試析推進電力企業(yè)檔案數(shù)字化進程的方法

廖春玲

電力企業(yè)在市場化經(jīng)濟背景下實現(xiàn)了管理的科學(xué)化及精細(xì)化，作為電力企業(yè)檔案管理而言，也要順應(yīng)時代要求，以檔案數(shù)字化建設(shè)為目標(biāo)，著力推進電力企業(yè)檔案數(shù)字化進程。打造電力企業(yè)數(shù)字化檔案館，能夠提高電力企業(yè)檔案管理的先進化、科學(xué)化、精細(xì)化及集約化水平，提高電力企業(yè)檔案管理質(zhì)量，打造五級一中心的檔案管理格局。

電力企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)主要是考慮到電網(wǎng)下屬各省級電力企業(yè)在檔案管理水平及管理模式上不盡一致，容易導(dǎo)致檔案管理數(shù)據(jù)欠缺規(guī)范，檔案互通共享過于閉塞這一現(xiàn)實問題。在電力企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建基于檔案管理的數(shù)字化平臺，能夠統(tǒng)一各電力企業(yè)檔案管理模式，加快檔案資源流通共享，助力電力企業(yè)內(nèi)部管理效果的提升。（陳燕瑩.淺析電力企業(yè)檔案數(shù)字化質(zhì)量及安全保障[J].中國管理信息化，2017，（07）：141-143.）

一、推進電力企業(yè)檔案數(shù)字化進程的重要性

電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理主要通過采用先進的信息技術(shù)，借助計算機掃描、數(shù)碼攝影、硬盤傳輸?shù)仁侄?，針對紙質(zhì)版檔案及容易受損的特殊材質(zhì)檔案進行識別及處理，最終形成數(shù)字化檔案存儲形式。電力企業(yè)構(gòu)建數(shù)字檔案館，需要依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)及多媒體技術(shù)，就多種類別檔案文件進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，從而使電力企業(yè)檔案在儲存及應(yīng)用上更加先進規(guī)范。

電力企業(yè)檔案管理通過對企業(yè)內(nèi)部的各類信息檔案進行收集匯總及集中管理，能夠為企業(yè)的日常運營提供基礎(chǔ)的信息服務(wù)。從電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀看，其中存在的因人為管理因素而引起的檔案整理不全面，紙質(zhì)檔案存儲時限短等問題，對電力企業(yè)檔案管理的精準(zhǔn)性及共享性造成了阻礙。為確保電力企業(yè)能夠在信息化社會中提高檔案管理水平，使電力企業(yè)檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新，應(yīng)致力推進和加快電力企業(yè)檔案數(shù)字化進程，實現(xiàn)公文信息快速運轉(zhuǎn)的檔案數(shù)字化管理，以適應(yīng)信息化社會形勢。

二、電力企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)進程持續(xù)推進的基本原則

明確電力企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)思路。國家電網(wǎng)公司及下屬電力企業(yè)要加快企業(yè)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化進程，采用數(shù)字化加工技術(shù)手段，明確電力企業(yè)要以提高檔案管理的信息化水平為基本目標(biāo)，借助新的傳播媒介及檔案存儲介質(zhì)，形成檔案計算機化管理、數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化聯(lián)結(jié)、共享式應(yīng)用這一管理格局。

細(xì)化檔案數(shù)字化管理方案。電力企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)留存及查詢的主要渠道和基本依據(jù)，對電力企業(yè)日常運營狀況評估起到重要的輔助補充及佐證作用。（付鳳榮，邢文靜.試論新時期如何做好電力企業(yè)檔案管理工作[J].人力資源管理，2016（10）：277-278.）電力企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)要細(xì)化管理方案，著重對數(shù)字化檔案建設(shè)的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、范式進行明確，完善管理細(xì)則，形成管理方案。

做好質(zhì)量管理。電力企業(yè)檔案數(shù)字化首先要做好檔案目錄數(shù)據(jù)庫的完善，采用相同的文件接口與國網(wǎng)檔案管理信息系統(tǒng)進行對接，建立相應(yīng)的檔案目錄信息庫。其次要對電力企業(yè)檔案的數(shù)字化編碼、紙質(zhì)文件掃描、電子圖像處理、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)掛接等重點環(huán)節(jié)實施質(zhì)量全過程監(jiān)督。

