信息化背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探究

楊領(lǐng)

摘 要：目前，隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個行業(yè)中實現(xiàn)了非常廣泛的應(yīng)用，對于提升社會發(fā)展水平有著非常重要的意義。在信息化背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作也迎來了更大的機遇和挑戰(zhàn)，通過對信息技術(shù)的合理使用，不但可以提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時也能促進事業(yè)單位在未來實現(xiàn)更加穩(wěn)定的發(fā)展。本文主要基于信息化背景下，對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的相關(guān)策略進行了深入的分析，希望能為相關(guān)人員提供合理的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：信息化；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

在事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中，整個流程涉及到的內(nèi)容比較多，其中主要包括了檔案的收集、檔案整理、檔案管理以及檔案統(tǒng)計等多個方面的內(nèi)容，所以在整體上具有一定的復(fù)雜性，并且在整個管理過程中需要花費的時間比較多。在我國科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，各項工作在開展過程中也開始面向信息化的方向不斷發(fā)展。對于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，也應(yīng)該實現(xiàn)對信息技術(shù)的合理使用，從而實現(xiàn)在管理模式上的有效創(chuàng)新，使檔案管理工作效率和質(zhì)量實現(xiàn)明顯的提升。

1 信息化背景下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)勢

1.1 事業(yè)單位檔案信息化管理存在環(huán)境上的優(yōu)勢

結(jié)合目前的實際情況可以了解到，存在部分事業(yè)單位在檔案管理工作開展過程中仍然還是采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，大部分工作都是通過人工操作的方式來完成，檔案資料以紙質(zhì)的方式進行儲存，這就造成在儲存過程中還需要做好相應(yīng)的防蟲防潮措施，這就需要營造出良好的儲存空間。如果紙質(zhì)檔案在儲存過程中存在不合理的現(xiàn)象，將會對檔案的完整性造成非常嚴(yán)重的影響。在信息化背景下，如果能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作中，可以按照相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，然后通過硬盤的方式對檔案資料進行儲存，這樣就能夠在很大程度上減少檔案的實地儲存空間，同時也能為接下來檔案的保存以及管理等工作提供非常大的便利，對于事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題進行合理的解決。

1.2 事業(yè)單位檔案信息化管理在使用以及查詢時的優(yōu)勢

在事業(yè)單位以往的檔案管理工作中，檔案的檢索以及調(diào)取等工作存在非常大的難度，通常情況下，當(dāng)工作人員需要對檔案進行使用時，首先需要申請，然后對手續(xù)進行審批之后才能對檔案資料進行翻閱， 并且在對檔案資料進行翻閱的過程中經(jīng)常會導(dǎo)致檔案出現(xiàn)破損的現(xiàn)象。另外，使用者在對檔案進行查找的過程中需要花費較多的時間，這樣將對工作人員后續(xù)工作的開展造成非常嚴(yán)重的影響。

2 信息化背景下事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

2.1 沒有全面認識到信息化的重要性

如今，信息化技術(shù)在各個行業(yè)工作開展過程中已經(jīng)實現(xiàn)了非常廣泛的應(yīng)用，對于提升工作效率和質(zhì)量有著非常重要的意義。但是，在我國事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中，存在很多管理人員并沒有對信息化進行全面的了解，通常情況下都是將檔案管理工作理解為使用計算機進行檔案管理，這就造成信息化的作用無法實現(xiàn)充分的發(fā)揮。另外，因為沒有全面認識到檔案信息化管理的重要性，所以沒有加強對信息化設(shè)備方面的投入力度，這就造成現(xiàn)有的硬件設(shè)備無法滿足檔案信息化管理工作開展的相關(guān)需求，從而對檔案信息化管理工作的順利開展造成了嚴(yán)重的影響。

2.2 缺少科學(xué)管理制度，檔案管理中存在安全文圖

事業(yè)單位因為受到本身性質(zhì)的影響，所以在檔案管理工作中如企業(yè)相比存在一定的差距。目前，存在部分事業(yè)單位仍然還是采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，也就是紙質(zhì)化以及手抄的檔案管理。將信息通過手抄的方式記錄在紙質(zhì)版的表格上，這種方式對于檔案資料的完善性有著非常嚴(yán)重的影響。雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)將信息化技術(shù)應(yīng)用到了檔案管理工作當(dāng)中，但是卻沒有制定出完善的檔案管理制度，并且在其中還存在著非常多的缺陷。同時，在檔案信息化管理工作中也存在著一定的安全隱患，很多管理人員在對信息化利用的過程中沒有對安全問題引起足夠的重視，從而造成事業(yè)單位檔案信息的安全性受到了非常嚴(yán)重的影響。

