事業(yè)單位檔案管理存在的問題和應(yīng)對(duì)措施研究

朱桂林

現(xiàn)代企業(yè)勞動(dòng)力生產(chǎn)要素的進(jìn)一步發(fā)展，形成了人力資源管理的路徑。其中最重要的部分是文件管理，包括數(shù)據(jù)歸檔、文件歸檔、人事檔案歸檔等。由于檔案管理中人事檔案的創(chuàng)新和利用，我國的事業(yè)單位做得還不夠。因此，本文在本研究中著重論述了在實(shí)施和管理中遇到的問題，并對(duì)相關(guān)因素進(jìn)行了探討，并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)等方面的文件管理，由于國家的發(fā)展，有一定程度的保密性，機(jī)構(gòu)也更加重視。然而，由于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的成功轉(zhuǎn)型，國有企業(yè)和事業(yè)單位改革后仍存在許多未解決的問題，改革還沒有取得有效成果。根據(jù)從問題到原因的追溯結(jié)果分析，在效率層面存在人員檔案管理不足的問題。因此，有必要將公共事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和面臨的問題結(jié)合起來。

1 現(xiàn)狀及問題

遺留問題仍未解決。由于時(shí)間的變化、一切的變化、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立、現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型和改革措施的應(yīng)用等；事業(yè)單位在人事調(diào)動(dòng)、人才引進(jìn)、崗位調(diào)整、薪酬制度等方面發(fā)生了重大變化，人事檔案管理人員的工作經(jīng)歷了很大的變化。因此，在這項(xiàng)工作中，由于新時(shí)代環(huán)境的變化，還存在著更多的現(xiàn)存問題尚待解決。例如，就業(yè)人數(shù)的現(xiàn)象，檔案管理的質(zhì)量，特別是在信息訂購、真實(shí)性、細(xì)節(jié)等方面，需要進(jìn)一步的文件整理、篩選和審查。

硬件配置不足。信息開始引領(lǐng)潮流，各種辦公自動(dòng)化和智能化的外觀，也使得原始人事檔案管理工作在整體上發(fā)生變化。然而，在公共機(jī)構(gòu)中，仍然有一種原始的工作方式，數(shù)據(jù)積累，倉庫，閱讀辦公室仍然沒有明確的分工處理。在防盜工作和檔案保存等環(huán)境方面仍有改進(jìn)的余地，特別是在工作設(shè)備和其他輔助設(shè)施方面。

人才和團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)不夠。在新環(huán)境中需要專業(yè)人士。鑒于目前的形勢(shì)，兼職現(xiàn)象、監(jiān)督不力、員工素質(zhì)參差不齊、業(yè)務(wù)能力不足、綜合素質(zhì)有待提高等，表明人才在專業(yè)水平上，也缺乏一定的資格加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)的必要性仍然很強(qiáng)。因此，各種影響的結(jié)果是缺乏客觀性、缺乏全面性、整體落后和缺乏敬業(yè)精神。而不注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)，不在工作環(huán)境中形成共同努力，合作精神不夠，造成效率低下。

管理方法混雜。傳統(tǒng)的管理方法是主要的，現(xiàn)代管理方法也同時(shí)存在。有的機(jī)構(gòu)，雖然采用現(xiàn)代化設(shè)備，現(xiàn)代化管理調(diào)整；然而，在實(shí)際管理中，觀念仍然存在著更新的問題，而管理思維的內(nèi)在理念仍然根深蒂固；因此，設(shè)備的應(yīng)用不足以發(fā)揮更大的作用，在信息管理中也缺乏誠信，只注重一般的膚淺記錄，但并不真正細(xì)致，將工作全面的信息。針對(duì)現(xiàn)代管理方法的實(shí)踐，在信息平臺(tái)建設(shè)中存在一些問題，因此有必要進(jìn)一步發(fā)展應(yīng)用研究和公共信息選擇的可能性。

