“項(xiàng)目化清單”：基于問題的過程管理變革

陶靜

摘要：“項(xiàng)目化清單”就是將學(xué)校錯(cuò)綜復(fù)雜的事務(wù)在人性化的基礎(chǔ)上有選擇性地形成有事、有理念、有過程、有標(biāo)準(zhǔn)、有標(biāo)志、有反饋、有時(shí)間的管理清單。學(xué)校管理人員要通過角色轉(zhuǎn)換，嘗試“先理后管”，在分析現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，試定“項(xiàng)目化清單”，并通過績效掛靠，保障“項(xiàng)目化清單”推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理從被動發(fā)展到主動尋求高質(zhì)量發(fā)展的變革。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目化清單；問題管理；精細(xì)化管理

中圖分類號：G47 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-9094（2018）05B-0046-04

項(xiàng)目清單的概念來源于工程項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，從本質(zhì)而言是對無生命物的一種高質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)化的時(shí)間管理模式。學(xué)校事務(wù)錯(cuò)綜復(fù)雜，雖然管理的過程是對事務(wù)的管理，但最終目標(biāo)卻是落腳在有生命的人的發(fā)展上。人有異同不能簡而劃一，因此學(xué)校管理在借鑒項(xiàng)目清單管理經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，在項(xiàng)目與管理之間增加了“化”字，這里的“化”可以詮釋為人性化?！绊?xiàng)目化清單”就是將學(xué)校錯(cuò)綜復(fù)雜的事務(wù)在人性化的基礎(chǔ)上有選擇性地形成有事、有理念、有過程、有標(biāo)準(zhǔn)、有標(biāo)志、有反饋、有時(shí)間的管理清單?！绊?xiàng)目化清單”成為牽頭行政實(shí)施項(xiàng)目的重要抓手，記錄著每一個(gè)項(xiàng)目成長落地的經(jīng)緯脈絡(luò)，從而體現(xiàn)了學(xué)校管理向精細(xì)化方向的轉(zhuǎn)變。

“項(xiàng)目化清單”是基于“問題管理”的一種管理方式的變革，它讓管理者正視和鎖定目前存在的問題，從而推斷問題解決之后的預(yù)設(shè)成果，逐一列出成果標(biāo)志，研究問題特性和問題的形成規(guī)律，設(shè)計(jì)有效改進(jìn)措施，把預(yù)設(shè)成果變成現(xiàn)實(shí)，讓管理者能清楚地知道自己為什么這么做，做什么，怎么做。

正視和鎖定當(dāng)前管理中的問題和制定學(xué)校問題改進(jìn)的方案的優(yōu)劣，直接反映了管理者的思維水平、研究能力和管理能力，進(jìn)而決定問題改進(jìn)能否成功。只有想明白，才有可能在實(shí)踐中做明白。

一、角色轉(zhuǎn)換，嘗試“先理后管”

新時(shí)代教育，人民群眾對于教育的需求從“有數(shù)量”到“有質(zhì)量”。在“有質(zhì)量”發(fā)展的需求之下，學(xué)校的管理者角色需要逐步向管理過程中的中上游邁進(jìn)。角色身份的轉(zhuǎn)變自然要求管理思路的轉(zhuǎn)變。俗話說：“三分管，七分理?！笨梢?，理比管更加重要。學(xué)校工作千頭萬緒，一個(gè)時(shí)期可能會出現(xiàn)很多問題，哪些問題值得我們改進(jìn)？這更加需要管理者去理清思路，理順心氣，才能做到事半功倍。在理的過程中，我認(rèn)為要遵循三個(gè)原則：一是當(dāng)前工作中急需改進(jìn)的；二是自己能力范圍內(nèi)力所能及的；三是鎖定問題后，要把問題清楚地表達(dá)出來。

一是要立足學(xué)校管理的全局進(jìn)行整體構(gòu)建。行政管理人員在制定計(jì)劃時(shí)，可以圍繞黨風(fēng)廉政建設(shè)、文明校園建設(shè)、教學(xué)管理、后勤保障、校園安全、教育宣傳等學(xué)校管理工作的方方面面，多角度、全方位、深層次編制“主體責(zé)任網(wǎng)絡(luò)圖”?！爸黧w責(zé)任網(wǎng)絡(luò)圖”重點(diǎn)包含“清單內(nèi)容、清單要點(diǎn)、責(zé)任要求、人事協(xié)調(diào)”四個(gè)方面的內(nèi)容，其作用相當(dāng)于項(xiàng)目立項(xiàng)初期的“嬰兒保育房”，通過圖表的呈現(xiàn)方式讓“人、質(zhì)、權(quán)、責(zé)”之間的關(guān)系更加清晰明了，可以說這是學(xué)校推進(jìn)“項(xiàng)目化清單”管理工作的源頭。

