摘 要：本文首先分析了信息時代下高校學(xué)籍檔案管理模式中的不足，例如管理方式落后、管理設(shè)備老舊、管理內(nèi)容分散等問題。隨后文章又提出了促進高校學(xué)籍檔案管理有效創(chuàng)新的具體措施，包括加快學(xué)籍資源信息建設(shè)、開發(fā)學(xué)籍信息管理系統(tǒng)、創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理隊伍、強化學(xué)籍管理人才等方法，希望能給相關(guān)人員提供一些參考。

關(guān)鍵詞：信息時代；學(xué)籍檔案；管理模式

1 高校學(xué)籍檔案管理模式中的不足

1.1 管理方式落后

目前，我國大多數(shù)高校中的學(xué)籍檔案管理工作中仍然在使用傳統(tǒng)的人工管理方法，這種操作方法已經(jīng)不符合當(dāng)前高校發(fā)展的實際要求。隨著各高校招生規(guī)模的擴大，學(xué)生人數(shù)的增多，再加上紙質(zhì)學(xué)籍檔案管理中材料的數(shù)量多、形成面廣和表現(xiàn)形式多樣的特點，以及學(xué)生的情況的不同，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足當(dāng)前學(xué)校發(fā)展的實際需求。這是由于檔案信息的單一性、信息儲存的落后性和儲存材料的易損性，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理模式難以發(fā)揮出有效的作用。除此之外，目前的學(xué)籍檔案管理任務(wù)多而繁重，相關(guān)工作人員的工作效率較低，不能充分利用大量的檔案材料。即使存在部分電子形式的檔案管理，但受到網(wǎng)絡(luò)和管理機制等方面的影響，導(dǎo)致難以發(fā)揮它應(yīng)有的效用。

1.2 管理設(shè)備老舊

要想完美地完成一項工程，首先就要準(zhǔn)備好有效的工具。如今，大多數(shù)高校都將發(fā)展重點放在科研項目的建設(shè)上，因此投入的資金也是最多的，從而降低了校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入。目前，我國高校中的檔案館還存在缺少獨立辦公環(huán)境和專人管理的問題，檔案館的整體設(shè)施建設(shè)較為簡陋。沒有形成完善的檔案管理工作系統(tǒng)，學(xué)生的學(xué)籍檔案在檔案室中沒有專業(yè)管理人員進行看管，使往屆生在畢業(yè)后難以找到自己的學(xué)籍檔案，增加了日后生活和工作中的麻煩。從目前高校的實際發(fā)展情況來看，基本已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)整體的網(wǎng)上辦公。但檔案管理的信息化程度還比較低，紙質(zhì)檔案管理形式依然被延用，具有易腐蝕、易丟失等問題。

1.3 管理內(nèi)容分散

目前，大部分高校都在按照教育部的學(xué)籍檔案管理要求進行學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作，但具體的管理方法和措施卻較難統(tǒng)一。由于缺乏完善的學(xué)籍檔案管理制度，因此在高校檔案管理工作出現(xiàn)問題時，無法明確追究相關(guān)責(zé)任，導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性。學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的多樣性，使學(xué)籍檔案沒有明確的材料歸檔范圍。除此之外，材料收集中的疏漏，使檔案的歸檔內(nèi)容出現(xiàn)空置，從而使檔案管理較為混亂，甚至失去應(yīng)有的作用。學(xué)籍檔案管理中的裝訂、組卷、書寫等不規(guī)范問題也降低了學(xué)籍檔案的使用價值，增加了查找過程中的麻煩。

2 高校學(xué)籍檔案管理模式創(chuàng)新的具體措施

2.1 加快學(xué)籍資源信息建設(shè)

在進行學(xué)籍檔案信息建設(shè)時，應(yīng)該針對學(xué)籍信息的不同特點形成不同的形式，以增量電子化、存量數(shù)字化為思考基礎(chǔ)，進行學(xué)籍檔案的資源建設(shè)。對于紙質(zhì)形式的學(xué)籍檔案，首先要建立包含學(xué)位、學(xué)歷、畢業(yè)時間、入校時間、專業(yè)、學(xué)校、性別、姓名、學(xué)號等信息的關(guān)系型學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，并將相應(yīng)的信息統(tǒng)計到數(shù)據(jù)庫中，和課程數(shù)據(jù)庫以及成績數(shù)據(jù)庫之間建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，對紙質(zhì)的學(xué)籍檔案實施數(shù)字化掃描，通過建立學(xué)籍目錄數(shù)據(jù)和信息、姓名、學(xué)號等信息之間的一一對應(yīng)聯(lián)系，提高學(xué)籍檔案檢索效率的同時，能夠?qū)W(xué)生的相關(guān)信息全面地展示出來。其次，對于已經(jīng)結(jié)束信息化記錄并儲存在電腦終端的學(xué)籍檔案信息，應(yīng)該建立起系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口，促進檔案信息的共享，將各個系統(tǒng)中形成的學(xué)籍檔案信息直接引入到管理系統(tǒng)中，防止出現(xiàn)二次錄入的問題[1]。

2.2 開發(fā)學(xué)籍信息管理系統(tǒng)

