特種設(shè)備安裝工程檔案的管理探討

王金燕

摘 要：特種設(shè)備對許多企事業(yè)單位的重要性不言而喻，甚至是一些企業(yè)經(jīng)濟效益不斷提高的重要基礎(chǔ)。為此，必須要做好特種設(shè)備安裝工程的檔案管理工作，為日后特種設(shè)備的使用和維修打下良好基礎(chǔ)，為企業(yè)的發(fā)展助一臂之力。

關(guān)鍵詞：特種設(shè)備；安裝工程；檔案管理

《特種設(shè)備安全法》中對特種設(shè)備的范疇做了劃分：一是承壓類特種設(shè)備，包括鍋爐、壓力容器、壓力管道等；二是機電類特種設(shè)備，包括電梯、起重機械、客運索道、大型游樂設(shè)施和場（廠）內(nèi)專用機動車輛等；三是法律法規(guī)中規(guī)定的其他特種設(shè)備。這些設(shè)備一旦發(fā)生故障，就會給人們的生命、財產(chǎn)造成巨大的損失，因而做好特種設(shè)備的維護管理工作至關(guān)重要。作為施工單位，則必須要做好特種設(shè)備安裝工程的檔案管理工作，以便將完善的檔案資料移交給建設(shè)單位。

1 特種設(shè)備安裝工程檔案管理的重要性

特種設(shè)備對于企業(yè)的效益和發(fā)展意義重大，特種設(shè)備的安裝更不能輕忽，必須要做好安裝的檔案管理工作，其重要性如下：

1）為特種設(shè)備的后續(xù)管理工作提供重要依據(jù)。特種設(shè)備的安裝只是第一步，后續(xù)的使用、維護則是企業(yè)特種設(shè)備管理的重要組成部分。因而，施工單位必須要加強對特種設(shè)備的檔案管理工作，尤其是安裝時使用的主要材料、安全附件、安全保護裝置及其相關(guān)的設(shè)施、主要測量機具等都要清楚、明確備錄在案，要求其在檢查范圍內(nèi)，或可以追溯到源頭，對安裝工程的每一個環(huán)節(jié)都要做好資料的搜集和整理工作。在后續(xù)管理中，如果設(shè)備出現(xiàn)問題，能夠依據(jù)安裝檔案記載的詳細資料及時找到故障點，科學合理地解決問題，有效地避免重大事故的發(fā)生，為企業(yè)的安全生產(chǎn)保駕護航。

2）有利于提高特種設(shè)備安裝企業(yè)的經(jīng)濟效益。施工單位建立完善的特種設(shè)備安裝工程檔案管理體系，搜集翔實、準確的安裝檔案資料，一方面可以為企業(yè)的招投標工作提供可靠經(jīng)驗，企業(yè)可以依據(jù)工程檔案記載的細節(jié)資料，對積極爭取的工程進行合理地估算，方方面面考慮的更細致、更周全，增強了企業(yè)的競爭力，大大提高了企業(yè)中標的幾率。另一方面，如果施工單位與建設(shè)單位就工程質(zhì)量、工程款等問題發(fā)生糾紛，系統(tǒng)、科學的工程檔案內(nèi)含資料齊全、準確，手續(xù)完備，有權(quán)威部門的審核檢驗結(jié)果，這些都可以成為最直接的證據(jù)，幫助施工企業(yè)挽回經(jīng)濟損失，對于企業(yè)經(jīng)濟效益的提升大有助益。

2 特種設(shè)備安裝工程檔案管理的具體措施

特種設(shè)備安裝從前期準備到工程竣工，涉及面比較廣，內(nèi)容繁雜，其檔案管理工作主要從資料搜集和整理兩方面進行，具體如下：

2.1 特種設(shè)備安裝工程檔案資料的搜集。

特種設(shè)備安裝工程檔案資料的搜集，一般從四方面著手：

一是安裝前準備時資料的搜集。特種設(shè)備安裝前，要做很多準備工作，因而需要搜集的資料也不少，如安裝合同、施工圖紙、特種設(shè)備安裝改造維修告知書、現(xiàn)場安裝人員的情況、企業(yè)資質(zhì)相關(guān)文件，等等，既要表明安裝工程合法合規(guī)，又要證明企業(yè)、安裝人員具有相關(guān)資質(zhì)。

二是安裝過程中的資料搜集。特種設(shè)備安裝施工過程中，需要搜集的資料有安裝方案、相關(guān)技術(shù)資料、工程記錄、無損檢測報告等。

三是工程竣工時的資料搜集。在工程進行到竣工階段，檔案資料搜集的范圍包括各項工藝的檢驗檢測報告、施工記錄、施工質(zhì)量控制方面的一系列資料以及由特種設(shè)備質(zhì)監(jiān)局出具的“特種設(shè)備安裝檢驗合格證及驗收報告”等。

