做好新時期辦公室行政管理工作的思考

黃鴻云

【摘 要】辦公室作為綜合性結(jié)構(gòu)，承擔著調(diào)查，協(xié)調(diào)等工作職能，承擔著起草文件，信件收發(fā)等業(yè)務(wù)與工作，還關(guān)系到后勤處理，因而，有效開展辦公室工作，做好辦公室行政管理工作十分必要，也十分重要，發(fā)揮著重要的作用。因此，分析辦公室行政管理工作現(xiàn)狀，提出做好新時期辦公室行政管理工作的建議具有重要的現(xiàn)實意義與價值，以此展開研究，提出恰當?shù)慕ㄗh，提供參考十分重要。

【關(guān)鍵詞】新時期；辦公室；行政管理；工作；思考

辦公室是直接為領(lǐng)導服務(wù)的組織，主要起到上傳下達的目的，發(fā)揮著重要的作用，可以對單位進行有效地協(xié)調(diào)，還可以發(fā)揮辦公室工作的重要作用，因此，做好新時期辦公室行政管理工作，提高工作效率與質(zhì)量十分必要。本文分析了辦公室行政管理工作現(xiàn)狀，提出了解決措施，希望可以達到拋磚引玉的目的，提高行政管理質(zhì)量。

一、辦公室工作的重要作用

第一，辦公室行政管理工作是組織上傳下達的關(guān)鍵與核心。從行政管理角度著手，有效開展辦公室工作，最為重要的就是完成上下級部門的傳達工作，處理好各部門以及領(lǐng)導之間的關(guān)系，發(fā)揮辦公室的重要作用，做好組織工作，貫徹落實上級機關(guān)部署的工作與任務(wù)，監(jiān)督檢查實施結(jié)構(gòu)，發(fā)揮其參謀作用，了解基層情況的需求，聽取基層意見建議，并向相關(guān)領(lǐng)導提出建設(shè)性意見，提出改進措施[1]。

第二，辦公室行政管理工作是組織協(xié)調(diào)的紐帶。辦公室作為一個綜合性辦事部門，是保證組織正常運轉(zhuǎn)的橋梁與中介，發(fā)揮其紐帶作用。通過辦公室行政管理工作，可以將工作人員與事物進行合理的，及時的銜接，完成上級下達的工作，保證食物的時效性與重要性，確保辦公室工作的周密，快捷，保證工作的順利實施，提高工作節(jié)奏，保證工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。除此之外，還可以為組織與基層服務(wù)，及時掌握基層的需求，決策的方向，做好出謀劃策工作，為員工服務(wù)，發(fā)揮辦公室工作的紐帶作用。

二、辦公室行政管理工作現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，辦公室行政管理工作現(xiàn)狀不容樂觀，存在較多問題，影響了辦公室行政管理效果，不利于管理工作的順利實施。辦公室行政管理工作現(xiàn)狀主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，辦事效率較低，無法發(fā)揮其重要的作用。辦公室作為一個全面綜合的辦事結(jié)構(gòu)，肩負著執(zhí)行，傳達，監(jiān)督等問題，在起草文書，處理文件，接收信息，傳遞信息等方面也發(fā)揮著重要的作用。但是現(xiàn)階段，也存在辦事效率低下，職能無法發(fā)揮等問題，中間傳達部門與人員較多，造成了不必要的浪費，影響了辦事效率，使辦事程序更加復雜，繁瑣，浪費了時間，資源，降低了辦公室行政工作效率[2]。第二，辦公室行政工作人員能力較差。由于辦公室行政事務(wù)繁瑣，復雜，部分工作人員缺乏求真務(wù)實的精神。在出現(xiàn)問題后，無法及時解決，在出現(xiàn)意見相左問題時，無法進行客觀的對待，會產(chǎn)生敷衍情緒，導致出現(xiàn)問題無法解決，辦公室行政人員能力較差等問題，影響工作效果。除此之外，還存在各人能力問題，如工作人員辦事馬虎，粗心大意，缺乏嚴謹細致的精神，極易出現(xiàn)問題，影響辦公室行政管理效果。第三，辦公室工作規(guī)劃細致，程序繁瑣?，F(xiàn)階段，辦公室的工作職能規(guī)劃越來越多，規(guī)劃越來越細，一件事情，需要好幾道程序甚至需要走幾個部門，工作內(nèi)容較為繁瑣，在進行信息傳達過程中，會出現(xiàn)大量的浪費，影響辦公室行政管理質(zhì)量與效率?？偠灾?，程序復雜繁瑣，工作效率低下，工作能力有限是辦公室行政當啊管理工作存在的主要現(xiàn)狀問題，影響了辦公室行政管理工作質(zhì)量。