2 應(yīng)對(duì)措施

更新理念，與時(shí)俱進(jìn)。新環(huán)境應(yīng)積極推進(jìn)現(xiàn)代化管理方法、管理模式、管理思維的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的思維方式可以與現(xiàn)代管理的各個(gè)方面進(jìn)行比較，從理解上解放思想。隨著新的精神狀態(tài)和管理意識(shí)的各個(gè)方面的工作的反思，重新定位。例如，從戰(zhàn)略部署的研究和討論，回到初衷的人事檔案管理，工作的內(nèi)容，目標(biāo)，方法等新一輪的重新詮釋，以增強(qiáng)其在當(dāng)前的適用性環(huán)境。總體環(huán)境表明，檔案管理不僅與人事服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通，而且涉及到其他部門的管理，溝通的范圍也應(yīng)擴(kuò)大，以使他們有更多的交流對(duì)象和服務(wù)對(duì)象，并形成一個(gè)更大的服務(wù)系統(tǒng)。提出了規(guī)劃應(yīng)著眼于整體布局、新工作流程、系統(tǒng)創(chuàng)新、現(xiàn)代化企業(yè)人事管理工作方法和經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合當(dāng)前的創(chuàng)新情況下，數(shù)據(jù)庫是在信息化創(chuàng)新后建立起來的。

添加設(shè)備和管理。對(duì)于硬件和設(shè)備不足的問題，我們應(yīng)該積極地支付資金，改善辦公環(huán)境，購置新設(shè)備，特別是在事業(yè)單位預(yù)算中，做好會(huì)計(jì)這方面的工作，并在后續(xù)的提供資金準(zhǔn)備。應(yīng)在一些功夫的管理、辦公室、檔案室和閱覽室的劃分、離職管理、制度化、實(shí)行明確負(fù)責(zé)的管理，使責(zé)任落實(shí)人；并安裝攝像頭，改進(jìn)安全管理，增加安全措施，結(jié)合人機(jī)，聯(lián)合推廣防盜工作，另應(yīng)從整體環(huán)境更新，抽出資金提供現(xiàn)代智能管理，使檔案環(huán)境從溫度、濕度等方面進(jìn)行適當(dāng)?shù)目刂啤?/p>

實(shí)現(xiàn)信息化，構(gòu)建信息平臺(tái)。在事業(yè)單位人事檔案管理中，應(yīng)當(dāng)有新的認(rèn)識(shí)，即信息。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和相關(guān)軟件，建立信息資源數(shù)據(jù)庫，提高檔案數(shù)據(jù)和基本信息存儲(chǔ)、傳輸速度，提高其效率。另一方面，運(yùn)用相應(yīng)的現(xiàn)代管理手段，加大對(duì)信息管理信息化模式的構(gòu)建和完善，即通過建立信息服務(wù)平臺(tái)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)部門間信息交流，增加通信頻率，方便查詢，注重及時(shí)的推廣，方便升級(jí)，以優(yōu)化其服務(wù)結(jié)構(gòu)和提高服務(wù)水平。

加強(qiáng)培訓(xùn)，引進(jìn)人才，加強(qiáng)合作。新環(huán)境中的文件管理需要專門的管理人員。通過對(duì)政治、經(jīng)濟(jì)、系統(tǒng)等方面的改革，提出了促進(jìn)體系、技術(shù)方法和管理模式的轉(zhuǎn)變，使實(shí)現(xiàn)“大輸血”。例如，公眾招聘到社區(qū)，原員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)等，可以利用交流、研討會(huì)、講座等手段，使其對(duì)事業(yè)單位的人事管理有了新的認(rèn)識(shí)，提高他們的專業(yè)水平和商業(yè)技能。然后從思想政治、道德素質(zhì)等方面進(jìn)行綜合培訓(xùn)，將其培養(yǎng)成綜合型人才，使之更能勝任當(dāng)前工作的需要。注重考試模式的轉(zhuǎn)變，運(yùn)用績(jī)效管理體系，加強(qiáng)考試的針對(duì)性，使其與整體變革的目標(biāo)相一致，從而促進(jìn)其升級(jí)。在團(tuán)隊(duì)建設(shè)方面，有必要加強(qiáng)合作精神的培養(yǎng)，提高團(tuán)隊(duì)合作能力，提高其創(chuàng)造力和效率

通過以上分析，可以看出，事業(yè)單位檔案管理改革可以滿足新形勢(shì)下事業(yè)單位的基本需要，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。為了更好地實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，我們應(yīng)該運(yùn)用現(xiàn)代管理思想，引入信息技術(shù)，并從硬件設(shè)備和軟件支持應(yīng)用中采取相應(yīng)措施。針對(duì)面向問題的解決方案的開發(fā)和推廣工作，從而提高人事檔案管理的時(shí)效性，科學(xué)化，將其推向更高層次，建立信息查詢平臺(tái)，提供更好的質(zhì)量檔案管理和服務(wù)。