新時期事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新

郎曉峰

【摘 要】 事業(yè)單位是一個人才聚集的場所，它的發(fā)展關(guān)系著我國的經(jīng)濟發(fā)展水平。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，檔案的作用舉足輕重。事業(yè)單位檔案記錄著事業(yè)單位的人力資源、資金情況、基礎(chǔ)設(shè)施的基本信息，它的完善程度和精準(zhǔn)程度對事業(yè)單位各方面的進一步發(fā)展都十分重要。因此，我們必須要對事業(yè)單位的檔案進行合理的管理。

【關(guān)鍵詞】 新時期；事業(yè)單位；檔案管理

事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)一直是事業(yè)單位的一個重要的行政問題。對于事業(yè)單位來說，除了那些基本的工作，檔案管理就是最重要的一項工作了。如果我們的檔案管理工作出現(xiàn)了大面積的失誤，那么我們事業(yè)單位的整個運行體系就會受到嚴(yán)重的負(fù)面影響。因此，我們在進行事業(yè)單位檔案管理時，一定要注重保證檔案的準(zhǔn)確性可靠性，并對檔案進行及時的更新。在這個的新時期，我們的事業(yè)單位檔案管理也需要有一個新的面貌。因此，我們需要及時的對事業(yè)單位的檔案管理方法和策略進行一定的創(chuàng)新，以求在管理水平上獲得更大的進步。

1 新時期事業(yè)單位檔案管理過程當(dāng)中遇到的問題

1.1 檔案信息不夠全面可靠

事業(yè)單位的檔案包含著事業(yè)單位大量人員的信息，還包含著事業(yè)單位的運行情況，資金周轉(zhuǎn)情況等，它的重要性是不言而喻的。但是，我國的事業(yè)單位檔案管理在目前來看，在很多還是存在著不足。其中最為顯著的一點不足，就是事業(yè)單位的保存的檔案信息往往不夠全面可靠。從全面性來講，事業(yè)單位的檔案所受收集的信息往往不能夠涵蓋事業(yè)單位發(fā)展所需要的一切信息。這些問題的出現(xiàn)，都是因為我們的檔案管理策略不夠先進導(dǎo)致的。在現(xiàn)代社會，檔案信息的處理對于效率和精確度的要求十分高。但是，我國的事業(yè)單位檔案管理還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)達不到我們的需求。很多時候，我們的檔案管理還僅僅是停留在一個很落后的階段，根本沒能采取有效的措施來進行檔案的收集，這樣，我們的檔案信息自然很難做到全面。這對于我們事業(yè)單位的發(fā)展是極其不利的。如果我們需要對于某一個項目進行升級，沒有相應(yīng)的檔案，我們就會多費許多功夫。除此之外，檔案信息不夠可靠也是我們需要進行管理策略創(chuàng)新的一個重要原因。檔案對于事業(yè)單位的重要意義是不言而喻的，所以一旦檔案信息發(fā)生偏差，造成的負(fù)面影響也是難以估量的。綜合這兩點原因，我們進行事業(yè)單位檔案管理策略的創(chuàng)新是時代的必然選擇。

1.2 檔案信息更新不夠及時

事業(yè)單位檔案包含的信息有很多，其中有許多信息都是日新月異的。比如說，單位的人員流動或者是新型設(shè)施，都是經(jīng)常會發(fā)生變化的。我們?yōu)榱舜_保檔案的有效性，我們應(yīng)當(dāng)對這些檔案進行及時的更新，以便于為下一次的活動做好準(zhǔn)備。然而，我國很多事業(yè)單位的檔案信息更新往往不夠及時，為我們其它工作的進行帶來了一定的阻礙。這些不能夠及時更新的信息，也會對上級工作視察或者是直接調(diào)配造成不便。在這個人員調(diào)動頻繁，工作方法日新月異的新時代，入股哦我們不能對事業(yè)單位檔案的信息進行及時的更新，那么我們就會很難趕上時代的步伐。我們的工作水平也會被這個不良因素所制約，難以得到進一步的提高、從這個角度來講，為了保證事業(yè)單位檔案更新的及時性，創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理策略是十分有必要的。