三、做好新時期辦公室行政管理工作的建議

（一）提高工作人員的服務(wù)意識

新時期，在辦公室行政管理工作開展過程中，想要保證辦公室行政管理效果，確保工作的順利實施，需要提高工作人員的服務(wù)意識，提高服務(wù)效果。提高工作人員的服務(wù)意識需要注意以下幾點，第一，清楚工作人員的矛盾與問題。為提高工作人員的服務(wù)意識，需要清楚工作存在的問題與矛盾，找到問題的關(guān)鍵與重點，保證工作的順利實施，提高工作人員的服務(wù)意識，確保辦公室工作的順利實施，保證工作質(zhì)量[3]。第二，提升工作人員認真負責的態(tài)度，對工作人員而言，想要提高工作質(zhì)量，提升工作人員的服務(wù)意識，就需要激發(fā)工作人員的服務(wù)熱情，通過嚴謹細致的工作，樹立一絲不茍的工作作風，遵循紀律要求，嚴格控制自己，遵守工作規(guī)范，確保工作不會誤辦、漏辦、錯辦，提高工作人員的服務(wù)意識，保證服務(wù)效果，提高服務(wù)能力。第三，加強思想政治教育，提升工作人員的服務(wù)意識。相關(guān)工作者需要使工作人員意識到，提高服務(wù)意識，開展一站式微笑服務(wù)的重要性與必要性，確保服務(wù)的針對性與有效性，提高工作人員的工作能力，工作質(zhì)量。

（二）精簡辦公部門與機構(gòu)，提高辦事效率

調(diào)查研究顯示，工作內(nèi)容繁瑣，程序復雜是新，時期辦公室行政管理工作效果較差的主要原因，因而，針對性解決措施就是精簡辦公部門與機構(gòu)，提高辦事效率與質(zhì)量，通過精簡部門機構(gòu)，不僅可以達到理想的管理效果，提高辦事效率，還可以降低工作人員的工作難度，提高服務(wù)質(zhì)量，以免出現(xiàn)時間的浪費。精簡辦公部門與機構(gòu)，提高辦事效率需要注意以下幾點，第一，意識到精簡辦公部門和機構(gòu)的必要性，自覺減少中間部門設(shè)置，確保命令與精神更快的下達，確保意見與建議快速有效地上傳，提高辦事效率與質(zhì)量，確保辦公管理工作的順利實施。第二，需要切實負責本職工作，確保每一環(huán)節(jié)都操作準確，確保各個機構(gòu)，各個部門協(xié)調(diào)一致，積極努力的為領(lǐng)導辦事，為員工謀利，為基層人員服務(wù)，保證服務(wù)效率與質(zhì)量，提高辦事效率。除此之外，通過精簡辦公部門與機構(gòu)，還可以實現(xiàn)人員的合理優(yōu)化與配置，確保物盡其用，人盡其責，實現(xiàn)人力，物力，財力資源的節(jié)約，精簡辦公部門與機構(gòu)，確保辦公工作的順利實施，提高辦事效率，保證辦公質(zhì)量。第三，精簡辦公部門與機構(gòu)，將一些不必要的環(huán)節(jié)，部門進行簡化，提高辦事效率，對辦公部門與機構(gòu)進行簡化，控制，保證辦公室行政管理質(zhì)量[4]。

（三）加強對工作人員的培訓

在工作人員培訓過程中，加強對工作人員的培訓，保證培訓質(zhì)量，提升工作人員的工作能力十分必要，也十分重要，不僅關(guān)系到工作效果，還關(guān)系到培訓工作的順利實施，因此，加強對工作人員的培訓十分重要，直接影響到辦公室行政管理效果。加強對工作人員的培訓需要注意以下幾方面內(nèi)容，一方面，需要明確培訓的內(nèi)容，培訓的目的，培訓的手段，爭取達到理想的培訓效果，保證培訓工作的順利開展。另一方面，需要做好培訓工作，加大培訓力度。為提高工作人員的工作能力，需要加大培訓力度，定期開展培訓工作，加強對工作人員的培訓，提升工作人員的工作能力，避免出現(xiàn)誤辦等人為錯誤，確保培訓效果。

四、總結(jié)

對新時期辦公室行政管理工作進行思考，提出有效地建議，解決辦公室行政管理存在的問題，發(fā)揮辦公室工作的重要的作用具有重要的現(xiàn)實意義。由此可見，有效進行辦公室行政管理，提高工作人員的服務(wù)意識，加強對工作人員的培訓十分必要，可以提高辦事效率，提高工作質(zhì)量，達到理想的辦公室行政管理效果，確保工作的順利實施。

【參考文獻】

[1]張祥臻.辦公室行政人員的計算機文檔管理工作探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（08）：11.

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[3]劉裴.淺析實施精細化管理，提高醫(yī)院辦公室行政效能[J].人力資源管理，2018（04）：255.

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