數字檔案館建設項目風險管理策略研究

李偉

摘 要：隨著信息技術的飛速發(fā)展和廣泛應用，信息數字化、傳輸網絡化等給企業(yè)傳統(tǒng)的檔案工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，檔案信息數字化建設已成為新時期企業(yè)檔案管理的必然趨勢。

關鍵詞：數字檔案館；建設；項目風險管理；策略

1企業(yè)數字檔案館建設應具備的條件

一般而言，企業(yè)建設數字檔案館應具備一定的條件，作如下歸納：

1.1發(fā)展數字檔案館是基于企業(yè)信息化發(fā)展到信息和系統(tǒng)集成階段的需求。

1.2企業(yè)內部的檔案管理應具備一定的信息化基礎，前期都有一套基于傳統(tǒng)檔案館業(yè)務的檔案管理軟件，即使軟件本身不具備數據集成的特性。

2企業(yè)數字檔案館的建設要注意的相關問題

2.1企業(yè)數字檔案館已經突破了傳統(tǒng)檔案館的實體保管模式，檔案信息化不是孤立的，而是企業(yè)信息化的一個組成部分。

2.2企業(yè)數字檔案館的建設需要巨大的資金和資源支持，很難有統(tǒng)一的模式可以遵循，企業(yè)所處的行業(yè)不同實現(xiàn)的方式會存在較大的區(qū)別：這與行業(yè)特點、企業(yè)定位、服務范圍、信息資源組織等諸多因素相關。

2.3標準化是數字檔案館的建設基礎。電力行業(yè)能在全國各行業(yè)中率先建設數字檔案館，除了其所處的壟斷行業(yè)具備雄厚的資金實力外，長期以來電力行業(yè)重視標準建設，為其信息化奠定了良好的基礎。

3數字檔案館建設目標

3.1實現(xiàn)企業(yè)信息資源共建、共享

為了最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源在校內外的共建和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用是數字檔案管理的核心功能之一。其特點是數據“一次錄入，共享使用”，即數據倉庫中的所有數字化檔案信息數據來源唯一，由檔案部門輸入后，企業(yè)管理部門可以通過統(tǒng)一的企業(yè)信息訪問平臺獲取所需的信息，避免信息重復和混亂等現(xiàn)象。

3.2實現(xiàn)文件、檔案一體化管理

企業(yè)背景下的數字檔案館克服了以往工作環(huán)節(jié)、程序的重復，將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，對文件管理進行超前控制，保證了檔案的質量。開展文件材料網上立卷歸檔，將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動。

3.3實現(xiàn)多種應用集成

在數字企業(yè)網絡環(huán)境下建立一個面向對象、分布式的、能兼容多種操作系統(tǒng)、可在不同數據庫平臺環(huán)境下運行、能夠支持系統(tǒng)從分散的應用管理系統(tǒng)中收集所需各類電子檔案信息的檔案管理系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)管理數字化信息資源規(guī)范化存檔管理，構建其管理應用目標。

3.4實現(xiàn)信息服務的多元化、網絡化

在數字化企業(yè)環(huán)境下建立統(tǒng)一的檔案信息訪問平臺，解決異構平臺的信息資源檢索，數字化校園用戶可以通過訪問檔案館的網站，以最快速度查找存放在不同型號服務器以及不同操作系統(tǒng)和數據庫平臺下的、實時歸檔或網上邏輯歸檔的數據庫或數據倉庫中的檔案信息。

4企業(yè)數字檔案館建設策略分析

4.1樹立與企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃相協(xié)調統(tǒng)一的理念

4.1.1戰(zhàn)略對應

在企業(yè)信息化建設過程中，企業(yè)信息技術戰(zhàn)略與企業(yè)整體戰(zhàn)略規(guī)劃息息相關，為了解釋企業(yè)戰(zhàn)略、信息技術戰(zhàn)略以及與之相應的企業(yè)結構和信息技術結構之間的關系，Henderson和Venkatraman提出了戰(zhàn)略對應模型，簡稱SAM模型。

SAM模型解釋了信息技術與企業(yè)戰(zhàn)略相互依賴的關系，將信息技術傳統(tǒng)的內部定位提升到戰(zhàn)略高度，構建了企業(yè)與信息技術之間的戰(zhàn)略“對應”；同時內部組織基礎構架、業(yè)務流程與IT構架的結合又制約著企業(yè)戰(zhàn)略和IT戰(zhàn)略的形成，是實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的關鍵。模型認為戰(zhàn)略的成功實施需要所有四個域的協(xié)同對應，戰(zhàn)略對應的管理能力與企業(yè)信息化建設及這一過程中的企業(yè)績效直接相關。

