信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

張新蕊

摘 要：檔案管理工作得到現(xiàn)代信息技術(shù)的協(xié)助，工作效率不僅得到提升，也讓工作人員從大量的事務(wù)處理中得以解脫，數(shù)字化光纖以及微縮復(fù)制技術(shù)的優(yōu)勢(shì)得以最大限度的發(fā)揮，但是這項(xiàng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)多，中間潛藏的問(wèn)題也有很多，新時(shí)期的檔案管理工作如何在實(shí)際工作中趨利避害的發(fā)揮價(jià)值是本文的重點(diǎn)探討的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理工作；問(wèn)題；對(duì)策

檔案工作隨著信息時(shí)代的到來(lái)水平要求越來(lái)越高，同時(shí)人們對(duì)這項(xiàng)工作上的應(yīng)用也深刻受到信息技術(shù)的影響，如果檔案管理工作沒(méi)能得到信息技術(shù)的協(xié)助，不僅僅會(huì)影響工作人員的效率，甚至?xí)璧K人們正常工作與生活的開展。故，工作人員想要做好檔案管理工作就必須依據(jù)時(shí)代的發(fā)展，加快資源發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化建設(shè)，積極應(yīng)對(duì)電子文件的挑戰(zhàn)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1 信息時(shí)代下檔案管理工作中可能潛藏的問(wèn)題

1.1 信息技術(shù)應(yīng)用不夠完善，管理系統(tǒng)應(yīng)用不夠統(tǒng)一

隨著時(shí)代的發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步，很多單位已經(jīng)開始普遍利用計(jì)算機(jī)的管理檔案工作。個(gè)別單位也開始進(jìn)一步使用微縮復(fù)制存儲(chǔ)技術(shù)，并在互聯(lián)網(wǎng)上開始建立網(wǎng)頁(yè)擴(kuò)展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。但是其中較為值得關(guān)注的一個(gè)問(wèn)題是每個(gè)企業(yè)在計(jì)算機(jī)技術(shù)上的應(yīng)用程度存在較大差異，很多企業(yè)或是單位只是利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)檔案工作上的簡(jiǎn)單操作進(jìn)行整理，甚至有些單位還是沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，并沒(méi)有從原有管理模式轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，而這些信息設(shè)備也只是“擺設(shè)”。還有些單位部門在信息技術(shù)的應(yīng)用上各自為政，不能進(jìn)行良好的溝通。其中潛藏的原因是不同的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)在建設(shè)上沒(méi)有制定出統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，所以管理人員在對(duì)上級(jí)落實(shí)的指令進(jìn)行處理時(shí)，依然使用傳統(tǒng)的手工錄入方法。

1.2 電子檔案法律效力方面的收集與管理、利用問(wèn)題

電子檔案是由電子文件的轉(zhuǎn)化得到的，電子檔案是指“存入到計(jì)算機(jī)中，以電子數(shù)據(jù)編碼的一種形式得以儲(chǔ)存并處理的檔案形式”這種技術(shù)的普及與推廣是辦公自動(dòng)化的主要標(biāo)志。目前我國(guó)各個(gè)單位或多或少都會(huì)涉及電子檔案方面的應(yīng)用，但是這項(xiàng)技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中存在較多問(wèn)題，如工作人員沒(méi)有將物質(zhì)基礎(chǔ)上的硬件設(shè)施準(zhǔn)備的更為完善，還有很多檔案部門將源文件進(jìn)行轉(zhuǎn)存處理，以備長(zhǎng)時(shí)間的應(yīng)用。電子文件在實(shí)際儲(chǔ)存與應(yīng)用過(guò)程中很容易受到相關(guān)因素的影響，一旦沒(méi)有得到良好的護(hù)理就會(huì)出現(xiàn)信息丟失的問(wèn)題，這些電子文件身上攜帶的易修改、易復(fù)制、易刪除等特點(diǎn)既是優(yōu)勢(shì)也是劣勢(shì)，導(dǎo)致檔案文件的原始性、唯一性、可靠性等特點(diǎn)易發(fā)生動(dòng)搖，所以在對(duì)這些電子檔案進(jìn)行應(yīng)用時(shí)，數(shù)據(jù)的可參考價(jià)值經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題。

1.3 立卷制度改革的問(wèn)題

我國(guó)沿用幾十年的立卷制度，由于信息技術(shù)的發(fā)展受到?jīng)_擊，變“案卷級(jí)管理”為“文件級(jí)管理”，文件不裁不訂等方法也都是為了適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理要求的。原有的立卷制度嚴(yán)重制約了現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展，由于沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)定，在這個(gè)探索時(shí)期，各單位各行其職，給檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、整理帶來(lái)了混亂。

