岳陽 姜林楓

摘要：小型汽車服務公司當前的臺賬管理模式嚴重影響了多元化業(yè)務的管理，為此，本文提出在小微汽車服務公司引入臺賬智能管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)多個業(yè)務點臺賬的集成存儲和科學，進而為小微汽車服務公司的商業(yè)價值開發(fā)奠定數(shù)據(jù)基礎。

關鍵詞：小微汽車服務公司；臺賬；集成；分級管理；模式；智能

1.當前臺賬管理的瓶頸

由于成本門檻，絕大多數(shù)的小微汽車服務公司還沒有購買或研發(fā)專門的業(yè)務臺賬管理系統(tǒng)，只是運用wps office等軟件對公司的業(yè)務臺賬進行管理，本文將小微汽車服務公司的這種臺賬管理模式稱為“基于wps office的臺賬管理模式”。

基于wps office的臺賬管理模式，只是對公司的業(yè)務進行簡單登記，數(shù)據(jù)按照業(yè)務點分別存儲在登記人員的電腦上，形成數(shù)據(jù)孤島。

這種管理模式，對于單一業(yè)務點來說，基本能滿足公司的臺賬管理需求。但隨著公司多元化企業(yè)戰(zhàn)略的實施，業(yè)務點在不斷增加，數(shù)據(jù)孤島也不斷增加，這使得公司管理人員無法實時匯總各業(yè)務點的臺賬數(shù)據(jù)，更別提復雜的統(tǒng)計查詢和必要的業(yè)務提醒了。最讓人頭疼的是，基于wps office的臺賬管理模式，由于多點獨立管理，導致公司層面的臺賬管理環(huán)節(jié)多、效率低、差錯概率高，臺賬數(shù)據(jù)莫名其妙丟失就成了不奇怪的事情了。

因此，基于wps office的臺賬管理模式，既無法科學的管理公司的多元化業(yè)務，也無法基于臺賬數(shù)據(jù)對公司以及業(yè)務點的業(yè)務進行及時管理，這極大困擾了小微汽車服務公司業(yè)務的健康發(fā)展，成為制約小微汽車服務公司主營業(yè)務進一步發(fā)展的瓶頸。

2.打破瓶頸的方案

隨著臺賬管理系統(tǒng)研發(fā)成本的不斷降低、小微汽車服務公司資產規(guī)模的不斷壯大，在公司引入臺賬智能管理系統(tǒng)的經濟能力已經不是問題。為此，引入系統(tǒng)，對多元化的業(yè)務臺賬進行在線智能管理，是打破瓶頸的可行方案。

2.1解決方案——引入系統(tǒng)

創(chuàng)新臺賬管理模式，開發(fā)適合于小微汽車服務公司多元化戰(zhàn)略的業(yè)務臺賬智能管理系統(tǒng)，實現(xiàn)本公司多元業(yè)務臺賬數(shù)據(jù)的科學管理，是促進小微汽車服務公司業(yè)務的健康發(fā)展，打破制約小微汽車服務公司主營業(yè)務多元化發(fā)展瓶頸的科學之道。

該系統(tǒng)的引入，極大減輕了臺賬從業(yè)人員的工作量，實現(xiàn)及時、便捷、實用的臺賬應用查詢和統(tǒng)計，進而為管理層提供準確及時的決策服務。

2.2方案核心——智能管理

公司引入系統(tǒng)的核心是臺賬的智能管理，包括臺賬登記、臺賬集成、臺賬存儲、臺賬修改、臺賬查詢、臺賬提醒、臺賬統(tǒng)計以、決策支持及臺賬分級處理等。

