淺析信息化財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的建設(shè)流程

張照悅

一、藍(lán)圖設(shè)計(jì)

（一）設(shè)計(jì)范圍

（1）業(yè)務(wù)范圍。確定藍(lán)圖設(shè)計(jì)的業(yè)務(wù)范圍，也就是未來在財(cái)務(wù)核算平臺上準(zhǔn)備實(shí)現(xiàn)的功能，如總賬管理、報(bào)表管理、往來管理、預(yù)算管理等。每項(xiàng)大功能再細(xì)化出明細(xì)的方向，如：總賬核算可包括多賬套集中管理、財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)管理、總賬管理等；報(bào)表管理可包括日常管理用的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表、管理報(bào)表和個性化報(bào)表等。

（2）上線范圍。根據(jù)公司總體的業(yè)態(tài)分布，確認(rèn)系統(tǒng)使用單位范圍及業(yè)務(wù)上線時間，制定上線計(jì)劃。

（二）設(shè)計(jì)內(nèi)容

根據(jù)己確定上線單位的業(yè)務(wù)范圍及集團(tuán)公司整體實(shí)際情況設(shè)計(jì)項(xiàng)目藍(lán)圖方案，設(shè)計(jì)內(nèi)容包括總則、核算、輔助項(xiàng)目、主數(shù)據(jù)編碼及規(guī)則、權(quán)限及其他附件等事項(xiàng)。方案的擬定要經(jīng)過足夠的調(diào)研論證，廣泛的聽取意見，藍(lán)圖方案是未來的工作路線，所以必須具備可行性，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。

（三）布局網(wǎng)絡(luò)

終端用戶提前配置內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)接入系統(tǒng)，確保網(wǎng)絡(luò)暢通，系統(tǒng)正常運(yùn)行。

二、系統(tǒng)搭建

（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

（1）建立會計(jì)科目體系。收集集團(tuán)及各分、子公司正在使用的不同的會計(jì)科目，依據(jù)《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》進(jìn)行規(guī)范、整合，在滿足上線單位核算需求、報(bào)表需求、區(qū)分現(xiàn)金流量需求、預(yù)算編制及分析需求和其他管理需求的基礎(chǔ)上，編制形成一套或多套適用于工業(yè)生產(chǎn)、建筑施工、勞務(wù)加工、軟件開發(fā)、電信服務(wù)、醫(yī)療醫(yī)藥、生活服務(wù)、農(nóng)林養(yǎng)殖等行業(yè)的會計(jì)核算科目體系。

（2）建立輔助核算，拓展科目體系的核算范圍。將公司管理分析需求的各種視角設(shè)置為輔助核算，一般分為兩類：一類是滿足集團(tuán)層面的分析需求，即“集團(tuán)級輔助核算”；一類是滿足各子企業(yè)分析需求，即“個性化輔助核算”。

（3）建立異構(gòu)系統(tǒng)接口。從集團(tuán)己有的主數(shù)據(jù)系統(tǒng)，HR系統(tǒng)、客商系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等管理系統(tǒng)接入組織、部17、人員、客商、工程、資產(chǎn)等信息，確保公共信息的唯一性和可比性。

（4）建立系統(tǒng)使用角色。按照一般企業(yè)財(cái)務(wù)人員的分工建立系統(tǒng)使用角色，按照該角色的工作職責(zé)給其分配系統(tǒng)的功能權(quán)限、組織權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限。

（5）配置其他數(shù)據(jù)。為系統(tǒng)配置公共信息，如：會計(jì)期間、計(jì)量單位、地區(qū)分類及其他相關(guān)參數(shù)等。

（二）報(bào)表體系

（1）建立報(bào)表組織體系。為更好的滿足集團(tuán)各級單位對報(bào)表的合并、匯總及抵消需求，根據(jù)各組織單元的層級關(guān)系，建立了法律口徑的合并會計(jì)報(bào)表體系和管理口徑合并會計(jì)報(bào)表體系，以滿足上線單位不同的管理合并報(bào)表需求，并為各實(shí)體單位及虛擬單位設(shè)置了相應(yīng)的組織代碼及報(bào)表編碼，保證了集團(tuán)合并系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算報(bào)表合并系統(tǒng)的有效銜接。還可以導(dǎo)入非上線單位的會計(jì)報(bào)表，與上線單位會計(jì)報(bào)表合并成高度統(tǒng)一的報(bào)表體系。

（2）建立報(bào)表任務(wù)。報(bào)表任務(wù)由集團(tuán)統(tǒng)一管理，不同的報(bào)表體系可以分配不同的報(bào)表任務(wù)。報(bào)表任務(wù)有五類：集團(tuán)會計(jì)月報(bào)表任務(wù)、管理類報(bào)表任務(wù)、可比期間報(bào)表任務(wù)、審計(jì)前報(bào)表任務(wù)和個性化報(bào)表任務(wù)，各單位可以在本單位的個性化報(bào)表任務(wù)中自行增加減少管理報(bào)表。

