文/Lachel
高德拉特在《關(guān)鍵鏈》中提到過一個觀點,他認(rèn)為:在傳統(tǒng)的生產(chǎn)企業(yè)里面,造成工人工作效率低下的原因,是“不良多工”。
舉個例子:你是一名職員,手頭上有擦桌子、買外賣、寫報告三項工作,擦桌子要耗費3個小時,后面兩項分別要耗費4個小時,這是背景。
本來,如果你先擦桌子,再買外賣,再寫報告的話,3個小時就可以擦完桌子,7個小時后就可以搞定外賣,11個小時后就可以交報告。但是,實際工作中,分配給你工作的上級以及和你對接的同事,不會安靜地等著你做完,他們會時不時催你:桌子擦得怎么樣了?外賣買好了嗎?報告寫到哪里了?什么,還沒動筆?
于是,為了讓他們滿意,讓他們每一次催你的時候你都有新的進展可以反饋,你不得不先擦一會兒桌子,再找一下外賣,再寫幾行報告……循環(huán)往復(fù),如此交替。
這樣一來,你的工作狀態(tài),就從“桌子(3)-外賣(4)-報告(4)”變成“桌子(1)-外賣(1)-報告(1)-桌子(1)-外賣(1)-報告(1)……”
這樣一來,本來3個小時可以擦完桌子,就會被拖延到7個小時;7個小時后可以搞定外賣,就會被拖延到10個小時后。
你看,依然是11個小時,依然是這三項工作,本來可以早早搞定擦桌子和買外賣,把后續(xù)的工作轉(zhuǎn)交給對接的人,讓項目繼續(xù)運轉(zhuǎn)起來,但因為“不良多工”,因為你需要給其他人反饋,就導(dǎo)致整個項目拖延了至少3個小時。
如果在一條生產(chǎn)線上,每個工人都這樣的話,整條線的工作效率就會被拖垮。針對這個問題,高德拉特提出了一系列的系統(tǒng)管理方法——不過這不是今天的重點。
今天,我們來聊聊這個“不良多工”。
高德拉特所說的“不良多工”,在今天有一個更加通用的叫法,叫做“多任務(wù)工作”。
我相信,很多人都有這樣的工作習(xí)慣:寫一會兒報告,刷一下網(wǎng)頁,查一下資料,收一下郵件,回去做一下數(shù)據(jù),點開微信回應(yīng)一下,再回去貼圖表……諸如此類。
這是很正常的事情。今天這個時代,專注在一件事情上已經(jīng)近乎不可能了。每個人手上都有一大堆任務(wù),同時開著Word、Excel、PPT,微信和QQ總是同時閃動好幾個頭像……似乎,不能同時處理這些事情就是能力不夠。甚至,很多公司里面,會要求員工能夠進行“多任務(wù)工作”——我看到過好幾個招聘要求就明確寫著:能夠承受工作壓力,能夠協(xié)調(diào)“多任務(wù)工作”,能夠同時處理大量事務(wù)。
我在第一家公司里面親眼見過這樣的景象:AE的桌面永遠開著好幾個聊天框,對面是來自歐洲、澳洲、香港的不同客戶,任務(wù)欄里堆滿Excel窗口。她們飛快地在Outlook、Excel和QQ之間切換,鼠標(biāo)飛梭,熟練地按著Ctrl+C、Ctrl+V。但正是這看似高效的“多任務(wù)工作”,正在慢慢地謀殺我們的工作效率。
為什么這么說呢?