2 針對(duì)問(wèn)題所在可以采用的解決方法

2.1 增加資金投入，讓檔案管理工作的現(xiàn)代與規(guī)范化得以實(shí)現(xiàn)

隨著時(shí)代的進(jìn)步，社會(huì)運(yùn)作的速度越來(lái)越快，檔案工作已經(jīng)不能僅僅停留在原始的、效率低的手寫筆錄的狀態(tài)，而且檔案管理工作在種類涉及上的范圍比較廣，除了電子形式的檔案信息還包括印象制品、光盤、軟件等，怎樣讓這些資料得到妥善的管理是工作人員應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題，有關(guān)部門還應(yīng)利用更多的處理方式對(duì)這些資料進(jìn)行管理，可以使用一個(gè)較為實(shí)際的通用數(shù)據(jù)管理軟件，將混亂的數(shù)據(jù)進(jìn)行集中分類與管理，讓其實(shí)現(xiàn)科學(xué)化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理。此時(shí)檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)可以減輕很多，只要在實(shí)際工作中將準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)錄入該通用數(shù)據(jù)庫(kù)即可。然后對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行及時(shí)的數(shù)據(jù)更新與維護(hù)，讓上級(jí)主管部門的數(shù)據(jù)上報(bào)工作的準(zhǔn)確性得到保障。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理思想的現(xiàn)代化

管理思想現(xiàn)代化，既指檔案的基本理論思想的先進(jìn)科學(xué)性，又指檔案利用指導(dǎo)思想的先進(jìn)科學(xué)性。在信息時(shí)代的今天，許多傳統(tǒng)觀念必須改變，檔案工作作為一門科學(xué)，要掌握檔案的規(guī)律，樹立現(xiàn)代化意識(shí)，以科學(xué)的精神辦事，才能使檔案工作向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展。

其一，檔案管理人員應(yīng)更新觀念。檔案管理是一門高度綜合的社會(huì)科學(xué)，具有自身的理論和發(fā)展規(guī)律，從事檔案管理的人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作在當(dāng)今高效機(jī)構(gòu)改革中的重要地位和所能發(fā)揮的巨大作用。在職能上要從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，從服務(wù)觀點(diǎn)出發(fā)，以服務(wù)促管理.以管理完善服務(wù)。

其二，樹立質(zhì)量意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。檔案管理人員在操作過(guò)程中應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律及其理論，對(duì)檔案形成的全過(guò)程嚴(yán)加控制，自始至終抓好每個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)行不問(wèn)斷的質(zhì)量管理，把檔案的差錯(cuò)消滅在操作過(guò)程中。檔案管理工作要適應(yīng)當(dāng)前科技發(fā)展和檔案管理現(xiàn)代化的要求，就要在管理方法和手段上不斷創(chuàng)新。

2.3 重視業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極培訓(xùn)工作人員掌握基本技能

計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作的應(yīng)用，要求檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，而且更要努力學(xué)習(xí)和熟練掌握檔案管理現(xiàn)代技術(shù)。如：計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理和網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。不僅要有檔案管理的意識(shí)，而且更要具備開發(fā)檔案信息資源，使檔案轉(zhuǎn)化為社會(huì)物質(zhì)和精神財(cái)富，服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)的能力。檔案工作者不僅要有熱愛檔案管理工作的事業(yè)心，而且更要有堅(jiān)定正確的政治責(zé)任感、政治敏銳性和政治鑒別力。因此，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的計(jì)算機(jī)化、數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化，這就要求加快掌握現(xiàn)代信息技術(shù)人才的培養(yǎng)。

不僅要求從業(yè)者要有檔案專業(yè)知識(shí)，而且要求在檔案現(xiàn)代信息加工、處理技術(shù)方面有較高的造詣，這就要求檔案工作者要努力優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，要具備全新科技文化知識(shí)和合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，能系統(tǒng)地掌握現(xiàn)代化管理知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)。檔案部門要高度重視檔案人才的培養(yǎng)，提高檔案工作者的專業(yè)技術(shù)能力和思想政治素質(zhì)。同時(shí)制定和完善網(wǎng)絡(luò)規(guī)范和法規(guī)，對(duì)網(wǎng)上不法行為及不道德行為實(shí)行更有效的監(jiān)督，以適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的新要求。

3 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上對(duì)信息時(shí)代下檔案管理工作面臨的問(wèn)題以及對(duì)策提出，可以從中了解到的是信息時(shí)代的到來(lái)既給工作人員帶來(lái)很多方便，但是這種技術(shù)在應(yīng)用過(guò)程中也會(huì)受到限制。檔案管理工作人員需要做的就是及時(shí)更新自身掌握的專業(yè)技術(shù)，讓工作效率得到保障的同時(shí)，也讓檔案信息安全得到專業(yè)性保障。

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