4.1.2數字檔案館的服務能力滿足企業(yè)戰(zhàn)略核心業(yè)務

隨著企業(yè)信息化建設的深入開展，作為企業(yè)信息收集、處理、管理、開發(fā)利用的機構之一，檔案館面臨著企業(yè)內部不斷增長和變化的信息服務需求：企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、執(zhí)行與科學決策需要翔實、有效的信息支撐，員工需要優(yōu)質高效的信息和知識服務。數字檔案館的服務能力是關鍵因素。

企業(yè)數字檔案館的服務能力應滿足企業(yè)戰(zhàn)略核心業(yè)務要求。數字檔案館的服務能力是指服務能力是指檔案館以什么方式提供什么服務，以及為哪些人提供服務等。數字檔案館的服務能力必須與公司的企業(yè)戰(zhàn)略相匹配，把企業(yè)的戰(zhàn)略目標分解到檔案管理的職能域，落實到數字檔案館的建設中。

4.1.3數字檔案館的建設實施要站在企業(yè)信息資源管理全局的戰(zhàn)略高度上

要從企業(yè)整體信息資源建設的角度看待數字檔案館的建設實施，不能強調當前數字檔案館的建設重點而忽視企業(yè)整體信息資源的統(tǒng)一規(guī)劃的工作。也就是說，信息資源的規(guī)劃布局要具備全局的統(tǒng)一協(xié)調的理念，在信息資源分類和組織上要統(tǒng)一規(guī)劃，形成統(tǒng)一的基礎標準；而建設實施要考慮檔案信息化的優(yōu)先級，按照企業(yè)戰(zhàn)略布局的要點來進行，突出重點。

4.1.4數字檔案館的建設是一個不斷發(fā)展和適應企業(yè)發(fā)展的動態(tài)過程

數字檔案館的實施是一個不斷發(fā)展和適應企業(yè)發(fā)展的動態(tài)過程，獲得這種動態(tài)能力的關鍵不是信息技術的應用，而是檔案館應用信息資源管理的方法和信息技術的支撐進行檔案館業(yè)務流程的信息化及優(yōu)化重組，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案館的轉型。企業(yè)數字檔案館的建設目標不是一個僅從功能上看很完善的應用系統(tǒng)，而是由數字檔案館的建設而帶來相應的企業(yè)文件管理流程的優(yōu)化、數字檔案管理能力的提升，從而能為企業(yè)核心業(yè)務提供有力的信息支持。

4.2分階段、分項目與相關業(yè)務統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)同推進

數字檔案館的核心內容就是對非結構化數據--電子文件的管理，而電子文件的管理原則就是前端控制、全程管理與集成管理。

電子文件的前端控制主要表現(xiàn)為對電子文件管理系統(tǒng)的設計階段實施有效控制，盡可能把電子文件全程管理的所有要求設計在系統(tǒng)之中，從而設計出功能合理的文件管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。就是將檔案部門的介入時機確定在電子文件管理系統(tǒng)的設計階段，把傳統(tǒng)的文件管理系統(tǒng)的后控制手段提前，在電子文件形成前采取行動。[4]

因此，企業(yè)數字檔案館的建設必須與其他的業(yè)務信息系統(tǒng)在規(guī)劃階段即進行統(tǒng)籌考慮，以保證在建設過程中協(xié)同推進，對電子文件實施前端控制，通過信息系統(tǒng)的設計保證文件的流轉全程受控，保證業(yè)務過程產生的電子文件能夠被捕獲，納入管理范圍。

4.3長期穩(wěn)定的合作建設策略

企業(yè)數字檔案館的建設涉及到的信息技術復雜，涉及的業(yè)務范圍廣泛，檔案業(yè)務對信息系統(tǒng)的安全性，以及電子文件的真實、完整、長期可讀等方面的要求，決定了其建設過程必須保證其所采用技術路線的可持續(xù)。這需要選擇有實力的IT服務商提供技術保證。

5結語

綜上所述，企業(yè)檔案館的建設面臨著共同的任務，存在共性的問題，但沒有統(tǒng)一的建設模式可以遵循，數字檔案館的建設也不是一蹴而就的，必須圍繞企業(yè)的核心業(yè)務，根據企業(yè)信息化的總體建設要求，以及現(xiàn)實檔案信息化的業(yè)務基礎進行分析，來明確建設策略和關鍵問題，分步驟實施。

參考文獻：

[1]張懷廉，季雪崗，李慎民.企業(yè)數字檔案館的建立（之一）.江蘇省電力公司數字檔案館概況.中國檔案.2012年第三期，P58、59

[2]黃菁.數字檔案館建設的新視角.檔案與建設.2009年第二期，P4、5