1.“多任務(wù)工作”,會占用我們的認(rèn)知資源
明尼蘇達大學(xué)商學(xué)院教授Sophie Leroy在一篇論文中提出了一個概念,叫做“注意力殘留”。
他指出,當(dāng)你從一項未完成的任務(wù)A切換到任務(wù)B時,由于A還沒有做完,你的大腦中會有一部分資源仍然在對A進行處理和運算,你會抑制不住地回想到任務(wù)A,從而抑制你對于任務(wù)B的投入。這部分仍然在處理任務(wù)A的資源,就叫做“注意力殘留”。
一方面,“注意力殘留”會占用我們大腦的認(rèn)知資源,降低對任務(wù)B的投入程度。另一方面,“注意力殘留”會在我們的認(rèn)知中造成“多目標(biāo)焦慮”,從而使我們產(chǎn)生“認(rèn)知負(fù)擔(dān)”,降低我們在任務(wù)B上面的表現(xiàn)。
什么是“認(rèn)知負(fù)擔(dān)”?簡單舉個例子,當(dāng)你來上班的時候,我告訴你:你今天要寫完一篇1萬字的報告,寫不完不許下班——你是不是會覺得晴天霹靂?一整天,這個任務(wù)都會沉甸甸地壓在你的心上,讓你心神不寧。你會不由自主地?fù)?dān)憂:要是我完不成怎么辦?怎樣做才能盡快寫完?我相信,你這一天的工作一定表現(xiàn)得非常糟糕。這就是認(rèn)知負(fù)擔(dān)。
當(dāng)一個人大腦中同時存在著越多的目標(biāo)和任務(wù),他就會越焦慮,用于處理任務(wù)的資源會減少,狀態(tài)也會下降。所以,我們常常看到,如果一個人腦子里裝了太多的事情,他會表現(xiàn)得魂不守舍,對別人的話經(jīng)常聽不進去,剛交待的事情也很容易忘記——這就是因為沉重的認(rèn)知負(fù)擔(dān)使他難以騰出更多的資源來處理額外的信息。
這兩個效應(yīng)加在一起,共同降低了我們的工作效率。
本質(zhì)上,人對于未完成的事物會有一種強烈的沖動想去把它完成,否則就會一直想到它——這稱為“契可尼效應(yīng)”。所以,在工作A和工作B之間來回轉(zhuǎn)換,不但不會提高效率,反而會不斷地加重這種焦慮感。從而使你無論在處理哪項任務(wù)時,都會因為受到干擾而降低表現(xiàn)。
2.“多任務(wù)工作”,會干擾我們的工作記憶
你也許有一點體會:當(dāng)你從別的任務(wù)切換回去之后,你會忘記之前在想什么。
人的“工作記憶”空間是非常狹小的——它只能同時存放4個單位。即使你通過組塊、分類等方式,把大量信息聚攏起來,也很難超過4個單位的限制。而當(dāng)你切換出去,哪怕只有幾秒鐘,對新信息的處理也會占據(jù)你的工作記憶。由此帶來的后果就是,你剛剛建立起來的記憶瞬間就被清除出去。你只能從長時記憶中通過僅存的痕跡嘗試著把那些信息再次聚集、組合起來。先不提這個過程耗費的時間,更嚴(yán)重的后果是,也許一個剛剛誕生的點子就這樣消失了,再也回想不起來。
3.“多任務(wù)工作”,摧毀了我們進入“心流”的可能性
進入“心流”的條件之一,就是全心投入的專注——當(dāng)你所有的念頭都集中在“如何更好地操作來克服困難”時,你就更容易從微小的反饋中獲得激勵,“心流”也就應(yīng)運而生。而“多任務(wù)工作”恰恰摧毀了我們對任何一個任務(wù)的投入和專注。所以,看起來高效的“多任務(wù)工作”,實際上恰恰是效率的殺手。
實際上,“多任務(wù)工作”的危害可能比你想的更嚴(yán)重。
2014年的一項研究指出,僅僅是幾秒鐘的走神(比如檢查一下微信、看一下郵件),也會造成錯誤率的顯著上升,甚至可以高達兩倍。
密歇根大學(xué)的一個研究團隊表示,在企業(yè)中,“多任務(wù)工作”幾乎無處不在——每個人在工作的時候都難免要接一下電話,跟同事討論工作,或是回應(yīng)老板的詢問。而這些“多任務(wù)”帶來的后果是什么呢?它會降低一個團隊20%-40%的工作效率,這是一個很可怕的數(shù)字。
我這幾年的團隊管理做下來,有一個感覺就是:當(dāng)我們在“多任務(wù)工作”的時候,實際上被異化了,變成了效率的奴隸——我們都在想,如何盡快把手頭的事情做完(以便做下一個任務(wù)),而不是努力把它做好。
那么,如何避免“多任務(wù)工作”對我們造成的負(fù)面影響呢?