四是特種設(shè)備維修保養(yǎng)的資料搜集。特種設(shè)備安裝完成移交建設(shè)單位后，還要做好維修保養(yǎng)的檔案資料搜集，如維修合同和計劃、維修記錄、每一年的自檢報告和“特種設(shè)備安裝檢驗合格證及驗收報告”等。

2.2 特種設(shè)備安裝工程檔案資料的整理。

檔案管理人員一方面要盡力搜集工程各個階段的檔案資料，另一方面要將搜集來的資料進行歸檔整理，主要抓好兩點：

第一點，紙質(zhì)檔案資料的整理。特種設(shè)備安裝工程從前期準備到工程竣工再到后期的維護保養(yǎng)，紙質(zhì)資料非常豐富，以鍋爐本體安裝為例，從安裝質(zhì)量證明書封面開始，工程驗收會簽、鍋爐質(zhì)量證明書、出廠合格證，一直到最后的鍋爐總體驗收報告，需要搜集的資料有17項之多，面對這些資料，檔案管理人員要按照一定的類別進行排列整理，分層次進行資料匯總，以便日后查閱。需要注意的是，每一個案卷的頁數(shù)、厚度都要適宜，不能過厚、過薄，案卷內(nèi)的圖紙、資料要清楚明白，如有更改，要準確標明，改動過大則要重新繪制或書寫。

第二點，電子檔案資料的整理。隨著信息化的深入發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理不可或缺的重要一環(huán)，特種設(shè)備的安裝亦是如此。在特種設(shè)備安裝前期和施工過程中，檔案管理人員就要做好電子文件的收集與整理工作，并利用信息平臺對檔案資料進行數(shù)字化管理，不僅提高了文件資料的利用率，也有助于工程的順利完成。在進行電子檔案資料的整理時，工作人員要按照工程項目分類整理，建立不同的文件夾進行歸檔，并將其保存在移動硬盤上，方便日后查找。

3 特種設(shè)備安裝工程檔案管理的注意事項

特種設(shè)備安裝工程的檔案管理是一項復(fù)雜、繁瑣的工作，要想做好這項工作，就要注意以下幾點：

一是要確保檔案資料收集齊全完整。只有系統(tǒng)、科學、齊全完整的檔案資料才能滿足施工單位和建設(shè)單位的使用需求，而檔案資料在搜集整理時是否齊全完整取決于兩個因素：一個是檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平，就能按照規(guī)定詳盡地搜集各種檔案資料并將其科學整理、歸檔，反之則會出現(xiàn)檔案資料的缺失。另一個是檔案管理制度是否健全。健全完善的檔案管理制度能明確具體的歸檔范疇，使管理人員、施工人員、資料員都能清楚檔案管理的重要性并配合資料搜集工作。

二是電子檔案、聲像檔案的整理要符合規(guī)范。首先，電子檔案必須與紙質(zhì)檔案的內(nèi)容保持一致，或是將原始的電子文件保存好，或是對紙質(zhì)資料進行掃描保存。其次，電子檔案在報審時要刻錄在光盤上，將光盤進行編號處理。確保光盤安全無病毒、無損壞。再次，聲像檔案要清晰完整，不得修改，確保其真實性。

三是督促建設(shè)單位做好特種設(shè)備的檔案管理工作。特種設(shè)備安裝工程檔案移交給建設(shè)單位后，施工單位要多方督導(dǎo)，幫助建設(shè)單位做好特種設(shè)備的檔案管理工作。建設(shè)單位要將使用中的特種設(shè)備的運行情況、維護保養(yǎng)情況、每年的檢驗情況及時記錄、歸檔，確保其真實性。這就方便了維護人員查閱檔案資料，了解設(shè)備的真實情況，及時排除安全隱患，為特種設(shè)備的安全運行創(chuàng)造條件。同時如果特種設(shè)備出現(xiàn)意外情況，精準翔實的檔案資料也為維修提供了確切的依據(jù)。

4 結(jié)語

綜上所述，特種設(shè)備安裝工程檔案管理工作對特種設(shè)備的安裝、維修都有著非常重要的意義。作為施工單位，我們必須要不斷完善特種設(shè)備安裝工程檔案管理體系，提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，探討更科學、更合理的檔案管理手段，以期提高檔案管理效率，為提升企業(yè)的經(jīng)濟效益和競爭力添磚加瓦！

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