高校檔案網(wǎng)站數(shù)字資源服務(wù)探析:以江蘇省為例

張鈺 顏祥林

[摘要]以南京大學(xué)等52所本科院校檔案網(wǎng)站調(diào)研為基礎(chǔ)，從服務(wù)對(duì)象、服務(wù)功能和服務(wù)內(nèi)容等三個(gè)方面對(duì)其提供的數(shù)字檔案資源服務(wù)進(jìn)行考量，并在此基礎(chǔ)上提出意見或建議，以期對(duì)我國(guó)高校檔案網(wǎng)站的數(shù)字檔案資源服務(wù)建設(shè)產(chǎn)生積極影響。

[關(guān)鍵詞]高校檔案網(wǎng)站數(shù)字檔案資源網(wǎng)站服務(wù)江蘇省

[分類號(hào)]G270.7

Research on the Digital Archives Resource Service of University Archives Website in Jiangsu Province

Zhang Yu， Yan Xianglin

（School of Information Management of Nanjing University， Nanjing， Jiangsu， 210093）

Abstract： Based on the investigation of the digital archives resource service provided by university archives website， some problems and factors can be discussed from three aspects. We provide some suggestions to exert a positive influence on the optimization of digital archives resource service.

Keywords： University Archives Website； Digital Archives Resource； Website Service； Jiangsu

2016年4月1日，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（簡(jiǎn)稱《綱要》）全面出臺(tái)，標(biāo)志著我國(guó)檔案事業(yè)進(jìn)入新時(shí)期、邁入新階段?！毒V要》在“加快檔案信息化進(jìn)程”的主要任務(wù)中明確提出“拓寬通過檔案網(wǎng)站和移動(dòng)終端開展檔案服務(wù)的渠道”[1]的要求。其中，高校檔案網(wǎng)站作為高密度知識(shí)集群地的窗口，是不容覷視的重要組成部分。它以網(wǎng)絡(luò)主頁(yè)的形式提供信息與服務(wù)，對(duì)內(nèi)服務(wù)于數(shù)字校園，對(duì)外服務(wù)于信息社會(huì)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”等新形勢(shì)的要求下，提供優(yōu)質(zhì)的數(shù)字檔案資源服務(wù)必然成為高校檔案網(wǎng)站的核心功能，也將成為高校信息化工作評(píng)價(jià)體系中的重要參考指標(biāo)。

1考察樣本

江蘇教育在全國(guó)范圍內(nèi)的發(fā)展規(guī)模、整體水平和綜合實(shí)力一直穩(wěn)居前列。因其特殊性及代表性，對(duì)江蘇省內(nèi)52所本科院校（包括部委屬10所，省屬31所，市屬5所，中外2所）檔案館（室）網(wǎng)站的調(diào)研，能夠觀察目前江蘇省高校檔案網(wǎng)站在數(shù)字檔案資源服務(wù)方面的現(xiàn)狀。根據(jù)調(diào)研結(jié)果進(jìn)行定量與定性分析，最終可針對(duì)相關(guān)工作提供合理可行的建議。

網(wǎng)站調(diào)研結(jié)果顯示：在52所本科院校中，無獨(dú)立檔案網(wǎng)站的高校19所，檔案部門多數(shù)掛靠校長(zhǎng)（院長(zhǎng)）辦公室；擁有獨(dú)立網(wǎng)站但外網(wǎng)無法訪問的高校4所；能夠正常訪問主頁(yè)的高校29所，占比56%。這意味著江蘇省高校檔案網(wǎng)站建設(shè)仍處于“從無到有，從有到優(yōu)”的初級(jí)階段，需要相關(guān)單位加強(qiáng)對(duì)高校檔案工作重視程度、采取推進(jìn)措施。與此同時(shí)，高校檔案部門也應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)自身積極性與主動(dòng)性，充分挖掘檔案價(jià)值，采取倒逼機(jī)制強(qiáng)調(diào)檔案網(wǎng)站建設(shè)的必要性。

本次網(wǎng)站調(diào)研時(shí)間為2018年2月1日至2018年2月14日。

2研究?jī)?nèi)容

檔案網(wǎng)站服務(wù)主要由四方面構(gòu)成：服務(wù)主體、服務(wù)對(duì)象、服務(wù)功能和服務(wù)內(nèi)容。在高校檔案網(wǎng)站中，服務(wù)主體以高校檔案館（室）為主導(dǎo)，高素質(zhì)的單位人員能夠正向影響網(wǎng)站建設(shè)工作；服務(wù)對(duì)象即有信息需求的用戶群體，主要包括以學(xué)術(shù)研究為主要目的的專家學(xué)者、以個(gè)人查證為主要目的的師生成員、以信息閱覽為主要目的的訪問用戶；服務(wù)功能能夠通過具體的服務(wù)方式加以體現(xiàn)，主要包括查詢功能、傳播功能和交互功能等；服務(wù)內(nèi)容即數(shù)字檔案資源與其他輔助信息。輔助信息是指學(xué)校新聞、工作動(dòng)態(tài)等非數(shù)字檔案資源內(nèi)容，不在議題之內(nèi)。