相應地，為了實現(xiàn)臺賬的分級處理和集中管理，系統(tǒng)還要實現(xiàn)臺賬的機構管理、人員管理、權限管理以及安全管理等。

3.臺賬智能管理系統(tǒng)的分析

為了實現(xiàn)臺賬的智能管理，滿足小微汽車服務公司多元化業(yè)務臺賬管理的需求，臺賬智能管理系統(tǒng)的需求分析如下：

3.1功能需求分析

（1）臺賬的登記。該功能用于實現(xiàn)臺賬信息的記錄，要求滿足多個工作人員同時進行多類業(yè)務臺賬的日常錄入操作。

（2）臺賬的修改。該功能用于在臺賬信息有誤時對臺賬信息進行修改和刪除等操作，主要包括修改部分科目和重新填寫。

（3）臺賬的存儲。該功能用于在臺賬登記或修改后將臺賬數(shù)據(jù)安全的保存在數(shù)據(jù)庫中。

（4）臺賬的查詢。①單臺賬查詢：指在單獨的臺賬中，按照給定的條件進行的查詢，條件包括：記賬日期、結賬日期、業(yè)務主管、客戶名稱、客戶電話、客戶車牌號碼、時間段、數(shù)值范圍等。②多臺賬查詢：多臺賬查詢是指按照特定的對象，例如某客戶，又如客戶車牌號碼，將與對象相關的多個臺賬的數(shù)據(jù)匯總查詢。

（5）臺賬分級處理功能。不同的業(yè)務功能對應著不同的操作角色，不同的角色代表著不同的臺賬管理權限。在用戶登錄系統(tǒng)后，應賦予用戶相應的角色，該用戶在自己角色權利范圍內對臺賬進行相應的操作，從而達到臺賬的分級處理，實現(xiàn)較高的數(shù)據(jù)安全性。

（6）臺賬統(tǒng)計功能。用于制作相關的報表，包括日報，月報和旬報。要求系統(tǒng)基于用戶的具體需求，根據(jù)登記的業(yè)務數(shù)據(jù)，自動生成各類Excel格式的統(tǒng)計報表。

（7）臺賬的提醒功能。①業(yè)務提醒：主要是系統(tǒng)對需要提醒的業(yè)務及時發(fā)出通知。業(yè)務提醒主要包括未完成業(yè)務提醒、未結賬業(yè)務提醒等。②操作提醒：主要是系統(tǒng)對關鍵功能的操作要跟蹤出現(xiàn)提示信息，讓用戶清楚自己當前的操作情況。

（8）臺賬管理功能。主要實現(xiàn)臺賬的初始化、臺賬的結轉、臺賬的備份和恢復、臺賬的導入和導出等功能。①數(shù)據(jù)備份與恢復。數(shù)據(jù)的備份與恢復功能，使管理機構能夠備份和恢復當前業(yè)務臺賬管理系統(tǒng)中的所有臺賬數(shù)據(jù)。②數(shù)據(jù)導入與導出?？梢詫I(yè)務數(shù)據(jù)通過文本文件、EXCEL表格的方式導入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。也可以將系統(tǒng)的業(yè)務數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)導出到文本文件、EXCEL表格中。

（9）客戶價值開發(fā)功能。基于臺賬信息對客戶基本信息、業(yè)務信息、接觸信息對客戶消費行為進行分析，以獲得潛在的客戶價值點，并給出價值開發(fā)建議。

3.2數(shù)據(jù)需求分析

根據(jù)公司現(xiàn)狀及其現(xiàn)有的主營業(yè)務，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要涉及公司數(shù)據(jù)與業(yè)務點數(shù)據(jù)兩大類。其中業(yè)務點數(shù)據(jù)主要涉及機修、鈑金噴漆、北斗、保險、暢捷、金喬和車服等業(yè)務。另外每一項業(yè)務都涉及客戶數(shù)據(jù)、業(yè)務點數(shù)據(jù)以及業(yè)務員數(shù)據(jù)。

對于業(yè)務點而言，不同的業(yè)務點數(shù)據(jù)都有不同的數(shù)據(jù)表結構，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效管理；對于公司層面而言，應該將不同業(yè)務點數(shù)據(jù)集成在一起，從而實現(xiàn)臺賬的深度管理和智能分析，并為開發(fā)客戶的商業(yè)價值提供數(shù)據(jù)支持。

結語

本文提出的臺賬智能管理模式在濟南市的幾家小微汽車服務公司進行了推廣和應用，不僅克服了傳統(tǒng)臺賬管理的弊端，而且提高了臺賬管理的效率，取得了較好的經濟效益。本文提出的方案對其他領域的臺賬管理也有一定的借鑒作用。