2.3 事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平有待提升

因為事業(yè)單位檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較多，所以在整體上具有一定的復(fù)雜性，這就對檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平提出了更高的要求。但是，結(jié)合目前的實際情況來看，事業(yè)單位檔案管理工作人員的年齡普遍偏大，不能實現(xiàn)對信息技術(shù)的合理使用，雖然已經(jīng)將信息化技術(shù)融入到了檔案管理工作中，但是在管理理念上卻沒有實現(xiàn)有效的創(chuàng)新，經(jīng)常將計算機作為一種輔助性的工具，在整體上缺少了系統(tǒng)性的信息化知識。

3 信息化背景下事業(yè)檔案檔案管理創(chuàng)新的相關(guān)策略

3.1 普及信息化知識，促進檔案管理工作模式轉(zhuǎn)變

事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中，一定要滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的要求。對于相關(guān)的檔案管理工作人員而言，一定要對信息化知識進行全面的了解，使信息化知識得到有效的普及，在思想上樹立出先進的檔案管理思維，從而為事業(yè)單位檔案管理工作的開展提供良好的基礎(chǔ)條件。檔案管理人員應(yīng)該將相關(guān)的協(xié)調(diào)以及統(tǒng)籌工作進行全面的落實，在對信息化管理硬件設(shè)施進行選擇的過程中，需要對事業(yè)單位未來的發(fā)展趨勢進行全面的了解，將硬件設(shè)備的作用充分的發(fā)揮出來，全面認識到檔案信息化管理工作的重要性，使事業(yè)單位檔案管理工作未來可以面向信息化以及數(shù)字化的方向不斷發(fā)展。

3.2 制定完善的檔案管理制度，對檔案安全問題進行嚴(yán)格把關(guān)

在信息化背景下，事業(yè)檔案檔案管理工作一定要結(jié)合實際情況構(gòu)建出完善的檔案管理制度，并對內(nèi)容進行不斷的規(guī)范化，在此基礎(chǔ)上才能保證工作人員在實際的工作中可以嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)章制度來進行。另外，通過對管理制度的有效空間，也是事業(yè)單位信息化管理工作可以實現(xiàn)有效開展的前提條件。同時，事業(yè)單位檔案管理人員還應(yīng)該對安全問題引起足夠的重視，因為事業(yè)單位的檔案資料不僅涉及到了個人信息，同時也包括了單位一些比較隱私的信息，如果出現(xiàn)泄漏現(xiàn)象將會對事業(yè)單位發(fā)展造成非常嚴(yán)重的影響。所以，在檔案信息化管理工作中，無論是單位的內(nèi)網(wǎng)還是外網(wǎng)，都應(yīng)該設(shè)置完善的網(wǎng)絡(luò)程序，將相關(guān)的安全保障工作進行全面的落實。

3.3 加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作

要想保證檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平可以實現(xiàn)明顯的提升，具體可以通過以下兩個方面來進行：第一，逐漸引進一些高學(xué)歷的檔案管理人員，使檔案管理隊伍整體素質(zhì)水平實現(xiàn)明顯的提升；第二，加強對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)工作，對先進的檔案管理知識進行全面的講解，通過學(xué)習(xí)可以使檔案人員對相關(guān)的信息化管理知識進行全面的掌握，對信息化硬件設(shè)備進行合理的使用，在此基礎(chǔ)上才能保證將信息化管理的作用充分的發(fā)揮出來，從而為事業(yè)單位檔案信息化管理工作的順利開展提供良好的基礎(chǔ)條件。

4 結(jié)語

綜上所述，在我國信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，使各項工作在開展過程中逐漸面向信息化以及智能化的方向不斷發(fā)展。對于我國相關(guān)的事業(yè)單位而言，在檔案管理工作開展過程中也應(yīng)該全面認識到信息化管理的重要性，針對目前信息化背景下檔案管理工作中存在的問題進行深入的分析，加強硬件設(shè)施方面的投入力度，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，從而促進事業(yè)單位在未來可以實現(xiàn)更加穩(wěn)定的發(fā)展。

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