這些建筑項(xiàng)目可能包括一個(gè)單位工程，也可能包括多個(gè)單位工程，參與設(shè)計(jì)和承包的單位也不止一個(gè)。正是由于這些情況的存在，增加了文件形成過(guò)程的復(fù)雜程度，在竣工圖的編制上也顯得十分困難。因此，如何對(duì)竣工檔案進(jìn)行合理編制，是建筑工程檔案管理中的一大難題。

2 建筑工程檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策

2.1 革新管理意識(shí)

對(duì)建筑檔案管理意識(shí)進(jìn)行革新，首先要做的就是提升相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)程度，提升檔案管理工作的重要性。只有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任意識(shí)得到強(qiáng)化，才能帶動(dòng)工作人員對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效開(kāi)展，整個(gè)檔案管理結(jié)構(gòu)也會(huì)獲得改善。因此，各個(gè)建筑工程企業(yè)應(yīng)建立起以領(lǐng)導(dǎo)為核心的檔案管理隊(duì)伍，提升對(duì)建筑企業(yè)檔案管理的重視程度，做到對(duì)檔案管理意識(shí)的積極重建。其次，相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的具體形式，對(duì)管理人員的管理意識(shí)進(jìn)行深入強(qiáng)化，并開(kāi)閘針對(duì)性較強(qiáng)的管理思想培訓(xùn)工作，為檔案管理工作的開(kāi)展提供基礎(chǔ)。另外，還需要對(duì)建筑工程檔案管理制度進(jìn)行積極構(gòu)建，以保證建筑檔案管理工作能夠在合理的標(biāo)準(zhǔn)下得到有效實(shí)施[2]。

2.2 加大資源投入

在建筑工程企業(yè)檔案管理理念得到加強(qiáng)之后，企業(yè)應(yīng)該在原有基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的投入力度，這其中包括人力、物力和財(cái)力，確保企業(yè)各個(gè)部門(mén)將建筑工程檔案管理工作放在重要位置上。因此，企業(yè)應(yīng)該單獨(dú)成立一個(gè)工程檔案管理部門(mén)，與項(xiàng)目建設(shè)和施工同步開(kāi)展，并為其他工作提供有效的數(shù)據(jù)信息支持。與此同時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，可在辦公過(guò)程中引入自動(dòng)化技術(shù)設(shè)備，還可以根據(jù)實(shí)際情況，下發(fā)針對(duì)性較強(qiáng)的專(zhuān)項(xiàng)資金，避免在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)不足等問(wèn)題。經(jīng)濟(jì)條件較好的企業(yè)還可以對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)和更新，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)等，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案的現(xiàn)代化管理。例如，建筑企業(yè)還可以與高校保持密切合作，利用各種各樣的活動(dòng)讓學(xué)生參與到實(shí)際檔案管理工作之中，這樣一來(lái)，企業(yè)便可以為高校人才培養(yǎng)提供合理方向，在學(xué)生畢業(yè)之后，企業(yè)還能為學(xué)生提供更多的就業(yè)機(jī)會(huì)，同時(shí)為企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)造了有利條件。

2.3 提升管理人員素質(zhì)

建筑工程檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提升應(yīng)該從以下幾方面進(jìn)行開(kāi)展：第一，建筑工程檔案管理人員應(yīng)該對(duì)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)了解進(jìn)行深入了解，學(xué)習(xí)范圍應(yīng)涵蓋檔案管理知識(shí)、法律知識(shí)等。第二，需要對(duì)管理人員的責(zé)任意識(shí)進(jìn)行有效提升，通過(guò)對(duì)檔案管理部門(mén)的職能強(qiáng)化，對(duì)檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理優(yōu)化，為建筑工程企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化提供基礎(chǔ)條件。第三，企業(yè)可以將檔案管理部門(mén)當(dāng)做一種職能部門(mén)進(jìn)行設(shè)置，相關(guān)管理人員還應(yīng)該以?xún)?yōu)秀工作人員為自身榜樣，發(fā)揮出愛(ài)崗敬業(yè)精神，并通過(guò)檔案教育強(qiáng)化和檔案管理強(qiáng)化，對(duì)相關(guān)管理知識(shí)進(jìn)行有效強(qiáng)化，并實(shí)現(xiàn)檔案管理工作在建筑企業(yè)中的有效傳承，促使檔案信息在建筑施工和管理過(guò)程中發(fā)揮出重要作用。例如，為了對(duì)管理人員的素質(zhì)進(jìn)行強(qiáng)化，部分建筑企業(yè)聯(lián)合在一起，開(kāi)展檔案管理知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)，對(duì)成績(jī)較好的檔案管理人員進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，并頒發(fā)相應(yīng)榮譽(yù)，這樣一來(lái)，檔案管理人員的工作熱情將會(huì)有效激發(fā)出來(lái)，實(shí)現(xiàn)整體工作效果的有效提升[3]。

2.4 強(qiáng)化過(guò)程監(jiān)督檢查和指導(dǎo)

在相關(guān)制度的完善過(guò)程中，只有加強(qiáng)制度的落實(shí)程度，才能將其規(guī)范性和約束性有效激發(fā)出來(lái)。因此，在大型建筑工程檔案管理過(guò)程中，想要將檔案收集和工程不同步問(wèn)題徹底解決，相關(guān)建筑單位需要在工作中主動(dòng)出擊，與監(jiān)理單位聯(lián)合在一起，根據(jù)檔案管理中的相關(guān)要求，對(duì)建筑單位檔案收集和整理工作進(jìn)行有效監(jiān)督，確保工作中存在的問(wèn)題及時(shí)被發(fā)現(xiàn)，并提出針對(duì)性較強(qiáng)的修復(fù)意見(jiàn)。在監(jiān)督和檢查工作開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)以下兩方面提高重視程度：首先，在檢查時(shí)間的選擇上，應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)的具體情況對(duì)監(jiān)管節(jié)點(diǎn)進(jìn)行合理選擇，從而將檔案管理工作的效果有效提升。其次，在檢查內(nèi)容的確定上需要選好側(cè)重點(diǎn)，以保證分類(lèi)信息的同步收集，并對(duì)檢測(cè)報(bào)告進(jìn)行合理驗(yàn)證。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入，促使我國(guó)建筑行業(yè)獲得了更多轉(zhuǎn)型發(fā)展的機(jī)會(huì)，而檔案管理工作作為工程施工管理中的一項(xiàng)重要組成部分，對(duì)整個(gè)建筑工作的實(shí)施影響也十分巨大。因此，在建筑企業(yè)各項(xiàng)工作開(kāi)展過(guò)程中，需要對(duì)檔案管理工作提高重視程度，并對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行改善。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)建筑行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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