1.3 檔案管理的信息化程度不夠

事業(yè)單位的檔案管理是一項及其繁雜的工作，僅僅憑借人力使用紙筆，是很難將這些工作做好的。并且從目前來看，我國的事業(yè)單位檔案管理的信息化程度還是不夠。很多事業(yè)單位仍然還在使用紙筆來進行人事檔案、資產(chǎn)檔案的記錄，這種方法是極其落后的。首先，紙質(zhì)的檔案及其容易發(fā)生受潮、損傷等情況，不利于長時間保存。其次，使用紙質(zhì)的檔案也會是的我們在查找所需的檔案時比較麻煩，需要耗費大量的時間。最后，如果采用紙質(zhì)未見記錄檔案信息，我們需要雇傭大量的人員來進行檔案文件的維護，極大的提高了成本。

2 新時期進行事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的具體策略

2.1 全面的搜集信息，并對信息的可靠性進行核實

從上文的討論中，我們了解到，事業(yè)單位的檔案信息普遍存在著不夠全面可靠的問題。我們?yōu)榱烁纳七@種現(xiàn)象，必須要采取及時有效的措施。我們在進行檔案資料的采集時，需要全面的搜集一些相關(guān)的信息，確保這些檔案在以后用得著的時候全部都能在檔案庫中找到。除此之外，我們需要對這些信息進行嚴(yán)格的核實，如果同一類型的資料又很多不同的版本，我們就需要對它們進行嚴(yán)格的核實，選取可信度最高的一種將其記錄在檔案庫中，并將其他的相關(guān)文件保存起來，以便于進行進一步的確認(rèn)。這樣，我們就可以保證我們所有現(xiàn)存的檔案都是全面可靠的了，我們的事業(yè)單位檔案管理策略創(chuàng)新也就算是成功了一半。

2.2 對于發(fā)生變化的信息進行及時的更新

從上文的研究中我們可以明確的了解到，事業(yè)單位檔案的更新速度對于事業(yè)單位的整體發(fā)展水平有著及其重要的作用。為了確保事業(yè)單位檔案庫中信息在任何時候都是準(zhǔn)確的，我們需要及時的對發(fā)生變化的信息進行更新。比如說，當(dāng)某位員工外出工作或者學(xué)習(xí)時，單位就有必要將員工的外出信息登記到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。這樣就可以避免一些找不到人的尷尬情況。除此之外，事業(yè)單位的教學(xué)措施等如果發(fā)生了更新，也需要將這些信息登錄到單位的檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。這樣，當(dāng)上級想要調(diào)查事業(yè)單位的情況時，就可以直接的得到一些準(zhǔn)確的信息了。這極其有利于上級對于事業(yè)單位發(fā)展的進一步支持，也有利于事業(yè)單位間的信息交流。這也是我們進行事業(yè)單位檔案管理策略創(chuàng)新所必須要做到的極其重要的一點。

2.3 建立一個完備的檔案信息管理系統(tǒng)

為了提高事業(yè)單位檔案管理的效率，我們需要建立一個完備的檔案信息管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包括檔案信息的收集、甄別、更新、錄入等各個方面，全面的為我們進行檔案管理服務(wù)。這是我們的事業(yè)單位檔案管理策略創(chuàng)新最重要的一條，能不能把這一點落到實處，決定了我們的事業(yè)單位檔案管理策略創(chuàng)新是不是真正的成功。做到了這一點，我們進行檔案管理的效率就會大大的提高，節(jié)約大量的人力物力財力，并且會提高檔案的可靠性和準(zhǔn)確性。

3 結(jié)語

事業(yè)單位的檔案檔案管理問題意識是事業(yè)單位在發(fā)展過程當(dāng)中不容忽視的問題。但是從目前狀況來看，我們在這方面的重視還是不夠。在信息的全面度、可靠性、更新速度、信息化程度等反面做得還是不夠。因此，我們需要及時的對事業(yè)單位的檔案管理措施進行改良和創(chuàng)新，從而得到一些精確可靠的檔案管理信息。這樣，我們的事業(yè)單位的工作才可以更加順利的進行下去，事業(yè)單位的發(fā)展道路也會更加的通暢。

參考文獻：

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