沙旋：搞定“上帝”用智慧？會(huì)用才行！

劉雅琪

中國(guó)儀器儀表學(xué)會(huì)會(huì)展部主任沙旋進(jìn)入會(huì)展業(yè)已近十年，信息化專業(yè)出身的他，親眼見證了會(huì)展領(lǐng)域的科技運(yùn)用給行業(yè)帶來(lái)的巨大飛躍。

消失的環(huán)節(jié)與疏漏

沙旋表示，首先，科技的進(jìn)入讓主辦方節(jié)省人力物力，工作更有效率，也更好地服務(wù)企業(yè)。若放在以前，招展的流程大致是這樣：確認(rèn)企業(yè)參展，參展企業(yè)填寫諸多表格提供信息，主辦進(jìn)行審核并回復(fù)。這其中會(huì)消耗大量的工作時(shí)間與參展企業(yè)反復(fù)確認(rèn)溝通，比如會(huì)刊信息要求每家企業(yè)自我介紹字?jǐn)?shù)在200字之內(nèi)，如果企業(yè)提供的字?jǐn)?shù)過(guò)多，就得打電話給參展商要求刪減，導(dǎo)致來(lái)回溝通，主辦方在這一點(diǎn)小事上就會(huì)花很多時(shí)間；現(xiàn)在網(wǎng)站上就給200字的輸入框，多了自己刪字?jǐn)?shù)，量化下來(lái)十分便利，頂多發(fā)條短信催一下客戶就行。其他的展商胸卡信息、會(huì)刊信息、展板信息、展具租賃信息、邀約信息等等都在網(wǎng)絡(luò)上提交匯總，以前得不斷地去郵箱里收郵件，排信息，排版是否好看，格式對(duì)不對(duì)，還差什么，然后再去催；現(xiàn)在主辦方直接登錄展會(huì)網(wǎng)站，后臺(tái)審核通過(guò)，表格直接生成?！艾F(xiàn)在花的時(shí)間連以前的1%都不到，這個(gè)環(huán)節(jié)基本上可以說(shuō)就消失了?！鄙承f(shuō)道。

同時(shí)，展會(huì)科技的進(jìn)步也能避免工作問(wèn)題。沙旋舉例，比如銷售系統(tǒng)的展位圖，以前賣展位不小心就會(huì)賣重了，這個(gè)位置已經(jīng)賣了，但其他同事不知道，又賣一遍，發(fā)現(xiàn)了之后就得給人賠不是，還得協(xié)商送出別的展位，反而倒貼，為了避免這種情況，以前銷售人員天天都要開會(huì)碰頭，甚至要在辦公室大喊一聲通知其他人；而如今的系統(tǒng)直接就可以把展位鎖定，是否預(yù)留、預(yù)留多少時(shí)間、預(yù)留給哪個(gè)企業(yè)后臺(tái)都看得到，并能隨時(shí)統(tǒng)計(jì)顯示多少家多少面積已經(jīng)售出，多少家多少平米是在預(yù)留狀態(tài)，這樣一來(lái)輕松避免了這樣的工作問(wèn)題。

但科技化的應(yīng)用也不盡然適用于每個(gè)展會(huì)，比如展會(huì)面積較小、參展商數(shù)量不多，特別是新興的展會(huì)，展位面積還是要人工操作做個(gè)性化的引導(dǎo)和劃分，不能放到網(wǎng)上直接賣；規(guī)模更大的展會(huì)可以直接模塊化、標(biāo)準(zhǔn)化，一是展位充足，二是體量大，如果展位做有針對(duì)性調(diào)整的話成本高。“信息化更適用的是減少重復(fù)勞動(dòng)，所以規(guī)模越大反而越適合?！鄙承硎?，使用更好的服務(wù)沒(méi)問(wèn)題，但也要考慮成本和適用性。

沙旋在講述展會(huì)的智能化時(shí)一直十分注重這種“智能”的適用性，無(wú)論新科技多好，都要選擇適合自己的來(lái)運(yùn)用。每一個(gè)展會(huì)都處在自身發(fā)展的不同時(shí)期，科技會(huì)解放出主辦方更多的精力和人員成本，從而把這些精力和人員投入到更有價(jià)值回報(bào)的工作中去。

精準(zhǔn)對(duì)接 提高效率

除此之外，還有很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)的提升——觀眾登記。沙旋告訴記者，作為主辦方，他們會(huì)提前給參展商一個(gè)鏈接，讓參展商登記自己的客戶，客戶來(lái)到展會(huì)，不用填表，做個(gè)胸卡直接過(guò)，掃碼后會(huì)發(fā)信息給當(dāng)初登記這位客戶的參展商，提醒這位客戶入場(chǎng)了，可以提高參展商對(duì)自己客戶的服務(wù)。同時(shí)對(duì)于特邀客戶，主辦方也會(huì)給參展商鏈接讓其客戶填寫信息，展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)給填寫過(guò)的客戶提供午飯、禮品，鼓勵(lì)大家來(lái)登記。這樣一來(lái)，展會(huì)平臺(tái)上可以看到那些企業(yè)客戶的登記信息，促進(jìn)會(huì)上會(huì)下的交流洽談，可以說(shuō)是給企業(yè)和展商的一個(gè)優(yōu)惠增值，能提升企業(yè)的參展體驗(yàn)，提高服務(wù)質(zhì)量，而這樣簡(jiǎn)便的登記過(guò)程，以前卻只能靠展商現(xiàn)場(chǎng)挨個(gè)換名片完成，并且沒(méi)有這些好的會(huì)場(chǎng)體驗(yàn)。