二是在計(jì)劃中要體現(xiàn)認(rèn)識層面的系統(tǒng)思考，給學(xué)校分管校長主動權(quán)和自主權(quán)。圍繞“主體責(zé)任網(wǎng)絡(luò)圖”，分管校長要綜合考慮方方面面的要素、內(nèi)容和具體情況，結(jié)合部門自身實(shí)際，深入挖掘分管工作的特色與亮點(diǎn)。一是要思想先行，提前謀劃；二是要細(xì)化落實(shí)，追求高效；三是要變招管理，開拓創(chuàng)新；四是要強(qiáng)化督查，及時(shí)反饋。最終在分管校長的帶領(lǐng)下，項(xiàng)目成員齊心協(xié)力，共同完成一份操作性強(qiáng)、執(zhí)行效率高、特色鮮明的項(xiàng)目化清單。

三是體現(xiàn)實(shí)踐層面的結(jié)構(gòu)化建構(gòu)，把不同的項(xiàng)目變成一個(gè)個(gè)立體的任務(wù)。學(xué)校的人、財(cái)、物等資源是有限的，而事情是生生不息的。不同的項(xiàng)目之間存在一定的異同點(diǎn)，找出相同點(diǎn)才能真正起到事半功倍的效果。將不同的項(xiàng)目在實(shí)踐層面上通過模塊化分解為一個(gè)個(gè)立體的任務(wù)，各個(gè)中層行政在部門的項(xiàng)目清單上都有各自的“自留地”，在發(fā)展上都有自主的空間。校長室在其中只發(fā)揮引導(dǎo)員、參謀員和服務(wù)員的作用，對各部門的制定的項(xiàng)目清單予以把關(guān)和指導(dǎo)，給予人、財(cái)、物的優(yōu)化保障，以確保項(xiàng)目清單切合實(shí)際、方法措施確實(shí)可行。

例如，過去布置工作任務(wù)，我們是講方案、考核評價(jià)占用多數(shù)管理精力，往往是發(fā)現(xiàn)任務(wù)完成質(zhì)量未達(dá)預(yù)期的時(shí)候，已經(jīng)沒有時(shí)間再去做調(diào)整。而現(xiàn)在的我們學(xué)校行政管理者從項(xiàng)目實(shí)施管理角度，對任務(wù)進(jìn)行全局整體構(gòu)建，打破部門之間交叉工作的扯皮，讓各部門都在為項(xiàng)目服務(wù)，突出的管理中心是過程，管理主線是項(xiàng)目化清單，管理手段主要是協(xié)調(diào)、監(jiān)督和考核?？梢哉f90%的精力用在了過程的管理之中，保證每一個(gè)項(xiàng)目在發(fā)展預(yù)期的過程中始終高質(zhì)量推進(jìn)，項(xiàng)目的評價(jià)從追求全局最優(yōu)，而不是部門最優(yōu)，從結(jié)果評價(jià)轉(zhuǎn)為過程性的“疊加式”評價(jià)模式。

二、分析現(xiàn)狀，試定“項(xiàng)目化清單”

思路轉(zhuǎn)變，工作機(jī)制也要隨之發(fā)生變化。“項(xiàng)目化清單”是牽頭行政實(shí)施項(xiàng)目的重要抓手，這是精準(zhǔn)定位、“問題管理”的核心所在。可以說“項(xiàng)目化清單”定位和過程的合理性直接決定了項(xiàng)目實(shí)施最終的成敗。2017年暑假以來，學(xué)校不斷摸索，形成了一套自己的方法：