（3）建立報(bào)表表樣。在集團(tuán)報(bào)表任務(wù)中建立樣表格式、編制邏輯、編制周期、管理范圍、表內(nèi)表間審核校驗(yàn)及報(bào)送流程等內(nèi)容。

（三）制定規(guī)則

針對不同業(yè)態(tài)單位相同業(yè)務(wù)處理方式不同，在集團(tuán)范圍內(nèi)規(guī)范會計(jì)核算規(guī)則，制定科目使用方法、輔助核算使用及維護(hù)方法和系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)則，用于指導(dǎo)、規(guī)范、統(tǒng)一上線單位會計(jì)核算業(yè)務(wù)，保證核算信息準(zhǔn)確可比。

三、系統(tǒng)上線

（一）上線準(zhǔn)備

（1）準(zhǔn)備電腦、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。新系統(tǒng)一般對電腦配置都會有要求，如：操作系統(tǒng)需在win？及以上，CPU為15及以上、內(nèi)存為4G及以上，配置不足的，需更新電腦。

（2）提報(bào)數(shù)據(jù)模板。上線單位按照工作計(jì)劃，在己設(shè)置好的集團(tuán)科目體系中挑選本單位需使用的科目及輔助核算等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并將原核算體系的期末余額，按照新的體系進(jìn)行數(shù)據(jù)拆分，填報(bào)數(shù)據(jù)拆分模板。

（3）創(chuàng)建會計(jì)核算賬套。按照企業(yè)財(cái)務(wù)視圖建立會計(jì)核算賬套，根據(jù)各單位選擇科目體系、個性化輔助核算等基礎(chǔ)資料，在系統(tǒng)中配置每個賬套的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（二）正式上線

（1）錄入期初數(shù)據(jù)。上線單位按新會計(jì)科目體系和輔助核算拆分期初數(shù)據(jù)并錄入系統(tǒng)，試算平衡后生成資產(chǎn)負(fù)債表，與上年決算期報(bào)表數(shù)據(jù)比對，達(dá)到數(shù)據(jù)一致或差異合理，即視為系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)錄入成功。

（2）補(bǔ)錄前期會計(jì)憑證。各單位在新核算系統(tǒng)內(nèi)補(bǔ)錄本年初上線前各月會計(jì)憑證，并核對新、老系統(tǒng)各月科目余額表、往來賬余額和會計(jì)報(bào)表，確保新系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

（3）組織系統(tǒng)培訓(xùn)、保證順利上線。根據(jù)企業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)情況，若存在人員多，年齡結(jié)構(gòu)復(fù)雜，工作量大等情況，就必須多次組織培訓(xùn)，也可通過錄制學(xué)習(xí)視頻，分發(fā)培訓(xùn)講義等方式，快速提高業(yè)務(wù)人員操作水平。應(yīng)定期召集座談會，廣泛征集意見，修訂完善會計(jì)核算系統(tǒng)。

（4）組織考試，持證上崗。將核算系統(tǒng)操作應(yīng)知應(yīng)會的理論與上機(jī)操作內(nèi)容編入題庫，可采取隨機(jī)抽題的方式進(jìn)行考試，頒發(fā)發(fā)合格證，不合格者補(bǔ)考，強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)的積極性。

（三）系統(tǒng)切換

（1）系統(tǒng)切換。在新系統(tǒng)運(yùn)行平穩(wěn)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，按規(guī)定辦理切換，停止原系統(tǒng)運(yùn)行，正式使用新系統(tǒng)。實(shí)施切換的單位需將原系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份、制作光盤，將備份數(shù)據(jù)光盤與原系統(tǒng)安裝盤、授權(quán)書、密鑰及所有操作員密碼表作為當(dāng)年會計(jì)檔案存檔。為便于查詢歷史數(shù)據(jù)，各單位要保證原核算系統(tǒng)持續(xù)運(yùn)行。

（2）日常維護(hù)。系統(tǒng)的日常維護(hù)包括兩個方面，一是日常檔案變更的維護(hù)，二是系統(tǒng)運(yùn)行的維護(hù)。企業(yè)應(yīng)提前制定相關(guān)維護(hù)制度，指定維護(hù)部門，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

明確工作流程順序，確定工作目標(biāo)，有利于整個項(xiàng)目平穩(wěn)有序的推進(jìn)。藍(lán)圖設(shè)計(jì)應(yīng)經(jīng)過反復(fù)論證和科學(xué)評估，力求結(jié)合實(shí)際，項(xiàng)目執(zhí)行過程中應(yīng)盡量按照計(jì)劃執(zhí)行，避免中途大幅度修改藍(lán)圖，影響搭建的系統(tǒng)框架偏離開始的設(shè)計(jì)初衷。