1.冥想
如果你即將開始一項工作,而大腦中還殘存著許多雜念時,不妨先閉上眼睛,深呼吸,嘗試著與它們和解,告訴自己不要焦慮。
很多時候,給自己一些正面的心理暗示,以及通過一些操作——比如用悠長、緩慢的深呼吸刺激分泌內(nèi)啡肽,傳達出“平靜、舒緩”的信號,可以讓身體鎮(zhèn)靜下來,降低自己的焦慮水平。
深呼吸的時候,不妨回想自己以前的優(yōu)秀表現(xiàn),想象那些正面的、令人興奮的場景,提高整個人的信心,提高大腦的活躍程度。這會有助于把注意力集中在手頭即將開始的工作上。
2.向自己提一個問題,嘗試去解決它
問題,是最能夠吸引注意力的東西。
在開始一項工作之前,提一個問題,并在工作中尋求答案,會為你的工作增加樂趣,提高對其的注意力。
舉個例子,在做一份PPT之前,可以問自己:這份PPT的亮點是什么?我如何呈現(xiàn)這個亮點?
或者,在讀一個章節(jié)之前,問自己:作者是如何解釋他的論點的?跟同類相比,好在哪里,有哪些缺漏?
這樣一來,就可以把枯燥的工作變成一個尋求答案、解決問題的過程。這可以顯著提高自己集中精力的意愿。
3.利用白噪音
我寫作的時候往往會去咖啡館。如果在家里,也會插上耳機,播放白噪音。
什么是白噪音?咖啡館背景的嘈雜聲,樹林里的風(fēng)聲、流水聲,火爐噼啪的聲音,路人雜亂的交談聲,等等。
這些聲音,一來,不含有任何信息量——因此它們對大腦來說是低優(yōu)先級的,不會給大腦造成任何負(fù)擔(dān);二來,它們可以掩蓋各種突兀的、細小的噪音,從而幫助你跟環(huán)境隔絕起來。
也可以聽輕音樂,但是注意,不要聽有歌詞的音樂,也不要聽搖滾、金屬等律動感太強的音樂,因為它們會吸引你的大腦。
4.將瑣事集中在同一個時間段處理
不要急著應(yīng)答微信、QQ、郵件,專心致志做你的工作,等告一段落或者感到疲倦再休息一下,將這些瑣事一一搞定。
分別把不同的事項寫入不同的清單,再分門別類打開,處理,劃掉即可。
如果你并不是一個作息非常規(guī)律的人,不要使用番茄鐘。你應(yīng)該按照自己的狀態(tài)和精力安排工作,而不是聽從鬧鐘的安排。
5.隔絕干擾
如果可以,在做每天最重要的工作時,挑一個單獨的、確保不會受到任何干擾的地方工作。
當(dāng)然,很多時候,這一點主要看公司,而不是看自己。
令人振奮的是,越來越多的公司開始意識到這一點的重要性。比如,在辦公室里設(shè)置“沉思空間”,設(shè)置“單人辦公隔間”,員工可以自行尋找空房間使用,允許員工到咖啡館辦公,允許員工遠程辦公,等等。
這是一個進步,我期望著看到這種現(xiàn)象能夠真正在國內(nèi)盛行起來。
當(dāng)然了,如果一家公司天天讓你擦桌子和買外賣,那還是辭了吧。