——以過程管理為中心，以“項(xiàng)目化清單”為主線，以協(xié)調(diào)、監(jiān)督、考核為手段，做好項(xiàng)目化管理，行使好建議權(quán)、監(jiān)督權(quán)、考評權(quán)。通過優(yōu)化過程管理，加強(qiáng)了每個(gè)運(yùn)行環(huán)節(jié)的管理控制，保證各項(xiàng)工作按照規(guī)定的程序運(yùn)作；通過優(yōu)化考評體系，建立了一個(gè)內(nèi)容全面、職責(zé)清晰、指標(biāo)量化、目標(biāo)明確的評價(jià)考核體系，使學(xué)校工作形成持久落實(shí)力；通過優(yōu)化管理體系，不斷改進(jìn)管理程序和步驟，促使其進(jìn)一步滿足學(xué)校工作的實(shí)際需要， 實(shí)現(xiàn)學(xué)校各項(xiàng)工作從先進(jìn)到更先進(jìn)的良性循環(huán)發(fā)展。

——以績效考核配套制度為中心，以追求全局最優(yōu)為主線，以約束、激勵(lì)、考評為手段，做好內(nèi)部管理，舉一反三，持續(xù)改進(jìn)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，自實(shí)施“項(xiàng)目化清單”以來，已經(jīng)梳理制定各類制度30余項(xiàng)，其中綜合管理類5項(xiàng)，黨建類1項(xiàng)，教育管理類5項(xiàng)，教學(xué)管理類10項(xiàng)，績效考核類5項(xiàng)，資金管理類2項(xiàng)。同時(shí)，還在不斷地新增和修編。

——以改變工作職能為重心，實(shí)現(xiàn)工作“三級跳”。黨政領(lǐng)導(dǎo)要從日常事務(wù)中跳出來，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人管思路管方向，黨支部書記管監(jiān)督管思想；分管領(lǐng)導(dǎo)要從日常工作中跳出來，以統(tǒng)籌和指導(dǎo)日常工作為主，以發(fā)現(xiàn)和指出工作問題為主；部門領(lǐng)導(dǎo)要從日常業(yè)務(wù)中跳出來，要精于業(yè)務(wù)，再高于業(yè)務(wù)，更要善于業(yè)務(wù)的管理。

例如，在我校的學(xué)科教學(xué)質(zhì)量總體尚可的情況下，2016年度區(qū)級績效考核排名非常不理想，究其原因是學(xué)校在其他方面還存在較大的問題。為此我讓各部門的行政在分管校長的帶領(lǐng)組織下，思考一個(gè)問題“阻礙和影響我校教學(xué)質(zhì)量全面提升的主要問題和癥結(jié)在哪里？”行政們都在思考，到底什么原因制約和影響了學(xué)校的全面質(zhì)量提升？經(jīng)過思考和討論，我們發(fā)現(xiàn)，影響我校全面質(zhì)量提升有諸多因素：如教育宣傳、教師的教育理念、校園活動的形式、多元化社團(tuán)、家?；拥鹊戎T多方面。

針對這些問題癥結(jié)，各個(gè)部門根據(jù)自己確定的工作項(xiàng)目，自主謀劃工作目標(biāo)、自主選擇具體工作內(nèi)容和推進(jìn)工作措施。2017年我校制定了各個(gè)部門分管工作的《2017年度重點(diǎn)工作項(xiàng)目清單》，《清單》包括：指導(dǎo)思想、名稱、類別、工作目標(biāo)、工作重點(diǎn)、實(shí)施措施、反饋節(jié)點(diǎn)、達(dá)成標(biāo)志、責(zé)任人、以月為時(shí)間單位的序時(shí)進(jìn)度清單表等幾個(gè)欄目。

例如，德育項(xiàng)目清單就分為了德育環(huán)境、德育隊(duì)伍、德育評價(jià)、德育活動、常規(guī)活動等五個(gè)類別，而德育環(huán)境類又分為校園環(huán)境、班級文化兩個(gè)子類；德育隊(duì)伍分為專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)生培養(yǎng)兩個(gè)子類；德育評價(jià)分為班主任評價(jià)、學(xué)生評價(jià)兩個(gè)子類；德育活動分為班隊(duì)活動、自信童年、活動安排三個(gè)子類。這樣細(xì)致的德育工作分類相當(dāng)于對2017年德育工作做了庖丁解牛式的系統(tǒng)部署，對重點(diǎn)任務(wù)進(jìn)行統(tǒng)籌安排，細(xì)化分解、責(zé)任到人。（如表1）

