實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的必要性

羅華

【摘 要】當(dāng)前，我國(guó)信息技術(shù)快速發(fā)展，數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用到生產(chǎn)生活的方方面面，為我們提供更加便捷的服務(wù)。檔案管理也不例外，本文將重點(diǎn)進(jìn)行分析，以供參考。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案管理；問(wèn)題；措施

一、前言

隨著新技術(shù)革命的出現(xiàn)和計(jì)算機(jī)的廣泛使用，檔案領(lǐng)域已進(jìn)入電子時(shí)代。國(guó)家檔案信息化建設(shè)正掀起新的高潮，為檔案管理注入新的活力，加快檔案進(jìn)入信息社會(huì)的步伐。

二、檔案數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求

檔案信息的數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新的文件信息形式。它將分散在不同運(yùn)營(yíng)商和地理位置的信息資源以數(shù)字形式存儲(chǔ)，并且網(wǎng)絡(luò)化。這些方法彼此連接，以便及時(shí)使用它們以實(shí)現(xiàn)資源共享。

（一）辦公自動(dòng)化要求機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化

機(jī)構(gòu)和機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)以應(yīng)用為導(dǎo)向，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)為中心。它積極吸引新技術(shù)，改進(jìn)各種應(yīng)用系統(tǒng)，并發(fā)展成網(wǎng)絡(luò)。計(jì)算機(jī)的廣泛使用導(dǎo)致形成大量的數(shù)字文件信息，同時(shí)也使得檔案的數(shù)字化管理成為可能。

（二）檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性

1.提高經(jīng)濟(jì)效益。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使得該機(jī)構(gòu)落后的辦公模式和巨大的信息量之間形成了尖銳的矛盾。過(guò)去，采用了大規(guī)模的模式，即解決這個(gè)問(wèn)題的唯一手段是增加辦公室人員和辦公費(fèi)用，導(dǎo)致成本迅速增長(zhǎng)。數(shù)字化管理檔案將傳統(tǒng)的基于紙張的文件信息對(duì)象轉(zhuǎn)換成機(jī)器可讀文件，不僅節(jié)約了存儲(chǔ)成本，節(jié)省了空間，而且使查詢非常方便快捷，避免了資料的反復(fù)復(fù)制，浪費(fèi)紙張和人員。

2.提高辦公效率。數(shù)字文件管理使數(shù)據(jù)能夠及時(shí)歸檔并便于使用。以人事檔案管理為例最具說(shuō)服力。由于管理對(duì)象多，流動(dòng)性強(qiáng)，如員工人數(shù)，退休人數(shù)，流動(dòng)性等，我們必須準(zhǔn)確把握這些情況，采取傳統(tǒng)的管理方法。在確定之前必須將其“存檔”，但由網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字存檔可以準(zhǔn)確反映當(dāng)前情況。同時(shí)，數(shù)字文件管理使查詢數(shù)據(jù)變得非常簡(jiǎn)單。它可以讓上班族在不離家出走的情況下了解世界重大事件。由于信息過(guò)度流動(dòng)，數(shù)字檔案實(shí)際上變成了“無(wú)墻界檔案”。檔案也成為文件實(shí)體存儲(chǔ)基地方便的信息控制中心。

三、數(shù)字化檔案管理的問(wèn)題分析

（一）資源浪費(fèi)

電子文件和紙質(zhì)文件的“雙套制”得以保存，造成資源浪費(fèi)?！半p套制”保存是指保存具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文檔和電子文檔。在部分辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸和承擔(dān)文件，提高了工作效率。但是，文檔完成后，輔助紙張文檔將被存檔并保存，這樣就產(chǎn)生了同一內(nèi)容和不同類型的文件同時(shí)并存的情況，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

（二）電子文件歸檔困難

辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)和文件管理系統(tǒng)不兼容，而且它們本身就是這樣，這使得電子文件難以存檔。據(jù)了解，目前很多大型企業(yè)都采用了基于電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。大多數(shù)系統(tǒng)是自己或上級(jí)設(shè)計(jì)的軟件，同一單位檔案所使用的檔案系統(tǒng)是檔案管理部門推行的檔案現(xiàn)代化管理軟件，用于規(guī)范檔案現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)資源共享。由于這兩個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)單元存在差異，在不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)很難轉(zhuǎn)換，電子文件歸檔也不可能，從而導(dǎo)致原始數(shù)據(jù)的收集和輸入困難。

（三）管理的長(zhǎng)期保存有困難

電子文件具有操作方便，交付快捷，存儲(chǔ)空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但也帶來(lái)一定的不安全因素。電子文件的不安全性影響了其管理和長(zhǎng)期保存。例如，電子文檔對(duì)硬件和軟件設(shè)備的依賴性，直接閱讀，更改，信息和載體分離，數(shù)據(jù)丟失和病毒侵害。所有這些都對(duì)電子文檔的安全存儲(chǔ)和長(zhǎng)期保存構(gòu)成了很大的威脅。

