大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)策略探討

吳亭燕

摘 要：本文主要對(duì)大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)策略進(jìn)行了探討研究。文章第一部分是引言部分。文章第二部分主要闡釋了大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的機(jī)遇，文章第三部分主要闡釋了大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的挑戰(zhàn)。文章第四部分對(duì)大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理信息化；檔案信息資源

一、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的機(jī)遇

（一）全面提供了各種各樣的檔案信息

在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理的信息渠道變得非常龐大和豐富。企業(yè)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)平臺(tái)，盡可能地了解自身發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手以及市場(chǎng)環(huán)境等各個(gè)方面的信息，為企業(yè)科學(xué)、有效地加強(qiáng)檔案信息的分析、整理與利用最大限度地提供非?？煽康臄?shù)據(jù)信息資源。

（二）有效提供了各種社會(huì)化的檔案信息

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景之下，企業(yè)和企業(yè)彼此之間的各種阻隔、障礙被逐步消除了，信息數(shù)據(jù)共享使得企業(yè)和市場(chǎng)、廣大消費(fèi)者之間的聯(lián)系得到了前所未有的加強(qiáng)，企業(yè)和市場(chǎng)、廣大消費(fèi)者之間的關(guān)系變得更為密切，這便為企業(yè)提供了很多富有動(dòng)態(tài)化、社會(huì)化特點(diǎn)的檔案信息數(shù)據(jù)。

（三）實(shí)時(shí)提供了很多共享開(kāi)放式的檔案信息

在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，大數(shù)據(jù)為企業(yè)提供了大量的具有開(kāi)放和共享特征的檔案信息數(shù)據(jù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)技術(shù)平臺(tái)，使用者可以非?？旖?、便利地查詢(xún)和使用各個(gè)方面的檔案信息數(shù)據(jù)。

二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的挑戰(zhàn)

（一）大量的信息數(shù)據(jù)無(wú)法得到了很好地存儲(chǔ)

大數(shù)據(jù)背景之下，企業(yè)的檔案信息資源的數(shù)量呈現(xiàn)出幾何倍的增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，這些檔案信息資源里面，不僅有企業(yè)內(nèi)部的各種信息資源，而且還有很多來(lái)自社會(huì)上的信息資源，如此多的信息資源可以分成半結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化兩種，但是存儲(chǔ)這些信息資源對(duì)于企業(yè)檔案管理提出的要求有些高，帶來(lái)了明顯的挑戰(zhàn)。

（二）多樣化的檔案信息很難得到科學(xué)地分析

大數(shù)據(jù)使得企業(yè)檔案信息分析的難度變得非常之大，企業(yè)過(guò)去用來(lái)分析檔案信息的工作模式和手段已經(jīng)沒(méi)有辦法應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的要求了，如此一次企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)候，就要不斷探索出全新的適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景要求的檔案信息分析工作模式和手段，不斷提升企業(yè)對(duì)于浩如煙海檔案信息的深入挖掘與分析利用效率，一旦遭遇重要事件以便快速進(jìn)行響應(yīng)。

三、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略探討

（一）牢固樹(shù)立大數(shù)據(jù)觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的統(tǒng)一規(guī)劃

企業(yè)應(yīng)該牢固樹(shù)立大數(shù)據(jù)觀念，立足于企業(yè)的具體發(fā)展實(shí)際，構(gòu)建一套和大數(shù)據(jù)背景要求以及企業(yè)發(fā)展需求有效契合的檔案管理信息化體系。無(wú)規(guī)矩不成方圓，因此，企業(yè)應(yīng)該全面強(qiáng)化自身檔案管理信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一規(guī)范和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在全面應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上，有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘、可視化分析、語(yǔ)義引擎以及預(yù)測(cè)性分析等，促使企業(yè)在檔案信息的采集、分析、加工、處理以及存儲(chǔ)各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠做到有的放失。此外，企業(yè)還應(yīng)該把將檔案管理信息化建設(shè)全面納入企業(yè)信息化建設(shè)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和企業(yè)日常業(yè)務(wù)運(yùn)作流程以及辦公自動(dòng)化等相結(jié)合，促使全員參與到企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中，加強(qiáng)相互之間的的銜接、協(xié)調(diào)與統(tǒng)一，認(rèn)真做好企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)的升級(jí)與維護(hù)管理工作。

（二）借助大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件系統(tǒng)設(shè)置進(jìn)行完善

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該全面、有效地應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案管理信息化系統(tǒng)的各種各樣的功能進(jìn)行完善，既包括檔案信息數(shù)據(jù)的維護(hù)、整理，還包括檔案信息數(shù)據(jù)的查閱、編研和鑒定，而且還要結(jié)合各種用戶(hù)的多元化需求進(jìn)行開(kāi)發(fā)、利用與拓展。另外，為了能夠有效加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)的成本控制，所設(shè)置的軟硬件系統(tǒng)要方便進(jìn)行移植，在系統(tǒng)能夠彼此兼容的情況之下，要努力保證檔案信息數(shù)據(jù)地順利傳輸和共享。在大數(shù)據(jù)背景之下，企業(yè)還應(yīng)該保證檔案管理信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全，應(yīng)該嚴(yán)格遵循企業(yè)檔案信息資源的保密性與安全性要求，不斷對(duì)自身檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化完善。

（三）全面打造一套十分嚴(yán)格的安全防護(hù)體系

為了最大限度地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案檔案信息資源的安全，企業(yè)應(yīng)該努力打造一套嚴(yán)格、完善的安全防護(hù)體系，并將其作為后盾。企業(yè)應(yīng)該選擇和應(yīng)用算法加密技術(shù)，嚴(yán)格保護(hù)企業(yè)的各種機(jī)密檔案信息資源，科學(xué)、合理地規(guī)定企業(yè)所有機(jī)密檔案信息資源的使用權(quán)限，健全企業(yè)機(jī)密檔案信息資源的識(shí)別機(jī)制與退出機(jī)制。另外，企業(yè)還應(yīng)該不斷健全檔案信息資源的共享制度，科學(xué)加強(qiáng)檔案信息資源的分級(jí)管理，對(duì)檔案信息資源的傳播范圍進(jìn)行明確。企業(yè)還應(yīng)該努力實(shí)現(xiàn)自身檔案管理信息化系統(tǒng)日常運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程的全程監(jiān)控與預(yù)估，對(duì)檔案信息資源可能發(fā)生的各種泄露風(fēng)險(xiǎn)第一時(shí)間予以有效防范。

（四）全面加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化的制度建設(shè)

大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景必然要求企業(yè)務(wù)必要認(rèn)真做好自身檔案管理信息化的各方面制度建設(shè)工作。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的具體實(shí)際特征，制定和出臺(tái)一系列的檔案管理信息化的制度，這些制度應(yīng)該包括檔案信息資源數(shù)字化技工制度、檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)傳輸制度以及檔案管理信息化系統(tǒng)日常運(yùn)作制度等。從而為企業(yè)更好地應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)給檔案管理信息化建設(shè)帶領(lǐng)的挑戰(zhàn)，提供有力的制度保障。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)將面臨更為復(fù)雜的局面。企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的規(guī)劃，科學(xué)、合理地利用各種大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，構(gòu)建和完善適合企業(yè)發(fā)展要求的檔案管理信息化系統(tǒng)，更好地為企業(yè)高效地進(jìn)行各種檔案信息資源的管理服務(wù)，全面提升自身檔案管理信息化建設(shè)的能力和水平。

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