項(xiàng)目清單明確了從校長到中層干部、教師員工等在日常工作中的主體責(zé)任，涵蓋了教育教學(xué)、體藝衛(wèi)、后勤安全等學(xué)校工作的方方面面。以時(shí)間倒逼、進(jìn)度倒逼等方式逐個(gè)推進(jìn)，逐個(gè)銷號，確保每個(gè)項(xiàng)目都按時(shí)啟動、順利推進(jìn)、保量優(yōu)質(zhì)，顯化成效。通過大半年的“項(xiàng)目化清單”實(shí)施，學(xué)校2017年度區(qū)級績效考核排名從原來的第三方陣躍升到第一方陣最前列，實(shí)現(xiàn)了跨越式的前進(jìn)。

三、績效掛靠，保障“項(xiàng)目化清單”推進(jìn)

在具體工作中，為推進(jìn)項(xiàng)目化管理工作，我校形成了逐級有任務(wù)、層層有責(zé)任的“項(xiàng)目化清單”運(yùn)行管理機(jī)制。校長與分管副校長簽訂《年度績效管理責(zé)任書》，副校長與中層行政簽訂《項(xiàng)目化清單實(shí)施責(zé)任書》，中層行政與年級組長、大學(xué)科組長簽單《項(xiàng)目化清單具體落實(shí)責(zé)任書》。

為了落實(shí)項(xiàng)目清單的主體責(zé)任，我校項(xiàng)目清單過程管理情況納入學(xué)?？冃Э己朔桨福⑼晟屏藢W(xué)校管理制度。具體到實(shí)施層面，通過周計(jì)劃、周總結(jié)，學(xué)校行政例會考評，夯實(shí)項(xiàng)目清單實(shí)施的過程管理。此外，在開學(xué)前，我校組織分管校長向全體教師進(jìn)行工作思路演講；在學(xué)期末，組織中層行政向全體教師進(jìn)行工作總結(jié)。

“項(xiàng)目化清單”管理的變革，充分調(diào)動了行政、教師的積極性和主動性。突出的管理特色是過程實(shí)效，尤其對在項(xiàng)目執(zhí)行過程中的人員管理、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理方面，進(jìn)行充分系統(tǒng)化和細(xì)化，通過項(xiàng)目過程、制度、規(guī)則以及監(jiān)督、協(xié)調(diào)、績效考核完善項(xiàng)目過程中的基礎(chǔ)管理，針對重點(diǎn)內(nèi)容、質(zhì)量關(guān)鍵點(diǎn)、進(jìn)度主線，有措施、有計(jì)劃、有專人、有目標(biāo)進(jìn)行管理。雖然行政、教師們普遍感到了壓力，但也增添了動力，更煥發(fā)了活力，由被動“等活干”到主動“找活干”，由以往“老三樣”到謀劃“新道道”，“憑感覺、靠經(jīng)驗(yàn)”的觀念逐步改變，“找新路、求突破”的意識正在逐步確立?！绊?xiàng)目化清單”的實(shí)施，改變了過去行政團(tuán)隊(duì)被動參與合作管理的現(xiàn)象，將部門管理轉(zhuǎn)為各部門為項(xiàng)目服務(wù)的主動管理模式，從而極大地克服了學(xué)校行政團(tuán)隊(duì)的慣性思維模式、消解了部門之間做事推諉與扯皮的現(xiàn)象?！绊?xiàng)目化清單”將評價(jià)模式從結(jié)果評價(jià)轉(zhuǎn)為過程性的疊加式評價(jià)，將管理的重心前置到過程之中，極大地提高了學(xué)校各項(xiàng)管理的效能，成為牽頭行政實(shí)施項(xiàng)目的重要抓手，學(xué)校管理從被動發(fā)展到主動尋求高質(zhì)量發(fā)展的變革，為推動全校的全面發(fā)展走出了一條新路。

責(zé)任編輯：顏瑩

“A Project-Based List”： Process Administration Innovation Based on Problems

TAO Jing

（Zhenjiang Hongqi Primary School， Zhenjiang 212000， China）

Abstract： “A project-based list” refers to the list of administration with affairs， ideas， processes， standards， signs， feedbacks and times， which is formulated according to different and complicated affairs in school on the basis of humanity. School administrators need to change their roles and try to administrate after untangling varieties of affairs. School administrators should analyze the current situation to try making a list， and meanwhile according to performance assessments they must guarantee the implementing of the project-based list， so that the innovation of school administration can be accomplished from the passive development to the active pursuit of high-quality development.

Key words： project-based list； problem-oriented administration； fine administration