（四）數(shù)字化檔案的利用率不高

盡管辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施了很長(zhǎng)時(shí)間，但許多組織并沒(méi)有將其視為提高電子文檔管理意識(shí)的緊迫任務(wù)，而是延續(xù)了傳統(tǒng)的概念和管理模式。借用和檢索文檔是手動(dòng)完成的，并且計(jì)算機(jī)僅限于文本輸入，編輯和打印成為真正的“高端打印機(jī)”。人們只能看到可以訪問(wèn)的有限檔案，而忽略以網(wǎng)絡(luò)形式傳播的龐大信息寶庫(kù)。這不僅耗費(fèi)人力物力，而且由于電子文件的開(kāi)發(fā)利用不當(dāng)，造成雙重浪費(fèi)。

四、實(shí)施檔案數(shù)字化管理需要注重把握的環(huán)節(jié)

（一）建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享

檔案電子化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，包括整體設(shè)計(jì)，設(shè)備選型，軟件開(kāi)發(fā)，文件整理，掃描錄入，系統(tǒng)管理，光盤備份，查詢管理，安全措施等硬件加軟件系統(tǒng)。開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)收集整理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索瀏覽、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理等方面的功能，滿足檔案業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開(kāi)發(fā)利用的需要。由于大型組織和企業(yè)需要在日常工作中記錄和保存大量文本文件，因此系統(tǒng)應(yīng)該使用雙服務(wù)器，磁盤存儲(chǔ)，高速掃描儀集中掃描和雙盤備份CD和磁帶。同時(shí)，為提高利用率，還應(yīng)建立相應(yīng)的文件查詢系統(tǒng)，通過(guò)觸摸屏查詢和文件網(wǎng)絡(luò)上傳來(lái)達(dá)到資源共享的目的，提高檔案便捷利用。

（二）建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)

對(duì)于電子文件和紙質(zhì)文件的“雙重”保存，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個(gè)渠道，即以文字和圖像的形式開(kāi)發(fā)電子和紙質(zhì)文件，以及開(kāi)發(fā)的數(shù)字檔案系統(tǒng)。制定符合實(shí)際需要的具體完整的管理規(guī)章制度，文件整合工作制度，文件歸檔制度，文件保密制度，數(shù)字檔案識(shí)別制度，網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，以有效保護(hù)數(shù)字檔案的安全，有條不紊地開(kāi)發(fā)。其中，電子文檔安全管理體系尤其值得一提。作為一種特殊的紀(jì)錄數(shù)據(jù)，一些文件可能完全開(kāi)放，而另一些則需要保密。特別是在檔案數(shù)字化之后，安全工作尤為重要。它包括硬件安全管理和軟件安全管理。硬件要嚴(yán)格控制信息存儲(chǔ)載體的質(zhì)量，提高電子文件載體的存儲(chǔ)壽命，為電子文件的長(zhǎng)期保存打下基礎(chǔ)。對(duì)于存儲(chǔ)電子文件的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)的特殊性，檔案管理員要對(duì)電子文件的安全性負(fù)責(zé)，以確保電子文件不會(huì)因人為災(zāi)害（如溫度和濕度）而丟失。采用多級(jí)權(quán)限，密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通信，防火墻等安全控制方式，保證系統(tǒng)的機(jī)密性，使系統(tǒng)和系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不會(huì)被非法訪問(wèn)和修改。

（三）建設(shè)專職隊(duì)伍，提高管理水平

隨著當(dāng)今世界信息量的爆炸性增長(zhǎng)，檔案管理也從過(guò)去的勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)向以現(xiàn)代辦公設(shè)備為基礎(chǔ)的當(dāng)前知識(shí)密集型工作。一方面，管理人員需要具備較強(qiáng)的分析能力，掌握一些高度專業(yè)化的檔案管理知識(shí)；另一方面，它們必須根據(jù)用戶的需求提供大量的數(shù)據(jù)文件信息。所有這些都需要高素質(zhì)，高技能的現(xiàn)代信息化檔案管理人員勝任。因此，有關(guān)部門應(yīng)加大檔案工作者的培訓(xùn)力度，宣傳普及電子文檔管理知識(shí)，提高電子檔案管理意識(shí)，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理對(duì)數(shù)字化管理的銜接工作。致力于轉(zhuǎn)型，努力提高電子文檔管理水平。

五、結(jié)束語(yǔ)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，數(shù)字化成為檔案管理的趨勢(shì)，通過(guò)數(shù)字化手段有效提升了檔案管理的效率，也促進(jìn)了檔案管理水平的提升。

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