以高校檔案館（室）為主導(dǎo)的服務(wù)主體，首先必須厘清高校檔案網(wǎng)站的服務(wù)定位，方能提供針對(duì)性、個(gè)性化的資源建設(shè)及服務(wù)。服務(wù)定位可分為兩個(gè)方面考察，一是服務(wù)對(duì)象，二是服務(wù)功能。

2.1服務(wù)對(duì)象

從用戶使用權(quán)限的角度劃分，高校檔案網(wǎng)站的服務(wù)對(duì)象可分為網(wǎng)站管理人員、在校師生及行政人員、一般訪問人員。在可訪問的29所高校檔案網(wǎng)站中，所有網(wǎng)站均對(duì)管理人員與其他人員進(jìn)行區(qū)分，設(shè)立獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)入口且外網(wǎng)無法訪問。7所高校網(wǎng)站的查詢功能對(duì)校內(nèi)用戶和校外用戶進(jìn)行了區(qū)分。

目前高校檔案網(wǎng)站設(shè)計(jì)時(shí)的分眾行為，出發(fā)點(diǎn)是建立在檔案的特殊性和保密性之上，而非真實(shí)的用戶需求之上。同時(shí)，實(shí)際建設(shè)中用戶區(qū)分的標(biāo)準(zhǔn)與措施過于簡(jiǎn)單。假設(shè)情境：本校畢業(yè)生在校外網(wǎng)中試圖通過檔案網(wǎng)站查詢本人學(xué)籍信息，結(jié)果是無法訪問，那么分眾行為反而使服務(wù)對(duì)象無法獲取需求信息。在細(xì)分用戶類別、考慮多重情境方面，高校檔案網(wǎng)站建設(shè)仍有值得探索的空間。

2.2服務(wù)功能

高校檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能主要包括三個(gè)方面：查詢功能、傳播功能和交互功能。其中，查詢功能是基本功能，也是數(shù)字資源膨脹后的必需品。而傳播功能體現(xiàn)在信息宣傳與知識(shí)傳播兩個(gè)方面。信息宣傳指借助反映本校校史、校園文化、校級(jí)出版物等方面的檔案對(duì)學(xué)校自身宣傳，而知識(shí)傳播強(qiáng)調(diào)發(fā)揮檔案資源價(jià)值，將庫(kù)藏的部分科研檔案成果通過統(tǒng)計(jì)、編研等方式進(jìn)行開發(fā)，將檔案信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)傳播。交互功能則指服務(wù)主體與服務(wù)對(duì)象之間的信息交互，如留言反饋、查檔預(yù)約、在線征集等具體服務(wù)方式。

（1）查詢功能

檢索是查詢功能的重要表現(xiàn)形式之一，高校檔案網(wǎng)站一般提供綜合檢索和專項(xiàng)檢索兩種途徑滿足用戶需求。綜合檢索是指在網(wǎng)站首頁(yè)中提供檢索框，檢索范圍為網(wǎng)站或網(wǎng)站群信息資源。專項(xiàng)檢索是指特定檔案檢索，如畢業(yè)生學(xué)籍檢索、碩博士論文檢索、科研信息檢索等。

調(diào)研結(jié)果顯示：在29所可訪問的高校檔案網(wǎng)站中，16所高校檔案網(wǎng)站提供綜合檢索，其中13所能夠正常使用，8所提供簡(jiǎn)單檢索，5所提供高級(jí)檢索；17所高校檔案網(wǎng)站提供專項(xiàng)檔案查詢，僅6所能夠正常使用。詳見圖2和圖3。功能無法使用的原因大多集中在已設(shè)置欄目但信息提示仍在建設(shè)或維護(hù)中、欄目無法正常跳轉(zhuǎn)、限校內(nèi)訪問等。

其中亦有表現(xiàn)優(yōu)異之處。例如，南京理工大學(xué)、河海大學(xué)、中國(guó)礦業(yè)大學(xué)、徐州工程學(xué)院和南通大學(xué)等5所檔案網(wǎng)站均提供高級(jí)綜合檢索，除南通大學(xué)自主研發(fā)檢索軟件外，其余4所均選擇外包產(chǎn)品（WebPlus Pro平臺(tái)）協(xié)助服務(wù)。再如南京工業(yè)大學(xué)等高校專項(xiàng)檔案檢索欄目劃分詳細(xì)，東南大學(xué)檔案館檢索系統(tǒng)不僅做到分眾，在縱向和橫向檢索設(shè)置上亦十分出色。