三、推進電力企業(yè)檔案數(shù)字化進程的相關(guān)方法

重視電力企業(yè)檔案數(shù)字化進程建設(shè)工作，做好資金及人員投入。電力企業(yè)管理者首先要對電力企業(yè)檔案數(shù)字化進程建設(shè)給予高度重視，投入充足的資金和人員，滿足檔案文件的分類、儲存、錄入需求。結(jié)合電力企業(yè)實際情況，企業(yè)管理者要做好建設(shè)資金、管理部門、管理人員的投入及配置。圍繞電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理，成立專門的領(lǐng)導(dǎo)及管理小組，然后由各個部門承擔(dān)相應(yīng)的數(shù)字化檔案建設(shè)及管理職責(zé)。例如，電力企業(yè)辦公室及財務(wù)部門應(yīng)做好數(shù)字化檔案館的人員協(xié)調(diào)及經(jīng)費申報，在專項經(jīng)費的使用監(jiān)督上由項目監(jiān)督部門全程跟蹤。在數(shù)字化檔案構(gòu)建素材的獲取上，如檔案的照片、圖像資料，可由電力企業(yè)運營部具體負(fù)責(zé)。在檔案信息系統(tǒng)的設(shè)置上，尤其是數(shù)字化檔案系統(tǒng)所需的硬件配備、設(shè)備維保及質(zhì)量驗收上可由電力企業(yè)科技部門及信息部門共同完成。通過各個部門的聯(lián)動，提升電力企業(yè)檔案信息的應(yīng)用頻率。

完善電力企業(yè)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫建設(shè)。第一，對電力企業(yè)檔案資源進行分類，形成電子檔案數(shù)字化信息目錄，結(jié)合電力企業(yè)紙質(zhì)檔案冊號，對檔案的內(nèi)容、名稱、明細(xì)等進行電腦錄入，確保錄入信息的準(zhǔn)確性。第二，為提高電力企業(yè)檔案搜索的精準(zhǔn)度，在構(gòu)建電子檔案資源數(shù)據(jù)庫后，可以更進一步建立電力企業(yè)檔案信息資源的時間數(shù)據(jù)庫，通過在檔案資源后附加檔案錄入的時間信息，既可節(jié)省檔案文件查閱時間，又可借助檔案信息資源的實時整理及統(tǒng)計，辨別區(qū)分檔案的年限、時段、新舊程度。

對電力企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化及加工進行重點質(zhì)量監(jiān)控。電力企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化及加工環(huán)節(jié)，要以《國家電網(wǎng)公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范》、《照片管理規(guī)范》等文件規(guī)范作為實施標(biāo)準(zhǔn)。具體到電力企業(yè)各類電子檔案的掃描及保存格式，一般將黑白二值圖像格式應(yīng)用到電力企業(yè)文書檔案及電力工程項目的文檔轉(zhuǎn)化上。如檔案文件較為重要，可以采用分辨率不低于3000dpi的真彩色圖像掃描格式。在文件類型的保存上，以CEB文件或PDF文件為宜。涉及到電力企業(yè)的工程圖紙等文件，可以采用以TIFF為存儲格式的黑白二值圖像掃描方式，如經(jīng)過矢量處理，在文件格式的選擇上應(yīng)首先考慮DWG。在電力企業(yè)電子檔案掃描的質(zhì)量控制上，一是要對紙質(zhì)檔案經(jīng)掃描后的圖像順序進行核對，檢查頁數(shù)與檔案號是否與原件保持一致，避免出現(xiàn)漏掃現(xiàn)象。二是數(shù)字圖像的頁面黑邊及頁面污點要去除，并對其傾斜角大小進行控制，確保掃描圖像能夠順利打開。三是針對電力企業(yè)不同類型的檔案文件，對高速掃描儀的使用范圍及設(shè)備參數(shù)進行分類。四是將掃描后的電子檔案文件及時傳輸掛接到電力企業(yè)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，并對電子檔案的名稱及數(shù)據(jù)完整性進行驗證，如有錯誤，及時修正處理。

電力企業(yè)檔案管理質(zhì)量反映了電力企業(yè)日常管理狀況，對提高電力企業(yè)內(nèi)部管理水平，促進電力企業(yè)內(nèi)部信息溝通起到重要作用。在電力企業(yè)管理內(nèi)容趨于增多的背景下，針對檔案管理，要致力通過檔案數(shù)字化建設(shè)，使電力企業(yè)檔案管理實現(xiàn)精細(xì)化、信息化、共享化。