淺談如何做好檔案的保密管理工作

朱亞蘭

摘 要：檔案是一種重要的社會信息資源，對于檔案信息資源，不但要重視其載體的保管和保護，更要重視其所含信息的開發(fā)利用，來實現(xiàn)信息資源共享。檔案保密工作的任務是艱巨的，也是光榮的，保守國家機密是我們每個公民應盡的義務，也是檔案管理工作人員的神圣職責。我們要在工作中不斷地積累經(jīng)驗，根據(jù)本機關(guān)特點制定各種檔案管理中的保密制度和監(jiān)督措施，在嚴格做好保密工作的同時，更要切實完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；保密

隨著社會的發(fā)展進步，檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知。檔案資源作為國家資源的重要組成部分，檔案保密管理與利用工作就顯得尤為重要，這項工作做得好與壞，將直接影響黨和國家及單位的安全和利益。下面僅就如何做好檔案保密工作，確保檔案安全闡述幾點粗淺的認識。

一、強化檔案保密意識

檔案部門要不斷增強做好檔案保密工作的責任感和使命感，站在國家安全的高度，切實重視和不斷強化檔案保密工作。要駕馭檔案保密宣傳工作的力度，通過對《檔案法》、《保密法》相關(guān)知識的學習，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識，提高保密工作的自覺性和責任感，自覺履行保守國家秘密的義務。對涉密紙質(zhì)檔案、磁性介質(zhì)的借閱、保管、銷毀等環(huán)節(jié)要嚴格遵守保密制度，確保萬無一失，把安全責任意識貫穿于檔案工作的始終。同時，要認真貫徹“預防為主”的方針政策，堅決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理。要經(jīng)常開展安全教育工作，把檔案安全工作的重要性講清、講明，把泄密的危害和后果講足、講透，讓安全意識真正深入人心。

二、完善保密檔案的日常管理

（一）做好檔案密級的調(diào)整工作

檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的。基本變化是升密、降密、解密。要貫徹落實《保密法》，在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調(diào)的基礎上，嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關(guān)涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必糾。要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導，搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規(guī)范化、標準化和涉密檔案建設奠定基礎。

（二）要建立起法制的新秩序

對涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；建立調(diào)密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知檔案室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；同時建立涉密檔案接收標準制度以加強涉密檔案的規(guī)范化建設，適應新形勢下對涉密檔案的管理需求。

（三）完善保密檔案借閱管理

加強保密檔案借閱制度建設至關(guān)重要。應制定細致完善的檔案借閱制度、外借制度、復制制度等。各項檔案借閱規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善，確保保密檔案的安全。保密檔案的借閱、移出、銷毀等應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須按要求填寫撮單，由直接領導、項目負責人簽字，認真履行登記、簽字手續(xù)，填寫借閱卡及借閱簿，手續(xù)齊全后方可借閱。借閱人要遵守保密制度，嚴禁轉(zhuǎn)借泄密和以個人名義向外單位轉(zhuǎn)讓檔案技術(shù)成果。保密檔案使用完畢后應及時核對、檢查、維護與安全，不能私自撕拆、涂改，更不得缺頁少項。借閱的檔案要保管好，不能丟失，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應及時查明原因，及時向領導報告，進行補救。保密檔案的借閱時間不得超過一年，因項目周期長而不能及時歸還的，應辦理續(xù)借手續(xù)。對長年欠檔，經(jīng)追究仍不交還或造成遺失的，必須追究其責任，按國家規(guī)章制度嚴肅處理。此外，因工作調(diào)離、離退休和長期病休的，出國工作及出國探親的，都必須全部清還借閱的檔案，由檔案室簽字后，方可辦理有關(guān)手續(xù)。屬借調(diào)工作人員借閱保密檔案時，必須由項目負責人代借，當其離院時由代借人還清檔案。

三、加強檔案庫房安全管理

檔案庫房的科學管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。首先，檔案庫房應配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監(jiān)控設備等防盜設施，并隨時做好各項設施設備的檢修、維護工作。其次，檔案庫房應指定專人負責管理，落實雙人雙鎖等嚴格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。其三，涉及國家秘密的檔案應單獨保管，要設帶鎖的移動密集檔案架、帶密碼鎖的保險柜等，從保管條件上確保檔案的安全。其四，應減少檔案的破損率延長檔案的使用壽命。如，對不易保管的磁盤、光盤等存儲介質(zhì)應配備專用的檔案消磁柜；對容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備好防潮、增濕設備。另外，要堅持日常監(jiān)督與重點檢查相結(jié)合，不定期組織全面細致的安全檢查，在認真清點核對檔案數(shù)目的同時，及時發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取切實的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

四、加強電子檔案管理

隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展與成熟，電子檔案信息安全與否、電子檔案管理完善與否，在現(xiàn)代檔案保密管理中顯得更加重要。電子檔案從保管形式上主要分為兩種，一種是存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，另一種是存儲在網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中的電子檔案。存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，相對比較好管理。在保管方面主要做好防消磁、防損壞工作，必要時可以復制副本或異地保存。在借閱方面主要應做到以下幾點：一是所借的電子檔案項目要與正在設計的工程項目內(nèi)容相同，且要經(jīng)主管領導及項目負責人批準，方可借閱；二是要根據(jù)使用者的情況而，不可以無原則地向所有使用者提供全部利用方式；三是應根據(jù)電子檔案內(nèi)容的秘密等級進行有效管理，對秘密等級比較高的，不宜用拷貝的方式提供利用；四是要對重要電子檔案的信息內(nèi)容進行加密處理。而存儲在網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中的電子檔案，則應重點做好數(shù)據(jù)庫的安全與保密工作。首先要加強對計算機信息系統(tǒng)的保密管理，做好內(nèi)外網(wǎng)分離工作，并對內(nèi)外網(wǎng)服務器部署好防火墻；涉密計算機不得與國際互聯(lián)網(wǎng)相連。其次，為了防止內(nèi)部人員將保密資料非法外傳，需要對每個人做好權(quán)限控制，確保保密數(shù)據(jù)只能被有權(quán)限的人使用，且整個使用過程應被完整記錄，做好事前防御，事后追蹤。其三，可根據(jù)權(quán)限查閱，在權(quán)限范圍內(nèi)更改、編輯圖紙、文本，但是不能將圖紙及文本本身或者內(nèi)容下載到終端用戶及任何設備上。這樣，所有的保密數(shù)據(jù)統(tǒng)一集中地保存在服務器上，既有效又安全，從根本上杜絕保密信息的泄漏。

參考文獻

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