（2）傳播功能

傳播功能是高校檔案網(wǎng)站的重要功能。2008年新修訂的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第四章“檔案的利用與公布”部分，新加入“檔案網(wǎng)站”一詞作為高校檔案機(jī)構(gòu)積極開展檔案宣傳工作的多種形式之一?？梢姡瑱n案網(wǎng)站的初始定位即發(fā)揮傳播功能。

檔案的展覽與編研是檔案網(wǎng)站信息與知識(shí)傳播的主要途徑。檔案編研與展覽均具有直觀性強(qiáng)、受眾范圍大、實(shí)效性顯著、宣傳效果明顯等突出特點(diǎn)，在調(diào)研中不再區(qū)分。

調(diào)研結(jié)果顯示：在可訪問的29所高校中，盡管具體名稱不盡相同，但都具備基于某一主題將數(shù)字檔案進(jìn)行展示的欄目。不能盡如人意之處是：個(gè)別院校開設(shè)欄目但無具體內(nèi)容，如南京林業(yè)大學(xué)、南京工程大學(xué)、金陵科技學(xué)院、南通大學(xué)等高校檔案網(wǎng)站；部分盡管開設(shè)欄目但無法點(diǎn)擊跳轉(zhuǎn)，如南京大學(xué)、南京中醫(yī)藥大學(xué)等高校檔案網(wǎng)站。

在主題選擇上，高校檔案網(wǎng)站常見的陳列內(nèi)容有：校史年鑒、名人檔案、精品館藏、榮譽(yù)墻等等，特色如東南大學(xué)檔案館設(shè)立建筑、節(jié)日和知識(shí)考試系統(tǒng)等專題吸引訪問者。在表現(xiàn)形式上，除一般的文字、圖像、音視頻等傳統(tǒng)媒體形式，3D校史館模型等新型媒體技術(shù)正逐漸推廣，南京大學(xué)、東南大學(xué)、南京理工大學(xué)、南京工業(yè)大學(xué)和江蘇大學(xué)等5所高校檔案網(wǎng)站均可實(shí)現(xiàn)在線訪問。

（3）交互功能

根據(jù)調(diào)研結(jié)果：10所高校檔案網(wǎng)站擁有線上交互功能設(shè)計(jì)，多數(shù)采用留言板與館長(zhǎng)信箱跳轉(zhuǎn)形式。江蘇大學(xué)提供線上檔案征集模塊，極大便捷了用戶服務(wù)，提高了檔案征集效率。除此之外，7所高校檔案網(wǎng)站嵌入微信二維碼，其中4個(gè)為高校檔案網(wǎng)站獨(dú)立公眾號(hào)，3個(gè)為高校公眾號(hào)。充分借助社交軟件的互動(dòng)交流是緊跟新時(shí)代、新技術(shù)的最佳體現(xiàn)。

隨著時(shí)代的發(fā)展與技術(shù)的變遷，高校檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能也應(yīng)當(dāng)不斷地拓寬與深化，不僅能夠充分發(fā)揮數(shù)字檔案資源的價(jià)值，也能夠豐富服務(wù)形式，讓我們看到傳統(tǒng)服務(wù)的蛻變和發(fā)展?jié)摿Α?/p>

2.3數(shù)字檔案資源狀況

高校檔案網(wǎng)站數(shù)字檔案資源建設(shè)可從形式與內(nèi)容兩個(gè)方面進(jìn)行簡(jiǎn)單評(píng)估。數(shù)字檔案資源的形式主要包括文本、圖像、音視頻等，數(shù)字檔案資源的內(nèi)容則根據(jù)檔案類別的豐富程度及均衡程度進(jìn)行衡量。

（1）形式評(píng)估

根據(jù)調(diào)研結(jié)果：江蘇省高校檔案網(wǎng)站提供的數(shù)字檔案資源形式均能采用文本形式，但呈現(xiàn)單一化，多媒體數(shù)字檔案資源比例小。在23所有內(nèi)容的高校檔案網(wǎng)站中，15所支持圖像資源，占比65.2%，7所支持音視頻資源，占比30.4%。除此之外，南京審計(jì)學(xué)院、中國(guó)礦業(yè)大學(xué)和徐州工程學(xué)院還選擇插入外用鏈接的形式豐富檔案資源，尤其是視頻資源。

