僑務(wù)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

楊柳

【摘 要】?jī)S務(wù)檔案管理工作是僑務(wù)工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)和重要依據(jù)。隨著僑務(wù)工作的快速發(fā)展，對(duì)檔案服務(wù)的質(zhì)量要求也不斷提高，而現(xiàn)今僑務(wù)檔案管理工作的發(fā)展卻相對(duì)滯后，無(wú)法完全適應(yīng)新時(shí)代僑務(wù)工作的發(fā)展形勢(shì)。本文在分析當(dāng)前僑務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，針對(duì)所存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】?jī)S務(wù)檔案；問(wèn)題；對(duì)策

僑務(wù)檔案主要是指各級(jí)僑務(wù)部門(mén)在僑務(wù)工作活動(dòng)中直接形成的，具有保存查考價(jià)值的，并經(jīng)過(guò)整理立卷歸檔的不同形式的文件材料，是僑務(wù)工作活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄與工作成果見(jiàn)證。當(dāng)前，本單位僑務(wù)檔案的內(nèi)容主要包括：1、僑情信息檔案，主要指華僑、歸僑僑眷名冊(cè)及身份認(rèn)證材料、僑資僑屬企業(yè)信息；2、上級(jí)黨政機(jī)關(guān)有關(guān)僑務(wù)工作的方針、政策、規(guī)定、決定、決議、通知等指導(dǎo)性文件及僑務(wù)工作會(huì)議文件材料；3、接待僑團(tuán)活動(dòng)的相關(guān)資料；4、有關(guān)僑務(wù)機(jī)構(gòu)的設(shè)置沿革變更、人事工作方面的文件材料；5、本單位有關(guān)僑匯、華僑捐贈(zèng)投資等統(tǒng)計(jì)材料；6、與相關(guān)單位、團(tuán)體簽訂的條約、協(xié)議、合同等；7、知名僑領(lǐng)、專(zhuān)家、有突出貢獻(xiàn)的華僑先進(jìn)人物的生平事跡、傳記手稿、照片等；8、與僑務(wù)工作有關(guān)的其他材料等。

一、僑務(wù)檔案管理工作的重要性

作為僑務(wù)工作最基礎(chǔ)的組成部分，僑務(wù)檔案記載著僑務(wù)工作的發(fā)展軌跡，展現(xiàn)著廣大僑胞的愛(ài)國(guó)之心，是我們傳承歷史、承接未來(lái)的寶貴財(cái)富。做好僑務(wù)檔案管理工作有助于深入準(zhǔn)確把握僑情的發(fā)展規(guī)律，為僑務(wù)工作未來(lái)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和部署提供有力的依據(jù)和參考。充分利用僑務(wù)檔案資源對(duì)助力引僑資引僑智工作，發(fā)揮僑務(wù)資源優(yōu)勢(shì)服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義。

二、當(dāng)前僑務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.重視程度不高

在非僑鄉(xiāng)地區(qū)，僑務(wù)部門(mén)往往是非獨(dú)立部門(mén)，多數(shù)是與外事等部門(mén)合并，聯(lián)合辦公。作為一個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案尚未完全納入到單位整體檔案管理工作體系之中。對(duì)僑務(wù)檔案管理工作的重視度還不，人力、物力欠缺，沒(méi)有達(dá)到由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，還往往是誰(shuí)經(jīng)手誰(shuí)負(fù)責(zé)的處理狀態(tài)，容易因經(jīng)辦工作人員的流動(dòng)而造成檔案的斷檔缺失。同時(shí)，各業(yè)務(wù)部門(mén)之間的檔案收集也相對(duì)分散，缺乏完整性，系統(tǒng)性。

2.檔案管理制度不完善

目前，僑務(wù)檔案工作管理制度尚不健全，檔案工作基礎(chǔ)薄弱，管理人員分工較為混亂，檔案保存設(shè)施簡(jiǎn)陋，沒(méi)有形成完善配套的管理制度。在平時(shí)檔案收集、歸檔、保管過(guò)程中比較隨意，工作人員缺乏檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，歸檔意識(shí)有待加強(qiáng)，造成材料分散、缺失、無(wú)法及時(shí)歸檔，并且除了紙質(zhì)檔案材料，實(shí)物及影像檔案的管理和保存也不規(guī)范，沒(méi)有做到定期的維護(hù)和整理。另外，市、區(qū)、縣各級(jí)僑務(wù)部門(mén)檔案管理沒(méi)有建立統(tǒng)一體系，缺乏監(jiān)管力度，沒(méi)有形成規(guī)范化的工作流程。