值得注意的是，這樣的一個(gè)預(yù)登記過(guò)程并不僅限于企業(yè)和個(gè)人的信息。沙旋向記者展示了2017年《展后報(bào)告》，其中的“觀眾分析”板塊以柱狀圖、餅狀圖的形式展現(xiàn)觀眾成分，十分搶眼，他表示，這些數(shù)據(jù)大部分就是來(lái)自觀眾預(yù)登記的時(shí)候所填寫的表格，這還是比較簡(jiǎn)單直觀的，另外還有專門的數(shù)據(jù)分析專家在寫更為詳細(xì)的報(bào)告，能了解本屆展會(huì)的各方面情況，并為來(lái)年辦展做更充分的準(zhǔn)備。

沙旋認(rèn)為，展會(huì)最需要用科技手段提升的就是服務(wù)，即對(duì)客戶的精準(zhǔn)邀約、對(duì)接，展會(huì)這幾天最重要的就是展商見到客戶，所以主辦方要知道展商要見哪些行業(yè)的哪些人，數(shù)據(jù)庫(kù)一定要龐大而精細(xì)，然后進(jìn)行精準(zhǔn)的宣傳，讓展商對(duì)接到想要的企業(yè)。

選擇好用的科技服務(wù)

另外，2017年的展會(huì)開展了“紅包節(jié)”來(lái)預(yù)熱，“效果特別厲害，都是幾十萬(wàn)次的點(diǎn)擊量”，沙旋贊嘆道。所謂“紅包節(jié)”，就是在微信上，“企業(yè)發(fā)紅包，轉(zhuǎn)發(fā)搶紅包”，大家互相轉(zhuǎn)發(fā)展會(huì)鏈接、關(guān)注展會(huì)微信公眾號(hào)，起到了很好的宣傳作用。不僅如此，規(guī)則設(shè)定20塊錢以上的紅包必須到展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取，這樣能盡量保證讓專業(yè)人士到場(chǎng)，沙旋說(shuō)：“展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)有人氣，對(duì)于展會(huì)主辦方來(lái)說(shuō)是特別高興的事情?！?/p>

沙旋介紹，中國(guó)儀器儀表學(xué)會(huì)現(xiàn)在合作的這家信息化服務(wù)公司，做得非常好。出于專業(yè)背景，在服務(wù)商和信息化供應(yīng)商選擇上，他有一套自己的想法，“它完全符合我對(duì)信息化發(fā)展的要求”——第一，做一個(gè)信息化項(xiàng)目不能只看眼前利益，甲方乙方要很好的溝通、做朋友，共同保障項(xiàng)目的成功，如果只是簡(jiǎn)單的甲方乙方的關(guān)系，提出需求就要付錢，甚至付錢也不答應(yīng)，強(qiáng)制按“規(guī)矩”來(lái)，不利于解決問(wèn)題；第二，一個(gè)信息化項(xiàng)目，就像一個(gè)孩子，甲方乙方更像母親和父親，大家可能會(huì)因?yàn)榻逃⒆佑袥_突，但需要去協(xié)調(diào)，最重要的是一起解決問(wèn)題，更好地培養(yǎng)它。沙旋說(shuō)：“只要對(duì)方有這樣的能力和態(tài)度，我就會(huì)與之合作，但是這樣簡(jiǎn)單的要求你會(huì)發(fā)現(xiàn)，特別不好找，很多只會(huì)看眼前的利益?！比缃窨萍夹畔⒒瘽B透到展會(huì)前中后的所有方面，出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，沙旋壓力非常大，所以在選擇服務(wù)商時(shí)，其合作態(tài)度十分重要。

智慧展會(huì)在沙旋看來(lái)更多是展覽形式的科技提升，帶來(lái)體驗(yàn)和服務(wù)的升級(jí)，從而增強(qiáng)展會(huì)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，但不能為了智慧而智慧，人工智能、大數(shù)據(jù)等科技產(chǎn)品，最終是要讓主辦方買單，而主辦方又要服務(wù)于展商的需求——會(huì)展科技生產(chǎn)企業(yè)要踏踏實(shí)實(shí)的解決“上帝的上帝”，也就是展商的問(wèn)題，提高對(duì)展商的服務(wù)，增強(qiáng)展會(huì)的效果和體驗(yàn)度。

智慧展會(huì)在不斷的創(chuàng)新和發(fā)展中，著力點(diǎn)應(yīng)該放在體驗(yàn)和效果上，且最終是要以盈利為目的，所以，適用性很關(guān)鍵。另一方面，沙旋也提到，有些展會(huì)創(chuàng)新需要互聯(lián)網(wǎng)思維，比如“紅包節(jié)”這種活動(dòng)技術(shù)含量不算高，但效果非常好，所以在硬件之外，“智慧”的思維方式也很重要。