（2）內(nèi)容評(píng)估

根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，高校檔案主要類別為十一類。根據(jù)網(wǎng)站調(diào)研結(jié)果歸納，高校檔案網(wǎng)站多數(shù)公開的檔案類別有：黨群行政類、教學(xué)科研類、出版物、學(xué)生類。

數(shù)字檔案資源的內(nèi)容建設(shè)現(xiàn)狀并不樂觀，具體理由如下：首先，部分院校的檔案資源建設(shè)情況幾乎為零，在空數(shù)據(jù)庫(kù)現(xiàn)象；其次，大多數(shù)院校數(shù)字檔案資源建設(shè)局限性較強(qiáng)，多集中在對(duì)某一類檔案的建設(shè)上，而在黨群行政檔案、教學(xué)科研檔案等資源版塊的建設(shè)較為落后；第三，黨群行政檔案的意識(shí)程度與重視程度最低。不過其中也不乏建設(shè)成果較為突出者，如東南大學(xué)檔案館的整體資源建設(shè)成果較為均衡、豐滿。

3結(jié)語(yǔ)

基于分眾用戶需求、提供優(yōu)質(zhì)檔案資源服務(wù)，是高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的根本出發(fā)點(diǎn)。聯(lián)系調(diào)研現(xiàn)狀，建議從以下諸多方面入手，全方位提升高校檔案網(wǎng)站質(zhì)量，在“從無到有，從有到優(yōu)”的進(jìn)程中愈走愈遠(yuǎn)。

（1）明確建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，找準(zhǔn)服務(wù)定位?；诟咝n案館藏集中化、相似度高的特點(diǎn)，出臺(tái)專門化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案網(wǎng)站建設(shè)建議是可行方案，這有利于高校邁開“從無到有”的步伐。在設(shè)計(jì)網(wǎng)站過程中，應(yīng)當(dāng)自上而下明確服務(wù)對(duì)象與服務(wù)功能，將檔案網(wǎng)站融入高校服務(wù)平臺(tái)中，作為校園信息化的部分工作。要建立專指性服務(wù)，即針對(duì)特定的目標(biāo)人群開發(fā)的服務(wù)模塊，例如：對(duì)畢業(yè)生或者校友提供的檔案查詢服務(wù)，以此增強(qiáng)特定用戶的信任程度和依賴感，使檔案網(wǎng)站成為該類用戶獲取檔案信息的首選途徑。

（2）深化服務(wù)內(nèi)容，優(yōu)化服務(wù)形式?？煽紤]從三個(gè)方面優(yōu)化高校檔案網(wǎng)站數(shù)字檔案資源內(nèi)容：一是加快推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化工作，在完善網(wǎng)站檢索目錄信息的同時(shí)，將館藏?cái)?shù)字化檔案在允許開放的情況下盡快全文上網(wǎng)；二是豐富數(shù)字檔案資源類別與形式，改善檔案種類結(jié)構(gòu)，平衡各類檔案的比例；三是加強(qiáng)數(shù)字檔案資源整合力度，以南通大學(xué)檔案館為例，聯(lián)合本地區(qū)兄弟院校及其他單位部門，形成數(shù)字檔案網(wǎng)站群，拓寬服務(wù)范圍。

（3）注重服務(wù)反饋，特色服務(wù)模塊。反饋和評(píng)估才是一個(gè)服務(wù)流程的終止，也是新服務(wù)的起點(diǎn)。高校檔案館必須要建立自己的評(píng)估體系，將評(píng)估指標(biāo)細(xì)化，具體到每個(gè)環(huán)節(jié)，如館藏檔案數(shù)字化率、網(wǎng)站數(shù)字檔案資源的分類與數(shù)量、已構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫(kù)類型、編研成果的質(zhì)量、用戶查檔統(tǒng)計(jì)等等。同時(shí)，在自己評(píng)估的基礎(chǔ)上處理用戶的反饋信息，例如邀請(qǐng)用戶每次退出網(wǎng)站時(shí)留下個(gè)人的利用信息，為服務(wù)情況進(jìn)行打分等，或者在檔案查詢過程中將沒有查到的檔案反饋給檔案館，檔案館可以對(duì)需求集中的數(shù)字檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充添加。另外，不同高校尤其是地方高校及職業(yè)院校，應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際情況設(shè)計(jì)并建立檔案網(wǎng)站。千篇一律的服務(wù)缺少自己的特色，而且這樣的競(jìng)相模仿也會(huì)導(dǎo)致短板的趨同。個(gè)別高校如揚(yáng)州大學(xué)檔案館已推出個(gè)性化服務(wù)，盡管仍在不斷探索中，但至少能為其他高校提供新思路。

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