3.管理手段低端化，電子化程度不高

目前，僑務(wù)檔案的收集、整理、歸檔等工作多數(shù)還處于手工操作階段，網(wǎng)絡(luò)化、電子化、信息化程度不高，對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步、共存的檔案管理模式缺乏經(jīng)驗(yàn)，尚未實(shí)現(xiàn)信息資源共享。同時(shí)，檔案利用率較低，對(duì)檔案的管理利用還只是在資料的收集、整理、保管階段，處于一種“你查我調(diào)”的被動(dòng)狀態(tài)，只能提供總結(jié)性或過(guò)程性的描述，缺乏對(duì)檔案信息的歸納分析及編輯研究，未能充分發(fā)揮檔案信息支持的作用，體現(xiàn)應(yīng)有的參考價(jià)值。

如何解決僑務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題，提高僑務(wù)檔案管理效能，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)，建立一套符合僑務(wù)工作實(shí)際的檔案管理工作體系，是當(dāng)前僑務(wù)工作者面臨的重要課題。

三、新形勢(shì)下僑務(wù)檔案管理工作的對(duì)策研究

首先，增強(qiáng)僑務(wù)檔案的管理意識(shí)，提高對(duì)檔案的重視程度。單位應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案的利用與宣傳，加深對(duì)檔案價(jià)值作用的理解，并對(duì)檔案管理形成較為深刻的認(rèn)識(shí)。另外，還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)和普及，定期開(kāi)展檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其對(duì)檔案鑒定、歸檔范圍、價(jià)值作用有充分的認(rèn)知，進(jìn)而更好地完成檔案歸檔工作。例如，可以通過(guò)相關(guān)檔案進(jìn)行案例講解與宣傳，從而使人們意識(shí)到檔案的重要性；或者通過(guò)對(duì)歷史檔案進(jìn)行展覽等活動(dòng)來(lái)增進(jìn)對(duì)單位歷史與貢獻(xiàn)的了解，提高檔案管理意識(shí)。

第二，完善檔案管理流程，健全檔案管理制度體系。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律規(guī)章，制定出符合本單位僑務(wù)工作實(shí)際的僑務(wù)檔案管理工作細(xì)則和標(biāo)準(zhǔn)，形成明確規(guī)范的檔案管理流程，建立科學(xué)合理的檔案管理制度體系；包括檔案的收集歸檔制度、鑒定制度、保存制度、保密制度、復(fù)制、銷(xiāo)毀制度、移交制度等等，并且應(yīng)把僑務(wù)檔案管理制度要納入到本單位工作計(jì)劃和管理制度當(dāng)中。

第三，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，加快僑務(wù)檔案管理信息化程度。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為我們的檔案管理工作提供了一次新的發(fā)展契機(jī)，大大便利了檔案的保存與查閱。電子化、網(wǎng)絡(luò)化也是現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。通過(guò)引入數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等現(xiàn)代化電子信息技術(shù)處理手段，建立起能夠?qū)崿F(xiàn)采集、分析、查閱功能為一體的完整的僑務(wù)檔案電子化管理程序，完成電子檔案與紙質(zhì)檔案同步，打造特色僑務(wù)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高僑務(wù)檔案信息的管理利用效率，提供最便捷高效的服務(wù)，拓展僑務(wù)檔案工作的新領(lǐng)域新資源新空間。

第四，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用率。按照科學(xué)的原則和方法，對(duì)檔案材料進(jìn)行分析研究、整合編輯是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的重要途徑和手段。除了按照年度、事項(xiàng)等為組卷單位，還可以按照一定的專(zhuān)題進(jìn)行科學(xué)合理的文檔匯編，對(duì)檔案資源進(jìn)行重組和提煉，以滿足各方不同的利用需要。這也對(duì)檔案管理工作人員提出了更高層次的要求。

綜上所述，提升僑務(wù)檔案管理水平，提高檔案利用率，打造僑務(wù)檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，加快僑務(wù)檔案資源貢獻(xiàn)度，適應(yīng)新時(shí)代僑務(wù)工作的發(fā)展步伐，建立省市、縣區(qū)、街道、社區(qū)各級(jí)覆蓋的僑務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)提供精準(zhǔn)為僑服務(wù)、團(tuán)結(jié)凝聚僑心，創(chuàng)新體制機(jī)制，進(jìn)一步發(fā)展壯大海外僑胞愛(ài)國(guó)友好力量，發(fā)揮華僑華人、歸僑僑眷的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)和作用，共同為中華民族偉大復(fù)興貢獻(xiàn)力量。

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