有效地開發(fā)學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)，需要從網(wǎng)絡(luò)化、信息化、系統(tǒng)化的角度入手。系統(tǒng)化就是指學(xué)籍檔案的相關(guān)管理系統(tǒng)，除了應(yīng)該包括學(xué)籍管理、學(xué)籍查詢、學(xué)籍變更、學(xué)籍錄入等基礎(chǔ)功能外，還應(yīng)該作為全校信息管理系統(tǒng)中的一個功能模塊，和畢業(yè)管理、課程管理、考試管理、成績管理、教學(xué)管理、職工管理等模塊建立起相應(yīng)的信息輸送機制，促進信息的共享，讓學(xué)籍檔案管理體系進入到校園整個信息化建設(shè)范圍中。網(wǎng)絡(luò)化就是指以教育網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)建立起大型學(xué)籍檔案信息的分布式管理系統(tǒng)。隨著我國近年來高校人數(shù)的不斷增多，高校的建設(shè)逐漸形成一種跨地域、多分校的發(fā)展趨勢，而傳統(tǒng)半手工操作的小型數(shù)據(jù)庫學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足高校如今的發(fā)展需求。因此為了保證高校學(xué)籍管理的統(tǒng)一性，應(yīng)該通過教育網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)建立起統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，將各個校區(qū)之間的檔案信息聯(lián)系起來，建設(shè)成網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)。同時，還要根據(jù)檔案信息的實際管理要求將學(xué)籍信息和學(xué)信網(wǎng)連接起來，通過學(xué)校的官方網(wǎng)絡(luò)平臺提高學(xué)籍檔案的管理效率[2]。

2.3 創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理內(nèi)容

學(xué)籍檔案管理中涉及到的內(nèi)容比較廣泛，因此為了提高學(xué)籍檔案管理效率，可以簡化檔案信息的錄入程序，集中管理學(xué)生的學(xué)籍資料和成績信息管理。比如在建立學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)后，相關(guān)管理人員可以通過網(wǎng)絡(luò)直接下載學(xué)籍信息，剩余的工作就可以讓學(xué)生來完成。學(xué)生不僅可以查閱個人信息還能根據(jù)自己的學(xué)習(xí)情況及時補充和更新檔案信息。學(xué)生成績管理中的內(nèi)容較多，包括重修成績、期中成績、平時成績等，是學(xué)籍檔案管理中的重要部分。通過學(xué)籍檔案的信息化管理系統(tǒng)，管理部門負責(zé)將每學(xué)期的教學(xué)計劃內(nèi)容輸入系統(tǒng)，教師則負責(zé)在系統(tǒng)中錄入成績，這種一體化的信息管理系統(tǒng)，能夠提高學(xué)生搜索信息的效率，滿足了高校學(xué)籍檔案管理的需求。通過網(wǎng)絡(luò)平臺建立學(xué)籍檔案管理的數(shù)據(jù)庫，有助于實現(xiàn)信息的共享。讓學(xué)生能夠自行查閱成績，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以及時了解學(xué)生的選課情況，優(yōu)化課程設(shè)置。對于教育部和相關(guān)用人單位而言，信息的共享可以輕易檢索到學(xué)生的學(xué)籍信息，從而為相關(guān)政策的制定和調(diào)整提供便利，促進學(xué)籍檔案管理向效率化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

2.4 強化學(xué)籍管理人才隊伍

在建設(shè)信息化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)過程中，可以根據(jù)實際管理的需要吸收一些能夠適應(yīng)新時期發(fā)展的信息化專業(yè)人才，對現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理的相關(guān)工作人員進行定期的培訓(xùn)，建設(shè)成一批具有學(xué)籍管理知識、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識和專業(yè)檔案知識的專業(yè)型人才管理隊伍，從而提高學(xué)校的學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)的管理水平和使用水平。隨著高等教育水平的不斷提高，對于從事校園管理人員專業(yè)水平的要求也越來越高，因此，應(yīng)該加強培養(yǎng)學(xué)籍檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)，例如業(yè)務(wù)能力、專業(yè)素養(yǎng)、道德品質(zhì)等方面。同時也應(yīng)該對學(xué)生管理干部進行定期的培訓(xùn)，讓學(xué)籍信息管理人員掌握最新的現(xiàn)代化檔案管理模式和方法，根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展特點，提高計算機信息技術(shù)的使用能力。

3 結(jié)語

綜上所述，學(xué)籍檔案是高校學(xué)籍管理成果的體現(xiàn)，在信息時代下如何通過信息技術(shù)手段提高學(xué)籍檔案管理是各高校應(yīng)該加以重視的問題。高校學(xué)籍檔案的信息化管理是新時期科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物，通過加快高校學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)速度，能夠讓學(xué)校發(fā)展跟上時代發(fā)展的步伐，提高學(xué)校管理的整體水平，使我國的教育事業(yè)能夠得到進一步發(fā)展[3]。

參考文獻

[1]于國偉.淺談高校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)研究[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2018，26（03）：100.

[2]鞠阿楠.高校學(xué)籍檔案管理信息化芻議[J].山東檔案，2017（06）：57-58.

[3]郭婷.信息時代下高校學(xué)籍檔案管理模式的不足及創(chuàng)新研究[J].人力資源管理，2017（11）：294-296.

作者簡介

王海霞（1976-），女，山東省青島市人，漢，職稱：館員，大學(xué)，研究方向：學(xué)校檔案管理。